Nebenkostenabrechnung in der Steuererklärung eintragen: Schritt für Schritt

Kurz beantwortet

Die Betriebskostenabrechnung trägst du in der Steuererklärung in die Anlage Haushaltsnahe Aufwendungen ein, und zwar nur die Arbeitskosten, getrennt nach haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen. Die Zahlen nimmst du aus der Abrechnung, wenn sie die Arbeitskosten gesondert ausweist, oder aus einer Bescheinigung nach § 35a EStG vom Vermieter oder der Hausverwaltung. Die Steuer sinkt dann um 20 Prozent dieser Arbeitskosten. Belege schickst du nicht mit, du hebst sie auf. Die genaue Zeilennummer ändert sich von Jahr zu Jahr, deshalb orientierst du dich am besten an den Abschnittsüberschriften der Anlage.

Dass du die Firmen nicht selbst beauftragt hast, schadet nicht. Das Bundesfinanzministerium erkennt ausdrücklich an, dass auch Mieter die Steuerermäßigung bekommen, wenn ihre Nebenkosten solche Leistungen enthalten und ihr Anteil aus der Jahresabrechnung hervorgeht oder durch eine Bescheinigung des Vermieters oder Verwalters nachgewiesen wird (BMF-Schreiben vom 09.11.2016, Rdnr. 27).

• Haushaltsnahe Dienstleistungen: 20 Prozent, höchstens 4.000 Euro Steuerermäßigung im Jahr (§ 35a Abs. 2 EStG).
• Handwerkerleistungen: 20 Prozent, höchstens 1.200 Euro Steuerermäßigung im Jahr (§ 35a Abs. 3 EStG).
• Zu den Arbeitskosten gehören Maschinen- und Fahrtkosten, nicht aber Material wie Ersatzteile (Rdnr. 39). Verbrauchsmittel wie Reinigungsmittel oder Streugut können als Nebenleistung dazugehören, das ist laut BMF eine Abgrenzung im Einzelfall.
• Den Anteil der Arbeitskosten darfst du nicht selbst schätzen. Er muss sich aus der Rechnung, der Abrechnung oder einer Bescheinigung ergeben (Rdnr. 40).

Die Zuordnung folgt der Anlage 1 des BMF-Schreibens. Die meisten Bescheinigungen teilen die Positionen schon richtig auf. Diese Tabelle hilft, wenn du nur die Abrechnung hast oder nachprüfen willst:

Bei der Schädlingsbekämpfung entscheidet laut BMF der Einzelfall, ob sie Dienstleistung oder Handwerkerleistung ist. Wie die Heizkostenabrechnung aufgeteilt wird, steht ausführlich im Artikel Heizkostenabrechnung und haushaltsnahe Dienstleistungen.

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   Bescheinigung oder Abrechnung bereitlegen

   Am einfachsten ist eine Bescheinigung nach § 35a EStG, oft als „Aufstellung haushaltsnahe Dienstleistungen“ beigelegt. Fehlt sie, fordere sie beim Vermieter oder der Hausverwaltung an.

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   Nur die Spalte Arbeitskosten nehmen

   In der Bescheinigung stehen meist Gesamtbetrag, nicht begünstigter Anteil und Arbeitskosten. Übertragen wird nur dein Anteil an den Arbeitskosten.

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   Zwei Summen bilden

   Addiere alle haushaltsnahen Dienstleistungen zu einer Summe und alle Handwerkerleistungen zu einer zweiten. Nicht begünstigte Positionen lässt du weg.

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   Jahr festlegen

   Entscheide, ob du laufende Dienstleistungen im Jahr der Vorauszahlung oder alles im Jahr der Abrechnung ansetzt. Notiere dir die Wahl für das nächste Jahr.

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   Anlage Haushaltsnahe Aufwendungen öffnen

   In ELSTER wählst du die Anlage über die Formularauswahl aus. Im Abschnitt zu haushaltsnahen Dienstleistungen trägst du Art und Betrag der Dienstleistungen ein, im Abschnitt zu Handwerkerleistungen die zweite Summe.

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   Art kurz und eindeutig benennen

   Zum Beispiel: „Hausmeister, Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Winterdienst laut Nebenkostenabrechnung 2025“ und „Heizungswartung, Schornsteinfeger laut Nebenkostenabrechnung 2025“.

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   Unterlagen ablegen

   Abrechnung und Bescheinigung nicht hochladen, sondern aufheben. Das Finanzamt kann sie anfordern (Rdnr. 49).

Die Abrechnung für 2025 kommt meist 2026. Das BMF-Schreiben lässt für Wohnungseigentümer und Mieter deshalb zwei Wege zu (Rdnrn. 47 und 48):

• Weg 1: aufteilen

  Laufende Dienstleistungen wie Hausmeister, Reinigung und Gartenpflege im Jahr, in dem du die Vorauszahlungen gezahlt hast. Einmalige Aufwendungen wie eine Handwerkerrechnung im Jahr der Abrechnung.

• Weg 2: alles im Jahr der Abrechnung

  Alle begünstigten Beträge der Abrechnung 2025 in der Steuererklärung für das Jahr, in dem die Abrechnung erstellt wurde, meist 2026. Das ist einfacher, weil die Zahlen dann feststehen.

Die Wahl triffst du selbst in der Steuererklärung, musst sie aber einheitlich halten. Kommen zwei Abrechnungen in einem Jahr, gilt die Entscheidung für beide. Was nicht geht: denselben Betrag in zwei Jahren ansetzen. Kommt die Abrechnung zu spät für deine Erklärung, hilft Weg 2.

• Die Nebenkostenabrechnung, aus der dein Anteil hervorgeht, oder die Bescheinigung des Vermieters nach dem Muster in Anlage 2 des BMF-Schreibens.
• Bei einer Bescheinigung: Sie sollte je Position Gesamtbetrag, nicht begünstigte Kosten, Arbeitskosten und deinen Anteil zeigen.
• Die unbare Zahlung an die Firmen betrifft den Vermieter. Deine eigenen Überweisungen der Vorauszahlungen musst du nicht gesondert nachweisen, heb die Kontoauszüge aber trotzdem auf.

• Gesamtbeträge statt Arbeitskosten

  Wer den vollen Betrag der Hausmeisterposition einträgt, setzt Material und Gebühren mit an. Das Finanzamt kann kürzen.

• Alles in einen Topf

  Dienstleistungen und Handwerkerleistungen haben getrennte Höchstbeträge und gehören in getrennte Abschnitte.

• Doppelt angesetzt

  Vorauszahlungen im Jahr 2025 angesetzt und die gleiche Abrechnung 2026 noch einmal komplett.

• Lohnanteil geschätzt

  Das BMF lässt keine eigene Schätzung zu. Ohne Bescheinigung oder Aufteilung in der Abrechnung fehlt der Nachweis.

• Nicht umlagefähige Kosten übernommen

  Reparaturen in der Hausmeisterposition gehören gar nicht in deine Abrechnung. Sie zu zahlen und dann 20 Prozent abzusetzen, ist das schlechteste Geschäft.

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   Summen abgleichen

   Der begünstigte Betrag einer Position kann nicht höher sein als die Position in der Abrechnung.

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   Dein Anteil

   Stimmt der Verteilerschlüssel der Bescheinigung mit dem der Abrechnung überein? Gleiche Fläche, gleiche Einheiten.

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   Positionen mit dem Mietvertrag vergleichen

   Steht etwas in der Abrechnung, das du laut Vertrag nicht zahlen musst, ist das wichtiger als jede Steuerersparnis.

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   Auffällige Steigerungen hinterfragen

   Eine Hausmeisterposition, die sich verdoppelt hat, enthält oft Reparaturen. Belege anfordern.

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   Einwendungen rechtzeitig

   Innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB). Eine Korrektur kann auch die Bescheinigung ändern.