Ratgeber
Nebenkostenabrechnung kommt nicht? Das kannst du tun
Monate vergehen, und die Nebenkostenabrechnung ist immer noch nicht da? Das ist ärgerlich, denn bis dahin weißt du weder, ob du nachzahlen musst, noch ob dir ein Guthaben zusteht. Die gute Nachricht: Dein Vermieter muss abrechnen, und zwar innerhalb einer gesetzlichen Frist. Hält er sie nicht ein, verbessert das in vielen Fällen deine Position. Hier erfährst du, bis wann die Abrechnung da sein muss, wie du sie einforderst und welche Rechte du hast, wenn sie ausbleibt.
Bis wann muss die Abrechnung da sein?
Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten muss dein Vermieter jährlich abrechnen. Die Abrechnung muss dir spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Rechnet er nach Kalenderjahr ab, muss die Abrechnung für 2025 also bis zum 31. Dezember 2026 bei dir angekommen sein. Entscheidend ist der Zugang bei dir, nicht das Datum auf dem Schreiben oder der Tag des Versands. Bei einem abweichenden Abrechnungszeitraum rechnest du vom Ende dieses Zeitraums zwölf Monate weiter. Alle Fristen, auch die für deinen Widerspruch, findest du mit Rechner auf unserer Seite Fristen der Nebenkostenabrechnung.
Schritt 1: die Abrechnung schriftlich einfordern
Der erste Schritt ist eine freundliche, aber klare Aufforderung. Nenne darin die Abrechnungszeiträume, für die dir noch keine Abrechnung vorliegt, und weise auf die Frist aus § 556 Abs. 3 BGB hin. Genau das erledigt der Generator oben für dich: Du wählst die Jahre, die Anrede und den Ton, und das Schreiben zeigt für jedes Jahr an, ob die Abrechnungsfrist schon abgelaufen ist. Bewahre eine Kopie auf und versende das Schreiben so, dass du den Zugang später nachweisen kannst, zum Beispiel per Einschreiben.
Schritt 2: eine Frist setzen
Damit sich etwas bewegt, setzt du deinem Vermieter eine Frist, zum Beispiel 14 Tage. Im Generator reicht dafür ein Haken bei „Frist setzen“. Auf Wunsch fordert das Schreiben zugleich ein mögliches Guthaben ein und kündigt an, dass du die laufenden Vorauszahlungen zurückhältst, bis die Abrechnung vorliegt. Was es damit auf sich hat, steht weiter unten.
Was gilt, wenn die Frist abgelaufen ist?
Kommt die Abrechnung erst nach Ablauf der zwölf Monate, ist eine Nachforderung des Vermieters grundsätzlich ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Eine Ausnahme gilt nur, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat, etwa weil ein Grundsteuerbescheid erst nachträglich ergangen ist. Ein Guthaben verfällt dagegen nicht: Die Ausschlussfrist gilt nur für Nachforderungen, dein Geld muss der Vermieter dir auch aus einer verspäteten Abrechnung auszahlen. Wie du reagierst, wenn die Abrechnung zu spät kommt, erklären wir unter verspätete Nebenkostenabrechnung.
Mietverhältnis beendet: Vorauszahlungen zurückfordern
Bist du bereits ausgezogen, kannst du nicht mehr mit künftigen Vorauszahlungen Druck machen. Für diesen Fall hat der Bundesgerichtshof entschieden: Rechnet der Vermieter nach dem Ende des Mietverhältnisses nicht fristgerecht ab, kannst du die Vorauszahlungen für den nicht abgerechneten Zeitraum zurückverlangen (BGH, Urteil vom 09.03.2005, VIII ZR 57/04). Wichtig: Ausziehen beschleunigt die Abrechnung nicht. Der Vermieter rechnet nach dem regulären Abrechnungszeitraum ab und hat dafür die üblichen zwölf Monate Zeit. Teile ihm deine neue Anschrift mit, damit die Abrechnung dich erreicht.
Mietverhältnis läuft noch: Vorauszahlungen zurückbehalten?
Wohnst du noch in der Wohnung, kannst du bereits gezahlte Vorauszahlungen nicht zurückverlangen. Dir kann aber ein Zurückbehaltungsrecht nach § 273 BGB an den laufenden Nebenkostenvorauszahlungen zustehen, solange der Vermieter nicht abrechnet (BGH, Urteil vom 09.03.2005, VIII ZR 57/04). Daneben bleibt dein Anspruch auf die Abrechnung selbst bestehen, den du notfalls auch gerichtlich durchsetzen kannst. Ob und in welcher Höhe das in deinem Fall greift, hängt vom Einzelfall ab. Kündige es deshalb schriftlich und begründet an, statt die Zahlung kommentarlos einzustellen, und lass dich im Zweifel vorher von einem Mieterverein oder einer Anwältin beraten. So vermeidest du Streit über Zahlungsrückstände.
Wie lange kannst du die Abrechnung verlangen?
Dein Anspruch auf die Abrechnung und auf ein Guthaben unterliegt der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB). Wann sie genau beginnt, hängt vom Einzelfall ab. Warte deshalb nicht zu lange, sondern fordere fehlende Abrechnungen zeitnah ein, gern auch für mehrere Jahre in einem Schreiben.
Die Abrechnung ist da: jetzt prüfen
Sobald die Abrechnung bei dir ist, beginnt deine eigene Frist: Einwendungen musst du spätestens zwölf Monate nach Zugang mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Auf Verlangen muss der Vermieter dir Einsicht in die Belege gewähren (§ 556 Abs. 4 BGB). Mit unserem kostenlosen Vorab-Check siehst du in wenigen Minuten, ob deine Abrechnung auffällige Positionen enthält. Wie andere Mieter dabei vorgegangen sind, zeigen unsere Fälle.
