Korrektur der Nebenkostenabrechnung verlangen: Muster und Fristen

Kurz beantwortet

Eine Korrektur der Nebenkostenabrechnung verlangst du schriftlich beim Vermieter, indem du jede falsche Position mit Grund benennst, und zwar bis spätestens zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung. Pauschale Kritik reicht nicht. Der Vermieter muss erkennen können, was du beanstandest. Sind deine Einwendungen berechtigt, sinkt die Nachforderung oder das Guthaben steigt. Zahlen kannst du vorher den unstreitigen Teil, gern unter Vorbehalt. Nach Ablauf seiner eigenen Abrechnungsfrist darf der Vermieter nur noch zu deinen Gunsten korrigieren.

Grundlage ist dein Recht, Einwendungen gegen die Abrechnung zu erheben (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB). Typische Gründe, eine berichtigte Abrechnung zu verlangen:

• Nicht umlagefähige Kosten

  Verwaltung, Reparaturen, Instandhaltung oder Bankgebühren gehören nicht in die Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV).

• Nicht vereinbarte Kosten

  Sonstige Betriebskosten sind nur umlagefähig, wenn sie im Mietvertrag einzeln genannt sind.

• Falscher Verteilerschlüssel

  Falsche Wohnfläche, falsche Personenzahl oder ein anderer Schlüssel als im Mietvertrag vereinbart.

• Vorauszahlungen falsch

  Gezahlte Abschläge fehlen oder sind falsch summiert. Vergleiche mit deinen Kontoauszügen.

• Falscher Zeitraum

  Bei Ein- oder Auszug im Jahr werden Kosten für Monate verlangt, in denen du nicht gewohnt hast.

• Rechenfehler und Doppelungen

  Eine Position taucht zweimal auf, etwa Heizungswartung in Heiz- und Betriebskosten.

Beispiel: Die Abrechnung 2025 ist dir am 20. Juli 2026 zugegangen. Deine Einwendungen müssen dem Vermieter bis zum 20. Juli 2027 vorliegen. Warte nicht bis zum letzten Tag, denn auch hier zählt der Zugang beim Empfänger.

Kopiere den Text, ersetze alles in eckigen Klammern und lösche Beispiele, die nicht passen. Je genauer die Begründung, desto schwerer kann der Vermieter sie übergehen. Schick das Schreiben so, dass du den Zugang nachweisen kannst.

[Vorname Name]
[Straße Hausnummer, PLZ Ort]
[Wohnung]

An [Vermieter / Hausverwaltung]
[Anschrift]

[Ort, Datum]

Betreff: Betriebskostenabrechnung [Abrechnungszeitraum] vom [Datum], Einwendungen und Bitte um Korrektur

Sehr geehrte Damen und Herren,

Ihre Betriebskostenabrechnung für den Zeitraum [01.01.–31.12.Jahr] ist mir am [Datum des Zugangs] zugegangen. Gegen die Abrechnung erhebe ich folgende Einwendungen:

1. [Position, Betrag]: [Begründung, z. B. „Verwaltungskosten sind keine umlagefähigen Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV).“]
2. [Position / Angabe]: [Begründung, z. B. „Sie rechnen mit einer Wohnfläche von 72 m². Laut Mietvertrag beträgt sie 68 m².“]
3. [Position, Betrag]: [Begründung, z. B. „Die Vorauszahlungen für [Monat] sind nicht berücksichtigt. Gezahlt habe ich insgesamt [Betrag] Euro.“]

Ich bitte Sie, die Abrechnung entsprechend zu korrigieren und mir eine berichtigte Fassung bis zum [Datum, z. B. in 4 Wochen] zukommen zu lassen.

Nach meiner Berechnung ergibt sich statt einer Nachzahlung von [Betrag laut Abrechnung] Euro [eine Nachzahlung von / ein Guthaben von] [Betrag] Euro. [Den unstreitigen Teil von [Betrag] Euro überweise ich unter Vorbehalt. / Bis zur Korrektur zahle ich die Nachforderung nicht.]

[Optional: Für die übrigen Positionen bitte ich um Einsicht in die Belege (§ 556 Abs. 4 BGB), gern elektronisch.]

Mit freundlichen Grüßen
[Name]

Eine Korrektur ist keine Einbahnstraße. Auch der Vermieter kann Fehler finden, etwa eine vergessene Rechnung. Die Regeln dazu hat der Bundesgerichtshof klar gezogen:

• Innerhalb seiner Abrechnungsfrist

  Der Vermieter darf korrigieren, auch zu deinen Lasten. Eine vorbehaltlose Zahlung oder Erstattung steht dem nicht entgegen (BGH, Urteil vom 12.01.2011, VIII ZR 296/09).

• Nach Ablauf seiner Abrechnungsfrist

  Inhaltliche Fehler darf er noch berichtigen, aber nicht mehr mit einer höheren Nachforderung. Der Mieter ist vor Korrekturen zu seinen Lasten weitgehend geschützt (BGH, VIII ZR 115/04).

• Formell unwirksame Abrechnung

  Sie wahrt die Frist nicht. Kommt die erste formell ordnungsgemäße Abrechnung erst nach Fristablauf, ist eine Nachforderung in der Regel ausgeschlossen.

Für dich heißt das: Wenn du Einwendungen erhebst, kann eine berichtigte Abrechnung auch andere Zahlen ändern. Innerhalb der Frist des Vermieters ist das sein gutes Recht. Danach kannst du jeden Mehrbetrag zurückweisen.

Eine Nachforderung wird mit Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung fällig. Bis zur Korrektur hast du drei Möglichkeiten:

• Unstreitigen Teil zahlen

  Du zahlst, was du für berechtigt hältst, und hältst den beanstandeten Rest zurück. Liegst du falsch, gerätst du mit dem Rest in Verzug.

• Unter Vorbehalt zahlen

  Du zahlst alles mit dem Vermerk „unter Vorbehalt“. Zu viel Gezahltes forderst du nach der Korrektur zurück.

• Zurückhalten bis zur Belegeinsicht

  Verweigert der Vermieter die Einsicht in die Belege, darfst du die Nachforderung zurückhalten (BGH, Urteil vom 07.02.2018, VIII ZR 189/17).

Hast du bereits gezahlt und die berichtigte Abrechnung ergibt weniger, forderst du die Differenz zurück. Rechtsgrundlage ist die Rückforderung einer Zahlung ohne Rechtsgrund (§ 812 Abs. 1 BGB).

[Vorname Name]
[Anschrift, Wohnung]

An [Vermieter / Hausverwaltung]
[Anschrift]

[Ort, Datum]

Betreff: Berichtigte Betriebskostenabrechnung [Abrechnungszeitraum], Erstattung

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für die berichtigte Abrechnung vom [Datum]. Danach ergibt sich [ein Guthaben von / eine geringere Nachzahlung von] [Betrag] Euro.

Auf die ursprüngliche Abrechnung habe ich am [Datum] bereits [Betrag] Euro gezahlt. Ich bitte Sie, mir die Differenz von [Betrag] Euro bis zum [Datum, z. B. in 3 Wochen] auf mein Konto IBAN [IBAN] zu überweisen.

[Optional: Bitte passen Sie auch die monatliche Vorauszahlung auf Grundlage der berichtigten Abrechnung an.]

Mit freundlichen Grüßen
[Name]

• Pauschal widersprochen

  „Die Abrechnung ist zu hoch“ ist keine Einwendung. Nenne Position, Betrag und Grund.

• Frist verpasst

  Wer erst nach zwölf Monaten ab Zugang schreibt, kann Einwendungen in der Regel nicht mehr geltend machen.

• Nur angerufen

  Mündliche Beanstandungen lassen sich später nicht nachweisen. Immer schriftlich.

• Berichtigte Fassung nicht geprüft

  Die neue Abrechnung kann neue Fehler enthalten oder eine Korrektur zu deinen Lasten, die nach Fristablauf nicht mehr zulässig ist.

• Vorauszahlung vergessen

  Nach der Korrektur sollte auch die monatliche Vorauszahlung passen. Sprich die Anpassung an.

1. 1

   Zugang notieren, Frist berechnen

   Zwölf Monate ab Zugang für deine Einwendungen.

2. 2

   Abrechnung gegen Mietvertrag prüfen

   Fläche, Schlüssel, vereinbarte Kostenarten, Vorauszahlungen.

3. 3

   Belege anfordern

   Für Positionen, die du ohne Rechnungen nicht beurteilen kannst.

4. 4

   Einwendungen mit dem Muster schreiben

   Position, Betrag, Grund, eigene Berechnung, Frist für die berichtigte Fassung.

5. 5

   Zahlungsweg wählen

   Unstreitigen Teil zahlen, unter Vorbehalt zahlen oder bis zur Belegeinsicht zurückhalten.

6. 6

   Berichtigte Abrechnung prüfen

   Und gegebenenfalls Erstattung mit dem zweiten Muster verlangen.