Nebenkostenabrechnung: FristWann kommt die Abrechnung 2026? Alle Fristen, mit Rechner

Das Gesetz verlangt, dass dein Vermieter über deine Vorauszahlungen jährlich abrechnet (§ 556 Abs. 3 S. 1 BGB). Ein Abrechnungszeitraum umfasst deshalb zwölf Monate und darf grundsätzlich nicht länger sein. Er muss aber nicht dem Kalenderjahr entsprechen: Viele Vermieter rechnen vom 1. Januar bis 31. Dezember ab, andere zum Beispiel vom 1. Juli bis 30. Juni, oft weil die Heizkosten nach Heizperioden abgelesen werden.

Welcher Zeitraum gilt, steht meist oben auf der ersten Seite. Sein Enddatum brauchst du für die Frist deines Vermieters.

• Ein- oder Auszug im laufenden Jahr: Der Abrechnungszeitraum für das Haus bleibt gleich, du zahlst aber nur für die Monate, in denen du dort gewohnt hast. Wie das schiefgehen kann, zeigt unser Fall „Eingezogen im Juli, bezahlt für zwölf Monate“.
• Keine Zwischenabrechnung: Zu Teilabrechnungen ist dein Vermieter nicht verpflichtet (§ 556 Abs. 3 S. 4 BGB). Auch nach einem Auszug bekommst du die Abrechnung erst nach dem Ende des regulären Zeitraums.
• Mehr als zwölf Monate abgerechnet? Dann solltest du das in deinem Widerspruch ausdrücklich beanstanden.

Die Rechnung ist einfach: Ende des Abrechnungszeitraums plus zwölf Monate. Endet der Zeitraum am 31.12.2025, muss die Abrechnung spätestens am 31.12.2026 bei dir sein. Endet er am 30.06.2026, ist der 30.06.2027 der letzte Tag.

Die Frist wahrt allerdings nur eine Abrechnung, die formell ordnungsgemäß ist. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs braucht sie dafür mindestens vier Angaben:

Fehlt eine dieser Angaben, ist die Abrechnung formell unwirksam und wahrt die Frist nicht. Liefert der Vermieter eine ordentliche Fassung erst nach Fristablauf nach, ist eine Nachforderung ausgeschlossen. Inhaltliche Fehler, etwa ein falscher Betrag oder ein falscher Verteilerschlüssel, machen die Abrechnung dagegen nicht unwirksam. Der Vermieter kann sie auch später noch korrigieren, nach Ablauf der Frist aber grundsätzlich nicht mehr zu deinen Lasten (BGH, Urteil vom 17.11.2004, VIII ZR 115/04).

Woran du formelle und inhaltliche Fehler erkennst, zeigt unsere Übersicht der häufigsten Fehler in der Nebenkostenabrechnung.

Kommt die Abrechnung zu spät, darf dein Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen, egal wie hoch sie wäre und ob sie inhaltlich stimmen würde. Das ergibt sich direkt aus dem Gesetz. Es genügt, wenn du ihm schriftlich mitteilst, dass du wegen der versäumten Frist nicht zahlst.

Die einzige Ausnahme: Der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Das muss er darlegen und beweisen, und die Hürde ist hoch. Für Personen, die er zur Erfüllung einschaltet, etwa eine Hausverwaltung, muss er grundsätzlich einstehen wie für eigenes Verschulden (§ 278 BGB).

Wie du bei einer verspäteten Abrechnung Schritt für Schritt vorgehst und wie du die Fristversäumnis formulierst, steht in unserem Artikel zur verspäteten Nebenkostenabrechnung.

Das Datum auf dem Anschreiben, der Poststempel oder der Tag, an dem der Vermieter die Abrechnung abgeschickt hat, spielen keine Rolle. Rechtzeitiges Absenden reicht nicht, die Abrechnung muss innerhalb der Frist bei dir zugehen. Verzögert sich die Zustellung bei der Post, ist das das Risiko des Vermieters (BGH, Urteil vom 21.01.2009, VIII ZR 107/08).

Ist streitig, ob und wann die Abrechnung angekommen ist, muss das der Vermieter beweisen. Für einen einfachen Brief gibt es keinen Anscheinsbeweis, dass er angekommen ist. Hilf dir selbst mit einer sauberen Dokumentation:

• Notiere dir den Tag, an dem du die Abrechnung aus dem Briefkasten geholt hast, und heb den Umschlag auf.
• Kam sie per E-Mail oder über ein Mieterportal, sichere dir das Eingangsdatum, zum Beispiel per Screenshot.

Für das Abrechnungsjahr 2025 gilt: Der 31.12.2026 ist ein Donnerstag. Die Frage, ob sich das Fristende wegen eines Wochenendes verschiebt, stellt sich in diesem Jahr also nicht.

Ergibt eine verspätete Abrechnung ein Guthaben zu deinen Gunsten, muss der Vermieter es dir auszahlen. Die versäumte Frist ändert daran nichts, denn ausgeschlossen sind nur seine Nachforderungen. Was du tun kannst, wenn gar keine Abrechnung kommt, steht weiter unten bei den Sonderfällen.

Diese Frist ist das Gegenstück zur Abrechnungsfrist. Sie beginnt an dem Tag, an dem die Abrechnung bei dir ankommt, und läuft unabhängig davon, wie lange dein Vermieter selbst gebraucht hat. Danach kannst du Einwendungen grundsätzlich nicht mehr geltend machen, es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 S. 6 BGB). Auf diese Ausnahme solltest du nicht bauen.

Auf der sicheren Seite bist du, wenn deine Einwendungen spätestens am gleichen Kalendertag des Folgejahres beim Vermieter sind: Zugang am 14.11.2026, Einwendungen bis 14.11.2027. Besser deutlich früher, denn auch hier zählt der Zugang, diesmal bei deinem Vermieter.

• Die Frist gilt auch für Kosten, die gar nicht vereinbart waren. Wer zu spät widerspricht, kann auch nicht mehr einwenden, dass eine Kostenart laut Mietvertrag gar nicht umgelegt werden durfte (BGH, Urteil vom 10.10.2007, VIII ZR 279/06).
• Schon bezahlt? Kein Problem. Eine Zahlung ohne Vorbehalt ist kein Anerkenntnis der Abrechnung. Du kannst innerhalb der zwölf Monate trotzdem widersprechen und zu viel Gezahltes zurückfordern (BGH, Urteil vom 12.01.2011, VIII ZR 296/09).
• Werde konkret: Nenne die Position und den Grund. Ein pauschales „Ich widerspreche“ hilft dir im Streitfall meist wenig.
• Schicke deine Einwendungen nachweisbar, zum Beispiel per Einschreiben, und bewahre eine Kopie auf.

Eine feste gesetzliche Zahlungsfrist für die Nachforderung gibt es nicht. Grundsätzlich wird die Nachzahlung fällig, sobald dir eine formell ordnungsgemäße Abrechnung zugegangen ist. Viele Gerichte gestehen dir aber eine angemessene Zeit zu, die Abrechnung zu prüfen, bevor du in Verzug gerätst. Wie lang diese Prüfzeit ist, wird unterschiedlich beurteilt. Oft nennt der Vermieter in der Abrechnung selbst ein Zahlungsziel.

Für deine Fristen bedeutet das:

• Fordere die Belege früh an, am besten in den ersten Wochen nach Zugang und gezielt für die Positionen, die dir auffallen.
• Setz dem Vermieter für die Einsicht eine angemessene Frist, zum Beispiel zwei bis vier Wochen.
• Das Gesetz sieht nicht vor, dass deine Einwendungsfrist während der Belegeinsicht ruht. Lässt sich der Vermieter Zeit, erhebe deine Einwendungen vorsorglich innerhalb der zwölf Monate und ergänze sie, sobald du die Belege gesehen hast.

Welche Unterlagen sich besonders lohnen, steht in unserem Ratgeber Belegeinsicht in die Nebenkostenabrechnung.

Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB). Sie beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den Umständen weiß oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte wissen müssen (§ 199 Abs. 1 BGB). Ein Guthaben oder eine Nachforderung aus einer Abrechnung, die dir 2026 zugegangen ist, verjährt deshalb in der Regel mit Ablauf des 31.12.2029. Ist ein Anspruch verjährt, darf die Gegenseite die Zahlung verweigern (§ 214 Abs. 1 BGB). Sie muss sich aber darauf berufen.

Alle drei Daten für deine Abrechnung, mit Wochenenden und Feiertagen, rechnet dir der Fristenrechner für die Nebenkostenabrechnung aus.