Kaution einbehalten wegen der Nebenkostenabrechnung: Wie viel und wie lange?

Kurz beantwortet

Wegen einer noch ausstehenden Nebenkostenabrechnung darf der Vermieter einen angemessenen Teil der Kaution einbehalten, aber nicht die ganze Kaution und nicht unbegrenzt. Der Bundesgerichtshof erlaubt den Einbehalt, wenn eine Nachzahlung zu erwarten ist, und zwar bis zum Ablauf der Abrechnungsfrist. Die beträgt zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Wie viel angemessen ist, richtet sich nach der zu erwartenden Nachzahlung, typischerweise nach den Vorjahren. Den übrigen Betrag muss der Vermieter nach einer angemessenen Prüfzeit abrechnen und auszahlen, samt Zinsen. Ist die Abrechnung verspätet oder die Nachforderung verjährt, fällt der Grund für den Einbehalt weg.

Das Gesetz regelt die Höhe und die Anlage der Kaution, aber nicht, wann sie zurückgezahlt werden muss. Fest steht: Die Kaution ist dein Geld, und die Zinsen gehören dir.

Wann du die Kaution zurückbekommst, hat der Bundesgerichtshof entschieden. Der Kernsatz stammt aus einem Urteil von 2016:

Zu diesen Forderungen gehören auch Nachzahlungen aus einer Nebenkostenabrechnung, die erst nach dem Auszug erstellt wird. Deshalb darf der Vermieter nach dem Urteil vom 18.01.2006 (VIII ZR 71/05) einen angemessenen Teil der Kaution bis zum Ablauf der ihm zustehenden Abrechnungsfrist einbehalten, wenn eine Nachforderung zu erwarten ist.

Die Grenze ist die Abrechnungsfrist. Über die Vorauszahlungen muss der Vermieter jährlich abrechnen, und die Abrechnung ist dir spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 S. 2 BGB). Für den Einbehalt zählt das Jahr, in dem du ausziehst:

Das Abrechnungsjahr läuft weiter, auch wenn du mitten im Jahr ausziehst. Der Vermieter muss dich nicht vorab abrechnen, denn zu Teilabrechnungen ist er nicht verpflichtet (§ 556 Abs. 3 S. 4 BGB). Bei einem Auszug im März kann der Einbehalt also bis zu 21 Monate dauern. Sobald die Abrechnung da ist, endet er, auch wenn die Frist noch läuft.

Für den nicht benötigten Rest der Kaution gilt keine feste Frist. Der BGH spricht von einer angemessenen, nicht allgemein bestimmbaren Frist (VIII ZR 141/17). Sie richtet sich nach dem Einzelfall und kann auch mehr als sechs Monate betragen (VIII ZR 184/23). Wer keine anderen Forderungen hat, muss den Teil aber nicht monatelang liegen lassen.

Nach dem Auszug muss sich der Vermieter erklären: Welche Forderungen aus dem beendeten Mietverhältnis erhebt er? Mit dieser Erklärung rechnet er die Kaution ab. Der BGH hat 2019 festgehalten, was daraus folgt (VIII ZR 141/17):

• Abrechnung auch ohne Formular

  Die Kaution kann auch durch schlüssiges Verhalten abgerechnet werden, etwa durch eine Aufrechnung oder eine Klage. Behält sich der Vermieter dabei nichts vor, beschränkt er sich auf die genannten Forderungen.

• Fällig mit Zugang

  Eine Barkaution wird mit dem Zugang der Abrechnung beim Mieter zur Rückzahlung fällig.

• Auch streitige Forderungen

  Nach der Abrechnung darf sich der Vermieter aus der Barkaution befriedigen, auch wenn du die Forderung bestreitest. Für Nebenkosten heißt das: Wehre dich gegen eine falsche Nachzahlung, bevor sie verrechnet wird.

• Deine Aufrechnung

  Nutzt der Vermieter seine Befugnis nicht, kannst du mit deinem fälligen Rückzahlungsanspruch gegen seine Forderungen aufrechnen.

Ein Beispiel aus der Rechtsprechung: Im Fall VIII ZR 249/15 rechnete ein Vermieter die Nebenkosten für drei Jahre mit einem einzigen Schreiben ab und verrechnete alles mit dem Kautionsguthaben von 640,45 €. Durchgekommen ist er nur mit dem Jahr, für das er rechtzeitig abgerechnet hatte. Die Nachforderungen für die beiden älteren Jahre waren ausgeschlossen.

Kommt die letzte Abrechnung nicht rechtzeitig, kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen und deshalb auch keine Kaution mehr für die Nebenkosten zurückhalten. Ein Guthaben aus einer verspäteten Abrechnung muss er dir dagegen auszahlen, denn ausgeschlossen sind nur seine Nachforderungen.

Kommt gar keine Abrechnung, kannst du nach Ende des Mietverhältnisses und Ablauf der Frist die Vorauszahlungen für den nicht abgerechneten Zeitraum zurückverlangen. Das hat der BGH 2005 entschieden (VIII ZR 57/04) und 2006 vom laufenden Mietverhältnis abgegrenzt, in dem nur ein Zurückbehaltungsrecht an den laufenden Vorauszahlungen besteht (VIII ZR 191/05).

Nachforderungen aus einer Nebenkostenabrechnung verjähren in drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§ 199 Abs. 1 BGB), also mit Ende des Jahres, in dem abgerechnet wurde. Im Fall des BGH war eine Abrechnung vom 31.08.2007 Ende 2010 verjährt.

Normalerweise darf ein Gläubiger auf eine Sicherheit auch nach Verjährung zugreifen (§ 216 Abs. 1 BGB). Für wiederkehrende Leistungen gilt das aber nicht (§ 216 Abs. 3 BGB). Betriebskostennachforderungen aus Jahresabrechnungen sind solche wiederkehrenden Leistungen, entschied der BGH. Dem Vermieter ist es deshalb verwehrt, sich wegen bereits verjährter Betriebskostennachforderungen aus der Mietsicherheit zu befriedigen (VIII ZR 263/14; im Fall ging es um ein verpfändetes Sparbuch).

• Ganze Kaution einbehalten

  Wegen der Nebenkosten wird die komplette Kaution zurückgehalten, obwohl die Nachzahlungen der Vorjahre nur einen Bruchteil ausgemacht haben.

• Einbehalt über die Frist hinaus

  Die Abrechnungsfrist ist abgelaufen, die Abrechnung kam nicht, und der Einbehalt bleibt trotzdem bestehen.

• Zinsen fehlen

  Die Kautionsabrechnung nennt nur den eingezahlten Betrag. Die Erträge stehen dir aber zu (§ 551 Abs. 3 BGB).

• Verspätete Nachforderung verrechnet

  Eine Nachzahlung aus einer zu spät gekommenen Abrechnung wird von der Kaution abgezogen.

• Verjährtes verrechnet

  Alte, bereits verjährte Nachforderungen werden mit der Kaution verrechnet.

• Fehlerhafte Abrechnung verrechnet

  Die Nachzahlung beruht auf einer Abrechnung mit nicht umlagefähigen Kosten oder falschem Verteilerschlüssel und wird ohne Prüfung von der Kaution abgezogen.

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   Kaution und Zinsen feststellen

   Wie viel hast du gezahlt, wann, und auf welchem Konto liegt das Geld? Verlange einen Nachweis über die Anlage und die Zinsen.

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   Nachzahlungen der Vorjahre heraussuchen

   Sie sind der beste Maßstab dafür, wie viel Einbehalt angemessen ist.

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   Fristende ausrechnen

   Ende des Abrechnungszeitraums, in dem du ausgezogen bist, plus zwölf Monate. Bis dahin muss die Abrechnung bei dir sein.

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   Abrechnung prüfen, sobald sie kommt

   Kosten, Verteilerschlüssel, Zeitanteil bis zum Auszug, Zwischenablesung, Vorauszahlungen. Widersprich schriftlich, bevor verrechnet wird.

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   Restbetrag schriftlich fordern

   Nenne den Betrag, rechne vor, wie er sich ergibt, und setze eine Frist von zwei Wochen.

• Neue Adresse mitteilen

  Damit die Abrechnung dich erreicht. Für die Frist kommt es auf den Zugang an, und eine fehlende Adresse kann zum Streit über die Verspätung führen.

• Auszahlung des Rests verlangen

  Schreib, welcher Betrag für die Nebenkosten angemessen wäre, und fordere den Rest mit Zinsen, mit Fristsetzung.

• Abrechnung prüfen und widersprechen

  Einwendungen sind bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang möglich (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB). Bei der Kaution solltest du aber nicht so lange warten.

• Belege einsehen

  Du kannst Einsicht in die Belege verlangen (§ 556 Abs. 4 BGB), auch nach dem Auszug.

• Hilfe holen

  Bleibt der Vermieter stur, hilft ein Mieterverein oder ein Fachanwalt für Mietrecht. Auch dein Anspruch auf die Kaution verjährt nach den allgemeinen Regeln in drei Jahren.