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Nebenkosten-Lexikon: Begriffe von A bis Z
Was ist ein Verteilerschlüssel, wann gilt die Einwendungsfrist, was bedeutet Vorwegabzug? Hier findest du die wichtigsten Begriffe aus Nebenkosten- und Heizkostenabrechnung, kurz erklärt, mit Rechtsgrundlage und dem Weg zur ausführlichen Seite.
Von Phil & Johann, Gründer von nebify — Nebenkostenabrechnungen, geprüft von Menschen und Software.
Zuletzt aktualisiert am 10.10.2026
Ablesung
Bei der Ablesung werden die Stände von Heizkostenverteilern, Wärme- und Wasserzählern erfasst, entweder vor Ort oder per Funk. Die Werte sind die Grundlage für deinen Verbrauchsanteil. Bei Geräten, die nicht fernablesbar sind, soll dir das Ergebnis in der Regel innerhalb eines Monats mitgeteilt werden.
Abrechnungseinheit
Die Abrechnungseinheit ist das Gebäude oder die Gruppe von Gebäuden, deren Kosten gemeinsam verteilt werden. Wichtig ist, dass Gesamtkosten und Gesamtfläche zur selben Einheit gehören. Stehen in der Abrechnung Kosten für mehrere Häuser, aber nur die Fläche eines Hauses, stimmt dein Anteil nicht.
Abrechnungsfrist
Der Vermieter muss dir die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen. Kommt sie später, kann er keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben muss er dir trotzdem auszahlen.
Abrechnungszeitraum
Über die Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen, der Abrechnungszeitraum darf also höchstens zwölf Monate umfassen. Er muss nicht dem Kalenderjahr entsprechen, etwa Juli bis Juni. Bist du im Laufe des Zeitraums ein- oder ausgezogen, zahlst du nur für deine Mietzeit.
Abwasser (Entwässerung)
Zu den Kosten der Entwässerung gehören die Gebühren für Haus- und Grundstücksentwässerung, oft getrennt in Schmutzwasser und Niederschlagswasser. Die Schmutzwassergebühr richtet sich meist nach der Frischwassermenge. Sie ist umlagefähig und wird häufig zusammen mit dem Wasser abgerechnet.
Allgemeinstrom
Allgemeinstrom ist der Strom für Treppenhaus- und Kellerlicht, Außenbeleuchtung und gemeinsam genutzte Räume. Er ist umlagefähig. Strom für Heizung, Aufzug oder Pumpen gehört dagegen in die jeweilige eigene Kostenart und darf nicht doppelt auftauchen.
Anteilige Abrechnung
Ziehst du im Laufe des Abrechnungszeitraums ein oder aus, darfst du nur für deine Mietzeit belastet werden. Bei Kosten, die nicht vom Verbrauch abhängen, geschieht das meist zeitanteilig nach Tagen oder Monaten. Für Heizung und Warmwasser gilt die Zwischenablesung.
Aufzugskosten
Umlagefähig sind Betriebsstrom, Beaufsichtigung, Bedienung, Pflege, regelmäßige Prüfung und Reinigung des Aufzugs. Reparaturen und der Austausch von Teilen gehören nicht dazu, auch wenn sie in einem Wartungsvertrag stecken. Achte bei hohen Aufzugskosten auf Rechnungen mit Ersatzteilen.
Ausschlussfrist
Eine Ausschlussfrist lässt ein Recht nach Ablauf endgültig entfallen. Im Nebenkostenrecht gibt es zwei: Für den Vermieter entfällt eine Nachforderung, wenn die Abrechnung zu spät kommt. Für dich entfallen Einwendungen, die du nicht innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang erhebst.
Auszug
Auch nach dem Auszug muss der Vermieter über deine Vorauszahlungen abrechnen, mit derselben Frist wie sonst. Du zahlst nur für deine Mietzeit. Einen angemessenen Teil der Kaution darf er bis zur Abrechnung zurückhalten, wenn eine Nachzahlung zu erwarten ist.
Baumfällung
Ob eine Baumfällung als Gartenpflege umgelegt werden darf, hängt vom Anlass ab. Der BGH hat das für die Fällung eines morschen, nicht mehr standsicheren Baums bejaht (Urteil vom 10.11.2021, VIII ZR 107/20). Eine Umgestaltung des Gartens ist dagegen keine Pflege.
Belegeinsicht
Du darfst die Rechnungen, Verträge und Bescheide einsehen, die der Abrechnung zugrunde liegen. Der Vermieter darf die Belege auch elektronisch bereitstellen. Die Belegeinsicht ist oft der einzige Weg, Reparaturen oder fremde Kosten in einer Position zu finden.
Betriebskosten
Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer durch das Grundstück und den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen. Nur sie darf der Vermieter auf dich umlegen, und nur, wenn der Mietvertrag es vorsieht. Im Alltag sagt man meist Nebenkosten.
Betriebskostenabrechnung
Die Betriebskostenabrechnung stellt die tatsächlichen Kosten eines Jahres deinen Vorauszahlungen gegenüber. Sie muss die Gesamtkosten, den Verteilerschlüssel, deinen Anteil und die abgezogenen Vorauszahlungen nachvollziehbar zeigen. Am Ende steht eine Nachzahlung oder ein Guthaben.
Betriebskostenspiegel
Der Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds zeigt, was Mieter im Durchschnitt je Quadratmeter und Monat für einzelne Kostenarten zahlen. Er ist ein Orientierungswert, keine Obergrenze. Liegt eine Position deutlich darüber, lohnt sich ein genauer Blick in die Belege.
Betriebskostenverordnung (BetrKV)
Die Betriebskostenverordnung zählt in 17 Nummern auf, welche Kosten Betriebskosten sind, von der Grundsteuer bis zu den sonstigen Betriebskosten. Verwaltungs- und Instandhaltungskosten schließt sie ausdrücklich aus. Was nicht in diese Liste fällt, darf nicht als Nebenkosten abgerechnet werden.
Brennstoffkosten
Brennstoffkosten sind die Kosten für Gas, Öl, Pellets oder Wärme, die im Abrechnungszeitraum tatsächlich verbraucht wurden, samt Lieferung. Bei Öl und Pellets zählt der Verbrauch, also Anfangsbestand plus Zukäufe minus Endbestand, nicht die Summe der Rechnungen. Sie sind der größte Posten der Heizkostenabrechnung.
Bruttowarmmiete
Bei der Bruttowarmmiete sind Heizkosten und alle übrigen Nebenkosten in der Miete enthalten, es gibt keine Abrechnung. Für Heizung und Warmwasser ist das grundsätzlich nicht zulässig, weil die Heizkostenverordnung eine verbrauchsabhängige Abrechnung vorschreibt. Ausnahmen gelten etwa für Häuser mit nicht mehr als zwei Wohnungen, von denen der Vermieter eine selbst bewohnt.
CO₂-Kosten
Seit 2023 werden die CO₂-Kosten für Gas und Öl zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt, je schlechter das Gebäude, desto höher der Vermieteranteil. Grundlage ist ein Stufenmodell nach Kilogramm CO₂ je Quadratmeter und Jahr. Fehlen die Angaben in der Heizkostenabrechnung, darfst du deinen Heizkostenanteil um 3 % kürzen.
Contracting (Wärmelieferung)
Beim Contracting liefert ein externes Unternehmen die Wärme, statt dass der Vermieter selbst heizt. Die Kosten der Wärmelieferung sind umlagefähig. Stellt der Vermieter während des Mietverhältnisses darauf um, darf das für dich nicht teurer werden als die bisherige Eigenversorgung, und er muss es drei Monate vorher in Textform ankündigen.
Dachrinnenreinigung
Die regelmäßige Reinigung der Dachrinnen kann als sonstige Betriebskosten umgelegt werden, wenn der Mietvertrag sie nennt. Wird dagegen eine verstopfte oder beschädigte Rinne repariert oder erneuert, ist das Instandhaltung. Solche Kosten tauchen gern in anderen Positionen auf.
Doppelabrechnung
Von Doppelabrechnung spricht man, wenn dieselbe Leistung in zwei Positionen auftaucht, etwa Kaltwasser in den Betriebskosten und noch einmal in der Heizkostenabrechnung. Auch zwei Versicherungen für dasselbe Risiko oder Gartenarbeit beim Hausmeister und beim Gärtner kommen vor. Vergleiche die Leistungen in den Belegen.
Eichfrist
Wasser- und Wärmezähler müssen geeicht sein, die Eichfrist beträgt für Kalt- und Warmwasserzähler sowie für Wärmezähler sechs Jahre. Heizkostenverteiler sind nicht eichpflichtig. Ist ein Zähler abgelaufen, muss der Vermieter im Streit zeigen, dass die Werte trotzdem stimmen.
Einheitenschlüssel
Beim Einheitenschlüssel zahlt jede Wohnung den gleichen Anteil, unabhängig von Größe oder Personenzahl. Er wird oft für Kabelanschluss oder Rauchmelder genutzt. Wie jeder andere Schlüssel außer der Wohnfläche muss er im Mietvertrag vereinbart sein.
Einwendungsfrist
Einwendungen gegen die Abrechnung musst du dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitteilen. Danach kannst du sie grundsätzlich nicht mehr geltend machen, es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten. Auch wenn du schon gezahlt hast, läuft die Frist weiter.
Elementarschadenversicherung
Die Elementarschadenversicherung schützt das Gebäude gegen Schäden durch Hochwasser, Starkregen oder Erdrutsch. Als Sachversicherung für das Gebäude ist sie umlagefähig, wenn Versicherungskosten vereinbart sind. Steigt die Prämie stark, darfst du nach dem Grund fragen.
Entrümpelung
Laufende Müllbeseitigung ist umlagefähig, eine einmalige Entrümpelung von Keller oder Dachboden in der Regel nicht. Sie entsteht nicht laufend, sondern aus einem besonderen Anlass. Taucht sie unter Müllabfuhr auf, frag nach dem Beleg.
Etagenheizung
Eine Etagenheizung versorgt nur deine Wohnung, meist mit Gas. Den Brennstoff zahlst du direkt an den Versorger. Über die Nebenkosten umgelegt werden dürfen nur Reinigung, Wartung und Messungen der Anlage, wenn das vereinbart ist.
Fälligkeit
Eine Nachzahlung wird fällig, sobald dir eine formell ordnungsgemäße Abrechnung zugegangen ist. Eine feste gesetzliche Zahlungsfrist gibt es nicht, oft nennt der Vermieter ein Zahlungsziel. In Verzug kommst du meist erst nach einer Mahnung.
Fernablesbarkeit
Seit Dezember 2021 neu eingebaute Zähler und Heizkostenverteiler müssen fernablesbar sein, ältere Geräte bis Ende 2026 nachgerüstet oder ersetzt werden. Fernablesbar heißt: ablesbar ohne Zutritt zur Wohnung. Fehlt die Fernablesbarkeit entgegen der Pflicht, darfst du deinen Anteil um 3 % kürzen.
Fernwärme
Bei Fernwärme kauft der Vermieter fertige Wärme aus einem Netz, statt selbst zu heizen. Umlagefähig sind das Entgelt für die Wärmelieferung und der Betrieb der Hausanlage. Auch hier muss nach der Heizkostenverordnung verbrauchsabhängig verteilt werden.
Feuerstättenschau
Bei der Feuerstättenschau prüft der Bezirksschornsteinfeger die Betriebs- und Brandsicherheit von Heizungen und Kaminen. Sie findet zweimal während seiner Bestellung statt, frühestens drei und spätestens fünf Jahre nach der letzten. Taucht sie in der Abrechnung auf, ist sie daher nicht jedes Jahr zu erwarten.
Formelle Fehler
Formell fehlerhaft ist eine Abrechnung, die du nicht nachvollziehen kannst, etwa weil Gesamtkosten, Verteilerschlüssel oder Vorauszahlungen fehlen. Dann wird eine Nachzahlung nicht fällig. Inhaltliche Fehler wie falsche Beträge musst du dagegen innerhalb der Einwendungsfrist rügen.
Gartenpflege
Umlagefähig ist die Pflege gärtnerisch angelegter Flächen samt Erneuerung von Pflanzen, die Pflege von Spielplätzen und nicht öffentlichen Wegen. Eine Neuanlage oder Umgestaltung gehört nicht dazu. Gartenpflege kann auch umgelegt werden, wenn du den Garten nicht selbst nutzt.
Gebäudeversicherung
Die Gebäudeversicherung gegen Feuer, Sturm, Leitungswasser und Elementarschäden ist umlagefähig. Nicht dazu gehören Versicherungen, die nur den Vermieter schützen, etwa gegen Mietausfall oder für Rechtsstreitigkeiten. Für dasselbe Haus darf dieselbe Gefahr nur einmal berechnet werden.
Gesamtkosten
Gesamtkosten sind die Kosten einer Position für das ganze Haus, bevor sie auf die Wohnungen verteilt werden. Die Abrechnung muss sie angeben, sonst kannst du deinen Anteil nicht nachrechnen. Hat der Vermieter vorab Beträge abgezogen, etwa für Gewerbe, muss er das erkennbar machen.
Glasfaserbereitstellungsentgelt
Für eine neue Glasfaser-Hausverkabelung darf der Vermieter unter bestimmten Bedingungen ein Bereitstellungsentgelt umlegen, wenn du deinen Anbieter frei wählen kannst. Du musst es nur bei wirtschaftlicher Umsetzung tragen. Bei aufwendigen Maßnahmen muss der Vermieter vorher möglichst drei Angebote einholen und das wirtschaftlichste wählen.
Gradtagszahlen (Heizgradtage)
Gradtagszahlen verteilen den Jahresheizbedarf auf die Monate: Im Januar wird viel geheizt, im Juli kaum. Beim Mieterwechsel werden die Grundkosten der Heizung nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig aufgeteilt, ohne Zwischenablesung sogar die gesamten Heizkosten. Wer im Winter auszieht, trägt nach Gradtagszahlen deshalb mehr als nach Kalendertagen.
Grundkosten
Grundkosten sind der Teil der Heiz- und Warmwasserkosten, der nicht nach Verbrauch, sondern nach Fläche oder umbautem Raum verteilt wird. Er liegt zwischen 30 und 50 %, der Rest wird nach Verbrauch verteilt. Unter bestimmten Bedingungen schreibt die Verordnung 70 % nach Verbrauch vor.
Grundsteuer
Die Grundsteuer ist als laufende öffentliche Last umlagefähig, auch nach der Reform 2025. Sie wird meist nach Wohnfläche verteilt, bei Eigentumswohnungen oft nach Miteigentumsanteil. Den Betrag kannst du mit dem Grundsteuerbescheid abgleichen.
Guthaben
Ein Guthaben entsteht, wenn deine Vorauszahlungen höher waren als deine Kosten. Der Vermieter muss es auszahlen oder verrechnen, auch wenn die Abrechnung zu spät kommt. Der Anspruch verjährt in der Regel drei Jahre nach Ende des Jahres, in dem dir die Abrechnung zugegangen ist.
Haftpflichtversicherung
Umlagefähig ist die Haftpflichtversicherung für das Gebäude, den Öltank und den Aufzug. Sie schützt vor Ansprüchen Dritter, etwa wenn jemand auf dem vereisten Weg stürzt. Persönliche Versicherungen des Vermieters oder eines WEG-Beirats gehören nicht in deine Abrechnung.
Handwerkerleistungen (Steuer)
Wartungen von Heizung oder Aufzug und der Schornsteinfeger zählen steuerlich als Handwerkerleistungen. 20 % der Arbeitskosten mindern deine Einkommensteuer, höchstens 1.200 € im Jahr. Material zählt nicht mit.
Hausgeldabrechnung
Die Hausgeldabrechnung rechnet zwischen Wohnungseigentümern und ihrer Gemeinschaft ab. Sie enthält auch Posten, die du als Mieter nicht zahlen musst, etwa Verwaltervergütung und Erhaltungsrücklage. Bekommst du sie einfach weitergereicht, muss der Vermieter die umlagefähigen Kosten erst herausrechnen.
Haushaltsnahe Dienstleistungen
Hausmeister, Treppenhausreinigung, Gartenpflege und Winterdienst auf dem Gehweg sind steuerlich haushaltsnahe Dienstleistungen, auch für Mieter. 20 % der darin enthaltenen Arbeitskosten mindern deine Einkommensteuer. Den Lohnanteil zeigt die Bescheinigung von Vermieter oder Verwaltung.
Hausmeisterkosten
Umlagefähig ist die Vergütung des Hauswarts für laufende Arbeiten wie Kontrollgänge, kleine Pflegearbeiten oder Winterdienst. Reparaturen, Schönheitsreparaturen und Verwaltungsaufgaben muss der Vermieter herausrechnen. Erledigt der Hausmeister Reinigung oder Gartenpflege, dürfen diese nicht zusätzlich abgerechnet werden.
Hausreinigung (Treppenhausreinigung)
Umlagefähig ist die Reinigung der gemeinsam genutzten Gebäudeteile, etwa Zugänge, Flure, Treppen, Keller und Aufzugskabine. Putzen die Mieter laut Hausordnung selbst, dürfen für dieselben Arbeiten keine Firmenkosten abgerechnet werden. Grund- und Sonderreinigungen nach Bauarbeiten sind keine laufenden Kosten.
Heizkostenabrechnung
Die Heizkostenabrechnung verteilt die Kosten für Heizung und Warmwasser nach den Regeln der Heizkostenverordnung, meist erstellt von einem Messdienst. Sie ist Teil deiner Nebenkostenabrechnung. Hier stecken die größten Beträge und viele typische Fehler.
Heizkostenverordnung (HeizkostenV)
Die Heizkostenverordnung schreibt vor, dass Heiz- und Warmwasserkosten bei zentralen Anlagen überwiegend nach Verbrauch verteilt werden. Sie geht abweichenden Regelungen im Mietvertrag vor. Bei Verstößen gibt sie dir Kürzungsrechte von 15 % oder 3 %.
Heizkostenverteiler
Heizkostenverteiler sitzen an den Heizkörpern und erfassen deinen Anteil am Verbrauch in Einheiten, nicht in Kilowattstunden. Die Einheiten zählen nur im Verhältnis zu allen anderen Wohnungen im Haus. Prüfe, ob Zahl und Nummern der Geräte zu deinen Heizkörpern passen.
Heizungswartung
Die regelmäßige Prüfung, Einstellung und Reinigung der Heizungsanlage gehört zu den umlagefähigen Heizkosten. Reparaturen und Ersatzteile gehören nicht dazu. Steht in der Wartungsrechnung ein Austausch von Pumpen oder Brennerteilen, ist das Instandsetzung.
Inklusivmiete
Bei einer Inklusivmiete sind die Nebenkosten ganz oder teilweise in der Miete enthalten, es wird nicht abgerechnet. Wegen gestiegener Kosten erhöhen kann der Vermieter nur bei einer vereinbarten Betriebskostenpauschale mit Erhöhungsklausel, und er muss den Grund erläutern. Für Heizung und Warmwasser gilt dagegen meist die Pflicht zur verbrauchsabhängigen Abrechnung.
Instandhaltung und Instandsetzung
Kosten für Reparaturen und die Beseitigung von Mängeln durch Abnutzung, Alterung oder Witterung sind keine Betriebskosten. Der Vermieter trägt sie aus der Miete. In der Praxis verstecken sie sich oft in Hausmeister-, Wartungs- oder Reinigungsrechnungen.
Instandhaltungsrücklage (Erhaltungsrücklage)
Die Rücklage sparen Wohnungseigentümer für künftige Reparaturen am Gemeinschaftseigentum an. Sie ist keine Betriebskostenart und darf dir als Mieter nicht berechnet werden. Du findest sie typischerweise in einer weitergereichten Hausgeldabrechnung.
Jahresabrechnung
Im Alltag ist mit Jahresabrechnung meist die jährliche Nebenkostenabrechnung gemeint. Bei Eigentumswohnungen ist es auch die Abrechnung der Eigentümergemeinschaft, die nicht dasselbe ist. Für dich zählt die Abrechnung deines Vermieters über deine Vorauszahlungen.
Jobcenter (Übernahme der Nachzahlung)
Beziehst du Bürgergeld oder Sozialhilfe, kann eine Nebenkostennachzahlung als Bedarf für Unterkunft und Heizung übernommen werden. Reiche die Abrechnung zügig ein, am besten im Monat der Fälligkeit. Auch eine fehlerhafte Abrechnung solltest du prüfen, bevor das Amt zahlt.
Kabelanschluss
Seit dem 1. Juli 2024 dürfen die Nutzungsentgelte für Kabelfernsehen nicht mehr über die Nebenkosten umgelegt werden. Umlagefähig bleiben nur noch Kosten wie der Betriebsstrom der Anlage. Steht für 2025 noch eine Kabelgebühr in deiner Abrechnung, solltest du widersprechen.
Kaltmiete
Die Kaltmiete, genauer Nettokaltmiete, ist die Miete ohne Nebenkosten. Mit ihr deckt der Vermieter auch Verwaltung, Reparaturen und Rücklagen ab. Deshalb dürfen diese Kosten nicht noch einmal in der Nebenkostenabrechnung auftauchen.
Kaution
Nach dem Auszug darf der Vermieter einen angemessenen Teil der Kaution zurückhalten, solange die letzte Nebenkostenabrechnung aussteht und eine Nachzahlung zu erwarten ist. Den Rest muss er auszahlen. Die Kaution selbst darf höchstens drei Monatskaltmieten betragen.
Kommunale Gebühren
Wasser, Abwasser, Müllabfuhr, Straßenreinigung und Grundsteuer hängen von den Gebühren und Hebesätzen deiner Stadt ab. Deshalb unterscheiden sich Nebenkosten von Ort zu Ort stark. Ein Vergleich mit den örtlichen Sätzen zeigt, ob ein Betrag plausibel ist.
Kürzungsrecht
Die Heizkostenverordnung gibt dir ein pauschales Kürzungsrecht, wenn der Vermieter gegen sie verstößt: 15 % bei nicht verbrauchsabhängiger Abrechnung, 3 % bei fehlender Fernablesbarkeit oder fehlender Verbrauchsinformation. Nach dem CO2KostAufG kommen 3 % hinzu, wenn die CO₂-Aufteilung fehlt. Du musst keinen konkreten Schaden nachweisen.
Leerstand
Kosten, die nach Fläche verteilt werden, trägt für leerstehende Wohnungen grundsätzlich der Vermieter. Die Gesamtfläche im Verteilerschlüssel muss deshalb auch die leeren Wohnungen enthalten. Wird nur durch die vermietete Fläche geteilt, zahlen die übrigen Mieter den Leerstand mit.
Leistungsverzeichnis
Das Leistungsverzeichnis im Vertrag mit Hausmeister-, Reinigungs- oder Gartenfirma listet auf, was die Firma tun soll. Mit ihm lässt sich trennen, welcher Teil umlagefähig ist und welcher Reparatur oder Verwaltung betrifft. Fordere es bei der Belegeinsicht mit an.
Messdienst
Messdienste stellen Zähler und Heizkostenverteiler, lesen sie ab und erstellen die Heizkostenabrechnung. Ihre Kosten für Miete, Ablesung und Abrechnung sind umlagefähig. Sie gehören in die Heizkosten oder in eine eigene Position, aber nicht doppelt.
Mietausfallversicherung
Die Mietausfallversicherung schützt nur den Vermieter vor ausbleibenden Mieten. Sie ist keine Sach- oder Haftpflichtversicherung für das Gebäude und daher nicht umlagefähig. Steckt sie in einer Gebäudeversicherung mit drin, muss ihr Anteil herausgerechnet werden.
Mietminderung
Ist die Wohnung mangelhaft, etwa weil die Heizung ausfällt, mindert sich die Miete kraft Gesetzes. Berechnet wird die Minderung von der Bruttomiete, also einschließlich Nebenkosten (BGH, Urteil vom 06.04.2005, XII ZR 225/03). Mit der Nebenkostenabrechnung selbst hat sie sonst nichts zu tun.
Miteigentumsanteil (MEA)
Bei vermieteten Eigentumswohnungen wird oft nach Miteigentumsanteilen verteilt, etwa 12/1.000. Ohne andere Vereinbarung ist das zulässig, solange es nicht billigem Ermessen widerspricht. Für Kosten, die nach Verbrauch erfasst werden, gilt der Verbrauch.
Monatliche Verbrauchsinformation
Sind fernablesbare Geräte eingebaut, muss der Vermieter dir seit 2022 jeden Monat deinen Heiz- und Warmwasserverbrauch mitteilen, mit Vergleich zum Vormonat und Vorjahr. Fehlt diese Information, darfst du deinen Anteil um 3 % kürzen.
Müllgebühren
Umlagefähig sind die Gebühren für die Müllabfuhr und die Kosten für Müllschlucker, Müllschleusen und deren Abrechnung. Regelmäßig anfallender Sperrmüll kann dazugehören, eine einmalige Entrümpelung in der Regel nicht. Verteilt wird nach Fläche, Personen oder erfasster Menge.
Nachzahlung
Eine Nachzahlung entsteht, wenn deine Kosten höher waren als deine Vorauszahlungen. Sie wird mit Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung fällig. Kommt die Abrechnung nach Ablauf der Abrechnungsfrist, kann der Vermieter sie in der Regel nicht mehr verlangen.
Nebenkosten
Nebenkosten ist der Alltagsbegriff für die Betriebskosten, die du neben der Kaltmiete zahlst, meist als monatliche Vorauszahlung. Dazu gehören auch Heizung und Warmwasser. Rechtlich zählen nur die Kosten, die die Betriebskostenverordnung nennt und dein Mietvertrag umlegt.
Nebenkostenabrechnung
In der Nebenkostenabrechnung rechnet der Vermieter einmal im Jahr ab, was dich die Nebenkosten tatsächlich gekostet haben. Er zieht deine Vorauszahlungen ab, heraus kommt eine Nachzahlung oder ein Guthaben. Juristisch heißt sie Betriebskostenabrechnung.
Nicht umlagefähige Kosten
Nicht umlagefähig sind vor allem Verwaltungskosten, Reparaturen, Instandhaltungsrücklagen, Bankgebühren und Versicherungen, die nur den Vermieter schützen. Sie muss er aus der Miete bezahlen. Stehen sie trotzdem in der Abrechnung, kannst du der Position widersprechen.
Niederschlagswasser
Die Niederschlagswassergebühr bezahlt die Ableitung von Regenwasser von Dach und versiegelten Flächen. Sie gehört zu den umlagefähigen Kosten der Entwässerung. Weil sie von der Fläche abhängt, wird sie meist nach Wohnfläche verteilt, nicht nach Wasserverbrauch.
Notdienstpauschale
Manche Hausmeisterfirmen berechnen eine Pauschale dafür, außerhalb der Arbeitszeit erreichbar zu sein. Nach dem BGH ist das Verwaltungsaufwand und nicht umlagefähig (Urteil vom 18.12.2019, VIII ZR 62/19). Steht sie in deiner Abrechnung, kannst du sie herausstreichen.
Nutzerwechselgebühr
Messdienste berechnen für die Zwischenablesung beim Mieterwechsel oft eine Nutzerwechselgebühr. Nach dem BGH sind das keine Betriebskosten, sondern Verwaltungskosten, die der Vermieter trägt, wenn der Mietvertrag nichts anderes regelt (Urteil vom 14.11.2007, VIII ZR 19/07).
Oberflächenwasser
Oberflächenwasser ist ein anderer Name für Niederschlagswasser, also Regenwasser von Dächern und befestigten Flächen. Die Gebühr dafür ist als Entwässerungskosten umlagefähig. Sie sollte nicht zusätzlich in der Abwasserposition stecken.
Öltank
Bei Ölheizungen sind die Reinigung der Anlage und die Haftpflichtversicherung für den Öltank umlagefähig. Abgerechnet wird nur das tatsächlich verbrauchte Öl, also Anfangsbestand plus Lieferungen minus Endbestand. Fehlen Anfangs- oder Endbestand, ist die Heizkostenabrechnung nicht nachvollziehbar.
Pauschale
Bei einer Betriebskostenpauschale zahlst du einen festen Betrag, über den nicht abgerechnet wird. Erhöhen darf der Vermieter sie nur, wenn der Mietvertrag das vorsieht und er den Grund in Textform erläutert. Sinken die Kosten, muss er die Pauschale senken.
Personenschlüssel
Beim Personenschlüssel werden Kosten nach der Zahl der Bewohner verteilt, oft bei Müll oder Wasser ohne Zähler. Er muss vereinbart sein und auf nachvollziehbaren Zahlen beruhen, etwa Melderegister oder Personentage. Prüfe, ob deine Personenzahl und die Gesamtzahl im Haus plausibel sind.
Preisgebundener Wohnraum
Für Sozialwohnungen nach altem Förderrecht, meist mit Mitteln gefördert, die bis Ende 2001 bewilligt wurden, gilt die Neubaumietenverordnung. Dort müssen Betriebskosten für Geschäftsräume vorweg abgezogen werden, und ein Umlageausfallwagnis von bis zu 2 % ist erlaubt. Bei frei finanzierten Wohnungen gilt beides so nicht.
Quadratmeterkosten
Teilst du eine Kostenart durch deine Wohnfläche und durch zwölf, erhältst du Euro je Quadratmeter und Monat. Das ist die übliche Einheit, um deine Abrechnung mit Durchschnittswerten zu vergleichen. Ein höherer Wert ist ein Anlass zum Nachfragen, aber noch kein Beweis für einen Fehler.
Rauchwarnmelder
Die regelmäßige Wartung von Rauchwarnmeldern kann als sonstige Betriebskosten umgelegt werden, wenn das vereinbart ist. Die Miete für die Geräte darf dagegen nicht umgelegt werden, sie ist wie ein Kauf zu behandeln (BGH, Urteil vom 11.05.2022, VIII ZR 379/20).
Rechenfehler
Rechenfehler entstehen oft beim Übertrag: falscher Anteil, vertauschte Ziffern, Vorauszahlungen nicht vollständig abgezogen. Rechne deine Abrechnung deshalb vom Ergebnis aus nach. Ein Rechenfehler macht die Abrechnung nicht unwirksam, er muss aber korrigiert werden.
Rückforderung
Hast du zu viel gezahlt, kannst du den Betrag innerhalb der Einwendungsfrist geltend machen und zurückfordern, auch nach vorbehaltloser Zahlung. Rechnet der Vermieter nach deinem Auszug gar nicht ab, kannst du unter Umständen deine Vorauszahlungen zurückverlangen. Solange das Mietverhältnis läuft, kannst du stattdessen laufende Vorauszahlungen zurückhalten.
Saldo
Der Saldo ist das Ergebnis der Abrechnung: deine Kosten minus deine Vorauszahlungen. Ist er positiv, musst du nachzahlen, ist er negativ, bekommst du Geld zurück. Prüfe, ob alle Vorauszahlungen des Jahres berücksichtigt sind, auch die nach einer Erhöhung.
Schädlingsbekämpfung
Laufende Maßnahmen gegen Ungeziefer, etwa ein regelmäßiger Vertrag gegen Ratten, sind umlagefähig. Eine einmalige Bekämpfung aus aktuellem Anlass gilt oft nicht als laufende Betriebskosten. Frag im Zweifel nach dem Anlass und dem Vertrag mit der Firma.
Schornsteinfeger
Kehrgebühren nach der Gebührenordnung und Messungen an der Heizung sind umlagefähig. Sie stehen entweder als eigene Position oder in den Heizkosten, aber nicht in beiden. Steuerlich zählen die Arbeitskosten als Handwerkerleistung.
Sonstige Betriebskosten
Unter sonstige Betriebskosten fallen laufende Kosten, die in der Liste der Betriebskostenverordnung nicht ausdrücklich stehen, etwa die Wartung von Feuerlöschern oder Rauchwarnmeldern. Sie müssen im Mietvertrag konkret benannt sein. Ein Sammelposten ohne Erläuterung reicht nicht.
Spielplatz
Die Pflege von Spielplätzen auf dem Grundstück einschließlich der Erneuerung von Sand gehört zur Gartenpflege und ist umlagefähig. Neue Spielgeräte oder die Reparatur kaputter Geräte sind dagegen Anschaffung oder Instandsetzung. Ob du Kinder hast, spielt für die Umlage keine Rolle.
Straßenreinigung
Umlagefähig sind die Gebühren der Gemeinde für die öffentliche Straßenreinigung und die Kosten, wenn eine Firma diese Aufgabe auf privatem Grund übernimmt. Die Gebühr steht meist im Grundbesitzabgabenbescheid. Der Betrag ist in der Regel klein, steigt aber, wenn die Gemeinde neu kalkuliert.
Teilabrechnung
Der Vermieter muss nicht einzelne Kostenarten vorab abrechnen, nur weil eine Rechnung noch fehlt. Die Abrechnungsfrist gilt trotzdem für die gesamte Abrechnung. Fehlt ihm ein Beleg unverschuldet, kann er die Position ausnahmsweise später nachholen.
Textform
Textform heißt: eine lesbare Erklärung, die auf einem dauerhaften Datenträger steht und den Absender erkennen lässt, also auch eine E-Mail. Sie reicht für die Anpassung der Vorauszahlungen. Für Einwendungen schreibt das Gesetz keine Form vor, schriftlich mit Datum ist trotzdem sinnvoll.
Umlageausfallwagnis
Das Umlageausfallwagnis ist ein Zuschlag von höchstens 2 % auf die Betriebskosten für das Risiko, dass Mieter nicht zahlen oder Räume leer stehen. Zulässig ist es nur bei preisgebundenem Wohnraum. In der Abrechnung einer frei finanzierten Wohnung hat es nichts zu suchen.
Umlagefähig
Umlagefähig sind Kosten, die der Vermieter rechtlich auf dich umlegen darf. Dafür müssen sie Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung sein und im Mietvertrag vereinbart. Was nicht umlagefähig ist, trägt der Vermieter selbst.
Umlagevereinbarung
Nebenkosten zahlst du nur, wenn dein Mietvertrag das vereinbart. Ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung genügt für die dort genannten Kostenarten, sonstige Betriebskosten müssen einzeln benannt sein. Fehlt eine Vereinbarung, ist die Nebenkostenpflicht für diese Kosten nicht wirksam begründet.
Umstellung des Verteilerschlüssels
Der Vermieter darf den Verteilerschlüssel nicht beliebig ändern. Er kann per Erklärung in Textform auf einen Maßstab nach Verbrauch oder Verursachung umstellen, aber nur vor Beginn eines Abrechnungszeitraums. Bei Heizkosten sind Änderungen nur aus bestimmten Gründen und ebenfalls nur für künftige Zeiträume zulässig.
Verbrauchsabhängige Abrechnung
Kosten, deren Verbrauch erfasst wird, müssen nach einem Maßstab verteilt werden, der den unterschiedlichen Verbrauch berücksichtigt. Für Heizung und Warmwasser schreibt die Heizkostenverordnung 50 bis 70 % nach Verbrauch vor. Wird trotz Zählern nach Fläche abgerechnet, darfst du um 15 % kürzen.
Verbrauchsschätzung
Fällt ein Gerät aus oder kann aus anderen zwingenden Gründen nicht abgelesen werden, darf der Verbrauch geschätzt werden, etwa nach dem Vorjahr oder nach vergleichbaren Räumen. Betrifft die Schätzung mehr als 25 % der Fläche, sind die Kosten nur nach Fläche oder umbautem Raum zu verteilen. Geschätzte Werte sind in der Abrechnung oft mit einem „S“ markiert.
Verjährung
Ansprüche aus der Nebenkostenabrechnung, etwa auf ein Guthaben oder eine Nachzahlung, verjähren in der Regel nach drei Jahren. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Abrechnung zugegangen ist. Die kürzeren Abrechnungs- und Einwendungsfristen gelten unabhängig davon.
Verteilerschlüssel
Der Verteilerschlüssel bestimmt, wie die Gesamtkosten auf die Wohnungen aufgeteilt werden: nach Fläche, Personen, Einheiten, Miteigentumsanteilen oder Verbrauch. Ohne Vereinbarung gilt die Wohnfläche. Ein falscher Schlüssel oder falsche Zahlen darin gehören zu den häufigsten Fehlern.
Verwaltungskosten
Kosten für Hausverwaltung, Buchhaltung, Kontoführung oder die Erstellung der Abrechnung sind keine Betriebskosten. Bei Wohnraum darf sie der Vermieter nicht auf dich umlegen. Sie stecken manchmal in Hausmeister- oder Sonstigen-Positionen.
Vorauszahlung
Vorauszahlungen sind die monatlichen Abschläge auf die Nebenkosten. Sie dürfen nur in angemessener Höhe vereinbart werden. Nach einer Abrechnung kann jede Seite sie per Textform auf eine angemessene Höhe anpassen, ein pauschaler Sicherheitszuschlag ist dabei nicht vorgesehen.
Vorbehaltszahlung (Zahlung unter Vorbehalt)
Zahlst du eine Nachzahlung ausdrücklich unter Vorbehalt, machst du klar, dass du die Abrechnung nicht anerkennst. Nötig ist das nicht unbedingt: Auch eine vorbehaltlose Zahlung ist für sich genommen kein Anerkenntnis (BGH, Urteil vom 12.01.2011, VIII ZR 296/09). Einwendungen musst du trotzdem innerhalb von zwölf Monaten erheben.
Vorjahresvergleich
Legst du die Abrechnung neben die des Vorjahres, siehst du schnell, welche Position sich auffällig verändert hat. Größere Sprünge bei Gesamtkosten, Gesamtfläche oder Schlüssel sind ein guter Anlass für Belegeinsicht. Eine Steigerung allein ist aber noch kein Fehler.
Vorwegabzug
Beim Vorwegabzug zieht der Vermieter Kosten, die nur oder überwiegend auf Gewerbeflächen entfallen, vor der Verteilung ab. Bei frei finanzierten Wohnungen ist das nach dem BGH nur nötig, wenn das Gewerbe zu einer ins Gewicht fallenden Mehrbelastung der Wohnungsmieter führt (Urteil vom 08.03.2006, VIII ZR 78/05). Bei preisgebundenem Wohnraum ist er Pflicht.
Wärmezähler
Ein Wärmezähler misst die Wärmemenge in Kilowattstunden, entweder für deine Wohnung oder an der zentralen Anlage für das Warmwasser. Bei gemeinsamen Anlagen für Heizung und Warmwasser ist die Wärmemenge fürs Warmwasser mit einem Wärmezähler zu messen. Wird sie nur berechnet, darfst du in der Regel um 15 % kürzen.
Warmmiete
Die Warmmiete ist die Kaltmiete plus alle Nebenkosten einschließlich Heizung. Meist ist damit die Summe aus Kaltmiete und Vorauszahlungen gemeint, über die einmal im Jahr abgerechnet wird. Eine echte Warmmiete ohne Abrechnung ist für Heizung nur in Ausnahmefällen zulässig.
Warmwasserkosten
Warmwasserkosten umfassen das Wasser selbst und die Energie zum Erwärmen. Bei zentraler Versorgung werden 50 bis 70 % nach Verbrauch verteilt, gemessen mit Warmwasserzählern, der Rest nach Fläche. Wird Warmwasser trotz Zählern nur nach Fläche verteilt, ist das ein Verstoß gegen die Heizkostenverordnung.
Wartung
Wartung heißt Prüfen, Einstellen und Reinigen einer Anlage, damit sie sicher läuft. Sie ist bei Heizung und Aufzug ausdrücklich umlagefähig, bei anderen Anlagen als sonstige Betriebskosten, wenn vereinbart. Der Austausch defekter Teile ist keine Wartung, sondern Reparatur.
Wäschepflege
Stehen im Haus Gemeinschaftswaschmaschinen oder Trockner, sind deren Betriebsstrom, Pflege, Reinigung und Prüfung umlagefähig. Zahlst du ohnehin pro Waschgang mit Münzen oder Karte, darf dieser Teil nicht noch einmal über die Nebenkosten laufen.
Wasserkosten
Zu den Wasserkosten gehören Verbrauch, Grundgebühren, Zählermiete und Eichung sowie die Abrechnung. Sind in allen Wohnungen Wasserzähler eingebaut, muss nach Verbrauch verteilt werden. Eine Differenz zwischen Hauptzähler und Summe der Wohnungszähler ist normal, wenn sie klein bleibt.
Winterdienst
Schneeräumen und Streuen auf Wegen und Gehwegen ist als laufende Leistung umlagefähig, je nach Vertrag unter Straßenreinigung, Hausmeister oder sonstigen Betriebskosten. Steuerlich zählt der Winterdienst auf dem Gehweg als haushaltsnahe Dienstleistung.
Wirtschaftlichkeitsgebot
Der Vermieter muss bei den Betriebskosten auf ein vernünftiges Verhältnis von Kosten und Nutzen achten. Er muss nicht immer den billigsten Anbieter nehmen, darf aber keine überhöhten Preise einfach durchreichen. Willst du einen Verstoß geltend machen, musst du ihn in der Regel konkret darlegen.
Wohnfläche
Für die Verteilung zählt die tatsächliche Wohnfläche, nicht eine abweichende Angabe im Mietvertrag (BGH, Urteil vom 30.05.2018, VIII ZR 220/17). Eine falsche Fläche verschiebt jeden Kostenanteil, der nach Quadratmetern verteilt wird. Prüfe auch die Gesamtfläche des Hauses.
Wohnflächenverordnung (WoFlV)
Die Wohnflächenverordnung regelt, wie die Wohnfläche berechnet wird. Räume unter einem Meter Höhe zählen nicht, zwischen einem und zwei Metern zur Hälfte, Balkone und Terrassen in der Regel zu einem Viertel. Keller, Abstellräume außerhalb der Wohnung und Heizungsräume gehören nicht dazu.
Zugang
Zugegangen ist die Abrechnung, wenn sie so in deinen Machtbereich gelangt, dass du sie unter normalen Umständen lesen kannst, etwa im Briefkasten. Für die Abrechnungsfrist zählt der Zugang bei dir, nicht das Datum auf dem Schreiben. Ab dem Zugang läuft auch deine Einwendungsfrist.
Zurückbehaltungsrecht
Rechnet der Vermieter nicht fristgerecht ab, darfst du während des laufenden Mietverhältnisses die weiteren Vorauszahlungen zurückhalten, bis die Abrechnung kommt. Die bereits gezahlten Vorauszahlungen kannst du in dieser Lage nicht vollständig zurückverlangen (BGH, Urteil vom 29.03.2006, VIII ZR 191/05).
Zwischenablesung
Bei einem Mieterwechsel innerhalb des Abrechnungszeitraums muss der Vermieter die Geräte in der Wohnung ablesen lassen. So wird der Verbrauch zwischen altem und neuem Mieter getrennt. Ist das nicht möglich, wird nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig aufgeteilt.
Zwischenzähler
Zwischenzähler sind Wasser- oder Wärmezähler, die einen Teil des Verbrauchs gesondert erfassen, etwa für eine Gewerbeeinheit oder die Gartenbewässerung. Ihr Verbrauch muss vor der Verteilung abgezogen werden. Fehlen ihre Werte in der Abrechnung, zahlen alle anderen den Verbrauch mit.
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Rechtlicher Hinweis: Dieser Artikel informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Ob eine Position in deiner Abrechnung tatsächlich unzulässig ist, hängt von Mietvertrag und Einzelfall ab. Bei rechtlichen Fragen hilft dir ein Mieterverein oder ein Fachanwalt für Mietrecht.