Nebenkosten in der Steuererklärung: So holst du dir 20 % zurück

Kurz beantwortet

Ja, einen Teil deiner Nebenkosten kannst du in der Steuererklärung angeben. Für haushaltsnahe Dienstleistungen wie Hausmeister, Reinigung, Gartenpflege und Winterdienst sowie für Handwerkerleistungen wie Wartungen ermäßigt sich deine Einkommensteuer um 20 % der Arbeitskosten. Die Ermäßigung wird direkt von der Steuer abgezogen, nicht nur vom Einkommen. Grundlage ist § 35a EStG, und das Bundesfinanzministerium bestätigt ausdrücklich, dass er auch für Mieter gilt. Du brauchst dafür eine Abrechnung oder Bescheinigung, in der die begünstigten Beträge gesondert stehen.

Das Gesetz unterscheidet zwei Töpfe mit eigenen Höchstbeträgen. Für haushaltsnahe Dienstleistungen gilt:

Für Handwerkerleistungen bei Renovierung, Erhaltung und Modernisierung sind es ebenfalls 20 %, höchstens 1.200 € Ermäßigung im Jahr (§ 35a Abs. 3 EStG). Die Höchstbeträge erreichst du erst bei 20.000 € beziehungsweise 6.000 € Arbeitskosten, aus einer Nebenkostenabrechnung allein also praktisch nie. Die wichtigste Einschränkung steht in Absatz 5:

Dass du als Mieter die Arbeiten nicht selbst beauftragt hast, schadet nicht. Nach dem BMF-Schreiben zu § 35a kann auch der Mieter die Ermäßigung beanspruchen, wenn seine Nebenkosten solche Beträge enthalten und sein Anteil aus der Jahresabrechnung hervorgeht oder durch eine Bescheinigung des Vermieters oder Verwalters nachgewiesen wird (Rdnr. 27). Der Bundesfinanzhof hat das mit Urteil vom 20.04.2023 bestätigt (BStBl II S. 906). Die Zahlung an die Firmen muss unbar erfolgt sein. Das betrifft den Vermieter, nicht deine Überweisung der Vorauszahlungen.

Das BMF-Schreiben enthält in Anlage 1 eine lange Liste, was begünstigt ist und was nicht. Für die Nebenkostenabrechnung sind vor allem diese Punkte wichtig:

• Hausmeister, Hauswart

  Haushaltsnahe Dienstleistung

  Laufende Arbeiten am Haus.

• Treppenhaus- und Hausreinigung

  Haushaltsnahe Dienstleistung

  Reinigungsmittel sind Material und zählen nicht.

• Gartenpflege

  Haushaltsnahe Dienstleistung

  Rasen mähen, Hecke schneiden, Grünschnitt entsorgen, auf dem Grundstück.

• Winterdienst und Straßenreinigung

  Haushaltsnahe Dienstleistung

  Nur der Gehweg, nicht die Fahrbahn.

• Wartung von Heizung, Aufzug, Pumpen, Feuerlöschern

  Handwerkerleistung

  Auch Prüfdienste, etwa am Aufzug.

• Schornsteinfeger

  Handwerkerleistung

  Kehr- und Messarbeiten.

• Austausch von Zählern nach dem Eichgesetz

  Handwerkerleistung

  Arbeitslohn für den Austausch.

• Dichtheits- und Legionellenprüfung

  Handwerkerleistung

  Prüfung der Anlage gilt als Handwerkerleistung.

Bei der Schädlingsbekämpfung entscheidet laut BMF der Einzelfall, ob sie als Dienstleistung oder Handwerkerleistung zählt. Beim Aufzug gilt die Wartung, nicht der Strom und nicht der Notruf. Und Kosten, die gar nicht in die Abrechnung gehören, solltest du ohnehin nicht zahlen: Reparaturen etwa sind keine umlagefähigen Betriebskosten, auch wenn sie in der Hausmeisterrechnung stecken.

Die Beträge in deiner Abrechnung sind meist Gesamtkosten. Darin stecken neben dem Arbeitslohn auch Material, Ersatzteile, Streusalz oder Reinigungsmittel. Begünstigt sind nach dem BMF-Schreiben nur die Arbeitskosten einschließlich der in Rechnung gestellten Maschinen- und Fahrtkosten, und zwar mit Umsatzsteuer (Rdnrn. 39 und 40).

• Den Lohnanteil muss die Rechnung zeigen, oder der Rechnungssteller teilt ihn prozentual auf. Selbst schätzen darfst du ihn nicht.
• Bei Wartungsverträgen reicht es, wenn sich der Arbeitsanteil pauschal aus einer Anlage zur Rechnung ergibt.
• Für Mieter genügt es, wenn die Nebenkostenabrechnung oder eine Bescheinigung die Aufteilung zeigt.

Viele Hausverwaltungen legen der Abrechnung von sich aus eine „Bescheinigung nach § 35a EStG“ oder eine „Aufstellung haushaltsnahe Dienstleistungen“ bei. In vielen Unterlagen, die uns Mieter schicken, fehlt sie allerdings. Das BMF hat dafür ein Muster veröffentlicht (Anlage 2): je Position der Gesamtbetrag, die nicht begünstigten Materialkosten, die Arbeitskosten und dein Anteil.

Fehlt sie, frag schriftlich nach. Ein ausdrücklicher gesetzlicher Anspruch auf diese Bescheinigung steht weder im BGB noch im EStG. Viele Vermieter stellen sie trotzdem aus, weil sie die Zahlen ohnehin aus den Rechnungen haben. Kommt nichts, kannst du über die Belegeinsicht (§ 556 Abs. 4 BGB) die Rechnungen von Hausmeister- oder Reinigungsfirma ansehen und nachvollziehen, welcher Anteil Arbeitslohn ist. Ob dein Finanzamt dir das ohne Bescheinigung abnimmt, entscheidet es im Einzelfall.

Grundsätzlich zählt das Jahr der Zahlung (§ 11 Abs. 2 EStG). Weil die Nebenkostenabrechnung aber erst im Folgejahr kommt, lässt das BMF-Schreiben für Wohnungseigentümer und Mieter zwei Wege zu (Rdnrn. 47 und 48):

• Aufteilen: Laufende Dienstleistungen wie Hausmeister, Reinigung und Gartenpflege trägst du für das Jahr ein, in dem du die Vorauszahlungen geleistet hast. Einmalige Kosten wie eine Handwerkerrechnung kommen in das Jahr der Abrechnung (bei Eigentümern: Jahr, in dem die Jahresabrechnung genehmigt wird).
• Alles in einem Jahr: Du trägst alle Beträge in dem Jahr ein, in dem abgerechnet wurde. Das ist meist einfacher, weil du dann die fertigen Zahlen hast.

Die Entscheidung triffst du in deiner Steuererklärung selbst, musst sie aber einheitlich halten. Eine Abrechnung für 2025, die du im Sommer 2026 bekommst, landet also entweder anteilig in der Erklärung für 2025 oder vollständig in der für 2026. Doppelt ansetzen darfst du nichts. In ELSTER stehen die Beträge in der Anlage „Haushaltsnahe Aufwendungen“.

Ein Beispiel mit frei gewählten, aber realistischen Zahlen für eine mittelgroße Wohnung. Die Hausverwaltung hat eine Bescheinigung mit den Arbeitskosten beigelegt.

Hättest du einfach 20 % der Abrechnungsbeträge angesetzt, kämst du auf 109,40 €. Den Unterschied machen Material und Reinigungsmittel. Die 84,40 € werden direkt von deiner Einkommensteuer abgezogen, vorausgesetzt, du zahlst mindestens so viel Steuer.