Nebenkostenabrechnung fehlt für die Steuererklärung: Was du jetzt machen kannst

Kurz beantwortet

Liegt die Betriebskostenabrechnung für die Steuererklärung nicht vor, lässt du die Nebenkosten weg und setzt sie in der Erklärung für das Jahr an, in dem die Abrechnung kommt. Das Bundesfinanzministerium beanstandet nicht, wenn Mieter alle begünstigten Aufwendungen aus der Nebenkostenabrechnung erst im Jahr der Abrechnung geltend machen. Du verlierst also nichts, du bekommst die Steuerermäßigung nur ein Jahr später. Was du nicht darfst: die Beträge schätzen oder dieselbe Abrechnung in zwei Jahren ansetzen.

Zwei Fristen passen schlicht nicht zusammen:

Wer zur Abgabe verpflichtet ist und die Erklärung selbst macht, muss sie für 2025 also bis Ende Juli 2026 abgeben. Der Vermieter darf die Abrechnung 2025 bis zum 31. Dezember 2026 schicken. Wird die Erklärung von einer Steuerberaterin oder einem Lohnsteuerhilfeverein erstellt oder gibst du sie freiwillig ab, gelten andere Fristen. Am Grundproblem ändert das oft nichts.

Das BMF-Schreiben zu § 35a EStG vom 09.11.2016 regelt die zeitliche Zuordnung für Wohnungseigentümer und erklärt sie für Mieter entsprechend anwendbar (Rdnr. 47). Daraus ergeben sich zwei Wege:

• Weg 1: nach Art der Leistung

  Regelmäßig wiederkehrende Dienstleistungen wie Treppenhausreinigung, Gartenpflege oder Hausmeister im Jahr der Vorauszahlungen. Einmalige Aufwendungen wie Handwerkerrechnungen im Jahr der Abrechnung. Dafür brauchst du die Zahlen aber rechtzeitig.

• Weg 2: alles im Jahr der Abrechnung

  Es ist nicht zu beanstanden, die gesamten Aufwendungen erst in dem Jahr geltend zu machen, in dem abgerechnet wurde. Für Mieter, deren Abrechnung spät kommt, ist das der praktische Weg.

Die Entscheidung triffst du als Mieter selbst im Rahmen deiner Steuererklärung (Rdnr. 48). Sie muss einheitlich sein. Hast du dich einmal für Weg 2 entschieden, bleib dabei, sonst fallen Jahre doppelt oder gar nicht an.

• Beträge schätzen

  Eine Schätzung des Arbeitskostenanteils durch den Steuerpflichtigen ist laut BMF nicht zulässig (Rdnr. 40). Auch die Vorjahreszahlen sind keine Grundlage.

• Vorauszahlungen voll ansetzen

  Deine monatlichen Vorauszahlungen enthalten Grundsteuer, Wasser, Versicherung und vieles, was nicht begünstigt ist. Sie sind kein Nachweis für Arbeitskosten.

• Doppelt ansetzen

  Vorauszahlungen im einen Jahr und die volle Abrechnung im nächsten. Das fällt spätestens bei einer Nachfrage auf.

• Die Erklärung verschleppen

  Wer zur Abgabe verpflichtet ist, sollte nicht auf die Abrechnung warten. Weg 2 macht das unnötig.

Solange die Frist des Vermieters läuft, kannst du die Abrechnung nicht erzwingen, aber freundlich nachfragen. Mit demselben Schreiben bittest du um die Bescheinigung für die Steuer. Kopiere den Text und ersetze die Angaben in eckigen Klammern:

[Vorname Name]
[Anschrift, Wohnung]

An [Vermieter / Hausverwaltung]
[Anschrift]

[Ort, Datum]

Betreff: Betriebskostenabrechnung [Abrechnungsjahr] und Bescheinigung nach § 35a EStG

Sehr geehrte Damen und Herren,

für den Abrechnungszeitraum [01.01.–31.12.Jahr] liegt mir noch keine Betriebskostenabrechnung vor. Ich bitte Sie, mir die Abrechnung zu übersenden, sobald sie erstellt ist.

Für meine Steuererklärung bitte ich außerdem um eine Aufstellung der darin enthaltenen Aufwendungen für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen mit den Arbeitskosten und meinem Anteil, gern nach dem Muster in Anlage 2 des BMF-Schreibens zu § 35a EStG.

Vielen Dank.

Mit freundlichen Grüßen
[Name]

Hast du die Erklärung ohne Nebenkosten abgegeben und der Bescheid ist da, gibt es zwei Möglichkeiten. Innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe kannst du Einspruch einlegen (§ 355 Abs. 1 AO) und die Beträge nachreichen, sofern du sie dann schon hast. Nach Ablauf der Frist ist der Bescheid bestandskräftig, eine Änderung ist dann nur unter engen Voraussetzungen möglich.

In den meisten Fällen ist das unnötig: Du setzt die Aufwendungen einfach im Jahr der Abrechnung an. Bei Unsicherheit hilft ein Lohnsteuerhilfeverein. nebify berät nicht in Steuersachen.

Nach dem Regierungsentwurf eines Einkommensteuerreformgesetzes 2027, den das Bundeskabinett am 2. September 2026 beschlossen hat, soll die Steuerermäßigung für Handwerkerleistungen ab dem Veranlagungszeitraum 2027 von 20 auf 15 Prozent und der Höchstbetrag von 1.200 auf 900 Euro sinken. Haushaltsnahe Dienstleistungen sind davon nach dem Entwurf nicht betroffen.

Das ist bisher ein Plan, kein Gesetz. Wird er so beschlossen, gilt für Handwerkerleistungen, die du im Jahr 2027 oder später ansetzt, der niedrigere Satz. Bei den kleinen Beträgen aus einer Nebenkostenabrechnung sind das meist nur wenige Euro. Steuerlich planen solltest du deshalb nicht um die Abrechnung herum.

• Vorjahresabrechnung doppelt verwendet

  Die Abrechnung 2024 wird in der Erklärung 2025 noch einmal angesetzt, weil die für 2025 fehlt.

• Wahl gewechselt

  Ein Jahr Weg 1, das nächste Weg 2. Dadurch fällt ein Jahr doppelt oder gar nicht an.

• Bescheinigung ungeprüft übernommen

  Sie kann Positionen enthalten, die gar nicht in die Abrechnung gehören.

• Verspätete Abrechnung bezahlt

  Wer nur an die Steuer denkt, übersieht, dass eine Nachforderung nach Fristablauf meist ausgeschlossen ist (§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB).

1. 1

   Zugangsdatum festhalten

   Kam sie nach Ablauf von zwölf Monaten seit Ende des Abrechnungszeitraums, ist eine Nachforderung meist ausgeschlossen. Ein Guthaben steht dir trotzdem zu.

2. 2

   Formale Mindestangaben

   Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, dein Anteil und der Abzug deiner Vorauszahlungen müssen erkennbar sein.

3. 3

   Positionen gegen den Mietvertrag

   Nur vereinbarte, umlagefähige Betriebskosten. Keine Verwaltung, keine Reparaturen.

4. 4

   Bescheinigung abgleichen

   Der begünstigte Betrag kann nie höher sein als die Position in der Abrechnung.

5. 5

   Einwendungen erheben

   Schriftlich, innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB).