Vermieter korrigiert die Nebenkostenabrechnung: Was innerhalb und nach der Frist gilt

Kurz beantwortet

Der Vermieter darf die Nebenkostenabrechnung korrigieren, zu deinen Lasten aber nur bis zum Ende seiner Abrechnungsfrist. Solange die Frist läuft, kann er Fehler beheben, vergessene Kosten nachtragen und sogar ein schon ausgezahltes Guthaben zurückfordern. Danach schützt dich § 556 Abs. 3 S. 3 BGB: Eine spätere Korrektur darf das Ergebnis der rechtzeitig erteilten Abrechnung weder in einzelnen Positionen noch insgesamt übersteigen, so der Bundesgerichtshof. Nur wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat, darf er nachlegen, und auch dann nur zügig. Korrekturen zu deinen Gunsten muss er dagegen jederzeit gelten lassen.

Von Korrekturen steht im Gesetz kein Wort. Der Bundesgerichtshof hat die Regel aber auf sie übertragen: Eine Korrektur, die mehr verlangt als die erste Fassung, ist eine neue Nachforderung. Und Nachforderungen sind nach Fristablauf ausgeschlossen. Die Abrechnungsfrist soll dir Sicherheit geben, dass nach ihrem Ablauf keine weiteren Forderungen mehr kommen, und Streit vermeiden.

Solange die Frist läuft, ist der Vermieter frei. Innerhalb der Abrechnungsfrist kann er eine Korrektur ohne Weiteres vornehmen, auch wenn sie zu deinen Lasten ausfällt (BGH, Urteil vom 12.01.2011, VIII ZR 296/09).

Der Fall dahinter zeigt, wie weit das geht: Eine Vermieterin rechnete im Juli 2007 für das Jahr 2006 ab. Die Mieter erhielten ein Guthaben, davon 152,60 € bei den Heizkosten, und es wurde mit der Miete verrechnet. Dann fiel auf, dass 8.200 Liter Heizöl im Wert von 4.613,32 € nicht berücksichtigt waren. Im Dezember 2007 kam die korrigierte Abrechnung: nur noch 14,52 € Guthaben bei den Heizkosten. Die Differenz von 138,08 € buchte die Vermieterin ab. Zu Recht, entschied der BGH.

• Guthaben schon ausgezahlt

  Die vorbehaltlose Erstattung oder Gutschrift eines Guthabens ist kein deklaratorisches Schuldanerkenntnis. Sie hindert eine Korrektur innerhalb der Frist nicht.

• Nachzahlung schon bezahlt

  Umgekehrt gilt das auch für dich: Deine vorbehaltlose Zahlung ist kein Anerkenntnis. Du kannst trotzdem Einwendungen erheben.

• Neue Fassung, gleiche Frist

  Entscheidend ist, wann die korrigierte Fassung bei dir ankommt. Liegt das vor dem Fristende, zählt die neue Fassung voll.

Ist die Frist abgelaufen, bist du vor einer Berichtigung zu deinen Lasten weitgehend geschützt. Der Bundesgerichtshof hat die Grenze 2004 genau beschrieben:

Im Fall hatte die Hausverwaltung nach Wohnfläche verteilt, im Mietvertrag waren Miteigentumsanteile vereinbart. Nach dem Widerspruch der Mieter kam eine korrigierte Abrechnung für 2001: 694,14 € statt 658,01 €. Die Frist war da schon abgelaufen. Der Vermieter bekam die 658,01 € aus der ersten Fassung, die zusätzlichen 36,13 € nicht.

2007 ergänzte der BGH: Eine ausgeschlossene Nachforderung liegt auch vor, wenn der Vermieter nach Fristablauf einen Betrag fordert, der das Ergebnis einer bereits erteilten Abrechnung übersteigt, und zwar auch dann, wenn dieses Ergebnis ein Guthaben war (VIII ZR 190/06). Hat dir die erste Fassung ein Guthaben von 80 € gebracht, kann der Vermieter nach Fristablauf weder eine Nachzahlung verlangen noch das Guthaben zurückfordern.

Die Frist wahrt der Vermieter nur mit einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung. Auf die inhaltliche Richtigkeit kommt es dafür nicht an (BGH, VIII ZR 115/04). Daraus folgen zwei sehr verschiedene Lagen:

• Inhaltlicher Fehler

  Falscher Betrag, falscher Verteilerschlüssel, vergessene Kosten, nicht umlagefähige Positionen. Die erste Fassung hat die Frist gewahrt. Nach Fristablauf darf korrigiert werden, aber nicht über das erste Ergebnis hinaus.

• Formeller Fehler

  Es fehlen Mindestangaben, etwa die Gesamtkosten, der Verteilerschlüssel, die Berechnung deines Anteils oder der Abzug der Vorauszahlungen, oder die Abrechnung ist nicht nachvollziehbar. Dann hat sie die Frist nicht gewahrt. Eine korrigierte Fassung nach Fristablauf bringt dem Vermieter keine Nachforderung mehr.

Hat der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten, darf er auch nach Fristablauf nachfordern. Typischer Fall ist ein Kostenbescheid, der erst später kommt. Im Urteil vom 05.07.2006 (VIII ZR 220/05) erhielt eine Vermieterin im Dezember 2002 Grundsteuerbescheide mit Nachforderungen für die Jahre 1998 bis 2001, die schon abgerechnet waren.

Lässt sich der Vermieter mehr Zeit, nachdem ihm die Unterlagen vorliegen, hat er die Verspätung doch zu vertreten. Und er muss konkret darlegen, welche Bemühungen er unternommen hat, um rechtzeitig abzurechnen (BGH, Urteil vom 25.01.2017, VIII ZR 249/15). Ein pauschaler Hinweis auf eine überlastete Hausverwaltung oder einen fehlenden Beschluss der Eigentümer reicht nicht.

Die Heizkosten sind Teil deiner Betriebskostenabrechnung. Für ihre Korrektur gelten deshalb dieselben Regeln, auch wenn die neue Fassung vom Messdienst kommt. Typische Anlässe:

• Vergessener Brennstoff

  Wie im BGH-Fall mit 8.200 Litern Heizöl: Innerhalb der Frist darf nachberechnet werden, nach Fristablauf nicht mehr zu deinen Lasten.

• Falsche Ablesewerte

  Ein Gerät wurde doppelt gezählt oder einer falschen Wohnung zugeordnet. Werden deine Einheiten dadurch kleiner, muss die Korrektur bei dir ankommen, egal wann.

• Neue Messdienstabrechnung

  Schickt der Vermieter eine neue Heizkostenabrechnung nach Fristablauf, darf deine Nachzahlung dadurch nicht steigen. Sinken die Heizkosten, profitierst du.

• CO₂-Anteil nachgereicht

  Wird der Vermieteranteil an den CO₂-Kosten nachträglich gutgeschrieben, ist das eine Korrektur zu deinen Gunsten und immer möglich.

• Höhere Nachforderung nach Fristablauf

  Die korrigierte Fassung kommt im neuen Jahr und verlangt mehr als die erste. Der Mehrbetrag ist in der Regel ausgeschlossen.

• Neue Kostenart nachgeschoben

  Eine Position, die in der ersten Fassung fehlte, taucht nach Fristablauf auf. Nach dem BGH gilt die Grenze für Art und Höhe der Einzelpositionen.

• Guthaben zurückgefordert

  Nach Fristablauf verlangt der Vermieter ein ausgezahltes Guthaben zurück oder verrechnet es mit der Miete.

• Abbuchung ohne Erklärung

  Die Differenz wird per Lastschrift eingezogen, ohne dass die Änderung erläutert wird. Prüfe Kontoauszüge, wenn eine korrigierte Fassung kommt.

• „Nicht zu vertreten“ ohne Begründung

  Der Vermieter beruft sich pauschal auf die Hausverwaltung oder den Messdienst, ohne darzulegen, was er selbst unternommen hat.

• Zu deinen Gunsten nicht übernommen

  Nach deinem berechtigten Widerspruch werden nur die Positionen geändert, die dem Vermieter passen.

1. 1

   Daten notieren

   Ende des Abrechnungszeitraums, Fristende (zwölf Monate später), Zugang der ersten Fassung und Zugang der korrigierten Fassung.

2. 2

   Fassungen nebeneinanderlegen

   Vergleiche jede Position: Gesamtkosten, Schlüssel, dein Anteil, Vorauszahlungen. Markiere, was gestiegen und was gesunken ist.

3. 3

   Fristlage bestimmen

   Kam die Korrektur vor Fristende, zählt sie voll. Kam sie danach, darf keine Position und nicht das Ergebnis höher sein als in der ersten Fassung.

4. 4

   Begründung verlangen

   Lass dir erklären, was korrigiert wurde und warum, und bei einer Berufung auf „nicht zu vertreten“, welche Unterlagen wann kamen.

5. 5

   Belege einsehen

   Fordere die Rechnungen zu den geänderten Positionen an (§ 556 Abs. 4 BGB).

6. 6

   Widersprechen und zahlen, was unstreitig ist

   Schriftlich, mit Verweis auf die Fristlage. Einwendungen spätestens zwölf Monate nach Zugang.

• Nachforderung zurückweisen

  Kam die höhere Fassung nach Fristablauf, weise den Mehrbetrag schriftlich zurück und nenne § 556 Abs. 3 S. 3 BGB und das Urteil VIII ZR 115/04.

• Abbuchung zurückholen

  Wurde ein unzulässiger Betrag per Lastschrift eingezogen, fordere ihn schriftlich zurück.

• Eigene Korrektur verlangen

  Findest du Fehler zu deinen Gunsten, verlange eine Korrektur. Das geht innerhalb deiner Einwendungsfrist von zwölf Monaten ab Zugang.

• Hilfe holen

  Bei hohen Beträgen oder Streit über „nicht zu vertreten“ helfen Mieterverein oder Fachanwalt.