Belegeinsicht Nebenkostenabrechnung: Muster zum Anfordern der Belege

Kurz beantwortet

Für die Belegeinsicht genügt ein kurzes Schreiben an den Vermieter, in dem du dich auf § 556 Abs. 4 BGB berufst, die Abrechnung bezeichnest und die Belege nennst, die du sehen willst. Der Vermieter kann sie dir elektronisch schicken oder einen Termin anbieten. Eine Begründung brauchst du nicht. Bis du die Belege prüfen konntest, musst du eine Nachzahlung nicht leisten. Unten findest du zwei kopierfertige Muster: eines für die Anfrage, eines für die Erinnerung.

Kopiere den Text, ersetze alles in eckigen Klammern und streiche Positionen, die dich nicht interessieren. Schick das Schreiben so, dass du den Zugang nachweisen kannst, etwa per E-Mail mit Lesebestätigung oder per Einwurf-Einschreiben.

[Vorname Name]
[Straße Hausnummer, PLZ Ort]
[Wohnungsnummer / Lage]

An [Vermieter / Hausverwaltung]
[Anschrift]

[Ort, Datum]

Betreff: Betriebskostenabrechnung [Abrechnungszeitraum] vom [Datum], Bitte um Belegeinsicht

Sehr geehrte Damen und Herren,

Ihre Betriebskostenabrechnung für den Zeitraum [01.01.–31.12.Jahr] habe ich am [Datum des Zugangs] erhalten. Zur Prüfung bitte ich gemäß § 556 Abs. 4 BGB um Einsicht in die Belege, die der Abrechnung zugrunde liegen, insbesondere:

1. [Position, z. B. Hausmeister]: Vertrag, Rechnungen und Leistungsverzeichnis
2. [Position, z. B. Gebäudeversicherung]: Versicherungsschein und Beitragsrechnung
3. [Position, z. B. Allgemeinstrom]: Rechnung des Versorgers mit Zählernummer
4. [Position, z. B. Wasser]: Gebührenbescheid und Ablesewerte des Hauptzählers
5. Aufstellung der Flächen, Einheiten oder Verbrauchswerte, die dem Verteilerschlüssel zugrunde liegen

Gern können Sie mir die Belege elektronisch zur Verfügung stellen, etwa als PDF an [E-Mail-Adresse]. Alternativ bitte ich um einen Termin zur Einsicht vor Ort.

Ich bitte um Übersendung oder Terminvorschlag bis zum [Datum, z. B. in 3 Wochen].

Bis zur Möglichkeit der Prüfung behalte ich mir vor, die Nachzahlung zurückzuhalten. Meine Rechte, Einwendungen gegen die Abrechnung zu erheben, bleiben unberührt.

Mit freundlichen Grüßen
[Name]

Die Pflicht zur Belegvorlage ist älter als diese Vorschrift. Wer über Einnahmen und Ausgaben Rechenschaft ablegen muss, hat eine geordnete Rechnung mitzuteilen und, soweit üblich, Belege vorzulegen (§ 259 Abs. 1 BGB). Darauf hat der Bundesgerichtshof die Belegeinsicht im Mietrecht lange gestützt. Seit 2025 steht sie ausdrücklich im Gesetz, zusammen mit dem Recht des Vermieters, die Belege digital bereitzustellen.

• Einsicht in alle Belege, auf denen die Abrechnung beruht: Rechnungen, Verträge, Bescheide, Ablesewerte, Flächenaufstellungen.
• Bei Verteilung nach Verbrauch auch Einsicht in die Einzelverbrauchswerte der anderen Mieter (BGH, VIII ZR 189/17).
• Keine Begründung nötig: Das allgemeine Interesse, die Tätigkeit des Vermieters zu kontrollieren, genügt.

Du darfst alles sehen, aber eine gezielte Anfrage wird schneller beantwortet und ist leichter auszuwerten. Diese Belege lohnen sich besonders:

• Hausmeister und Reinigung

  Vertrag mit Leistungsverzeichnis und alle Rechnungen. Hier verstecken sich oft Reparaturen und Verwaltungsaufgaben.

• Wartung und sonstige Betriebskosten

  Wartungsverträge und Rechnungen, um Reparaturen und nicht vereinbarte Kosten zu erkennen.

• Versicherungen

  Versicherungsschein und Beitragsrechnung, um nicht umlagefähige Bausteine wie Mietausfall zu finden.

• Allgemeinstrom und Wasser

  Rechnungen mit Zählernummern und Ablesewerten, um Doppelungen und fremde Verbraucher zu finden.

• Verteilerschlüssel

  Aufstellung der Flächen, Einheiten oder Personen und bei Heizkosten die Verbrauchswerte aller Nutzer.

Der Vermieter darf wählen, ob er dir die Belege digital bereitstellt oder dich zur Einsicht einlädt. Vor der gesetzlichen Neuregelung hatte der BGH entschieden, dass Mieter grundsätzlich Einsicht in die Originale verlangen können und Kopien oder Scans nur ausnahmsweise genügen (Urteil vom 15.12.2021, VIII ZR 66/20). Seit 2025 erlaubt das Gesetz die elektronische Bereitstellung ausdrücklich.

• Elektronisch

  PDF per E-Mail, Download-Link oder Mieterportal. Achte darauf, dass die Scans vollständig und lesbar sind. Fehlen Seiten, frag konkret nach.

• Vor Ort

  Meist in den Räumen der Hausverwaltung. Nimm eine Liste der Positionen mit, fotografiere die Belege, wenn das erlaubt ist, und notiere, was fehlt.

• Kopien per Post

  Wünschst du Papierkopien per Post, frag vorher, ob und zu welchen Kosten der Vermieter sie schickt. Die elektronische Bereitstellung ist meist schneller und kostenlos.

Eine Nachforderung wird mit einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung fällig. Der BGH gibt dir aber ein Druckmittel: Solange der Vermieter dir keine Überprüfung der Abrechnung ermöglicht, darfst du die Zahlung verweigern. Eine Zahlungsklage wäre in dieser Zeit unbegründet (Urteil vom 07.02.2018, VIII ZR 189/17).

Das gilt für die Nachzahlung, nicht für deine laufende Miete und Vorauszahlungen. Zahle beides weiter pünktlich. Und das Recht endet, sobald der Vermieter die Belege bereitstellt. Dann solltest du zügig prüfen und den unstreitigen Teil zahlen.

Ist die gesetzte Frist ohne Antwort verstrichen, schick eine Erinnerung. Darin kündigst du an, die Nachforderung bis zur Einsicht nicht zu zahlen, und erhebst vorsorglich Einwendungen, damit dir keine Frist verloren geht.

[Vorname Name]
[Anschrift, Wohnung]

An [Vermieter / Hausverwaltung]
[Anschrift]

[Ort, Datum]

Betreff: Erinnerung: Belegeinsicht zur Betriebskostenabrechnung [Abrechnungszeitraum]

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit Schreiben vom [Datum] habe ich Einsicht in die Belege zur Betriebskostenabrechnung [Abrechnungszeitraum] verlangt. Eine Antwort liegt mir bisher nicht vor.

Ich bitte erneut um Einsicht gemäß § 556 Abs. 4 BGB, gern elektronisch, bis zum [Datum, z. B. in 2 Wochen].

Solange Sie mir keine Prüfung der Abrechnung ermöglichen, zahle ich die Nachforderung von [Betrag] Euro nicht (BGH, Urteil vom 07.02.2018, VIII ZR 189/17).

Vorsorglich erhebe ich schon jetzt Einwendungen gegen die Positionen [Positionen], deren Höhe ich ohne Belege nicht nachvollziehen kann.

Mit freundlichen Grüßen
[Name]

Verlange die Belege deshalb früh, am besten in den ersten Wochen nach Zugang der Abrechnung. Wird es knapp, erhebe vorsorglich Einwendungen gegen die Positionen, die du nicht prüfen konntest. Konkret und schriftlich: welche Position, warum du sie bezweifelst.

• Nur mündlich gefragt

  Ohne schriftliches Verlangen kannst du später nicht belegen, dass du die Einsicht gefordert hast.

• Zu spät angefordert

  Wer im elften Monat fragt, hat kaum Zeit für die Auswertung.

• Laufende Miete gekürzt

  Das Zurückbehaltungsrecht betrifft die Nachforderung, nicht die Miete.

• Belege nicht gegen den Mietvertrag gelesen

  Eine Rechnung kann korrekt sein und trotzdem nicht in deine Abrechnung gehören, etwa wenn die Kosten nicht vereinbart sind.

1. 1

   Summen abgleichen

   Stimmt die Summe der Rechnungen mit den Gesamtkosten der Position überein? Rechnungen außerhalb des Abrechnungszeitraums gehören nicht hinein.

2. 2

   Leistungen lesen

   Begriffe wie Reparatur, Austausch, Ersatzteil, Notdienst oder Verwaltung sprechen gegen umlagefähige Betriebskosten.

3. 3

   Mit dem Mietvertrag vergleichen

   Ist die Kostenart vereinbart? Sonstige Betriebskosten müssen einzeln genannt sein.

4. 4

   Verteilerschlüssel nachrechnen

   Gesamtfläche, deine Fläche, Zahl der Einheiten. Bei Heizkosten die Summe der Verbrauchswerte.

5. 5

   Einwendungen schreiben

   Für jede beanstandete Position Betrag und Grund nennen und eine berichtigte Abrechnung verlangen.