Mehrere Nebenkostenabrechnungen auf einmal: Welche Jahre du noch zahlen musst

Kurz beantwortet

Bekommst du die Nebenkostenabrechnung für mehrere Jahre auf einmal, musst du nur für die Jahre nachzahlen, deren Abrechnungsfrist beim Zugang noch nicht abgelaufen war. Das Gesetz verlangt eine jährliche Abrechnung und gibt dem Vermieter für jeden Abrechnungszeitraum zwölf Monate Zeit. Bündelt er mehrere Jahre in einem Brief, wird jedes Jahr einzeln betrachtet. Für zu spät abgerechnete Jahre ist eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen, Guthaben aus diesen Jahren stehen dir aber zu. Nur wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat, darf er nachfordern. Für die rechtzeitigen Jahre gilt: prüfen, binnen zwölf Monaten Einwände erheben, den berechtigten Teil zahlen.

Drei Dinge folgen daraus. Erstens ist jedes Jahr ein eigener Abrechnungszeitraum mit eigener Frist. Zweitens kommt es darauf an, wann die Abrechnung bei dir ankommt, nicht wann sie geschrieben oder abgeschickt wurde. Drittens trifft die Folge einer Verspätung nur Nachforderungen. Der Abrechnungszeitraum muss übrigens nicht das Kalenderjahr sein. Läuft er etwa vom 1. Juli bis 30. Juni, endet die Frist am 30. Juni des Folgejahres.

Der Bundesgerichtshof hatte 2017 genau diese Lage zu entscheiden (Urteil vom 25.01.2017, VIII ZR 249/15). Ein Vermieter einer Eigentumswohnung rechnete die Betriebskosten für 2010, 2011 und 2012 mit einem Schreiben vom 7. Dezember 2013 ab. Er forderte 459,08 € für 2010, 569,79 € für 2011 und 553,38 € für 2012 und verrechnete alles mit dem Kautionsguthaben der Mieterin von 640,45 €.

• 2010

  Hätte bis zum 31.12.2011 mitgeteilt werden müssen. Nachforderung ausgeschlossen.

• 2011

  Hätte bis zum 31.12.2012 mitgeteilt werden müssen. Nachforderung ausgeschlossen.

• 2012

  Frist bis 31.12.2013, also rechtzeitig. Die Nachforderung war aber durch die Aufrechnung mit dem Kautionsguthaben erloschen.

Bemerkenswert ist, dass der Vermieter alle drei Jahre in einem Schreiben verschickte. Das änderte nichts daran, dass der BGH jedes Jahr einzeln geprüft hat: Für das jüngste Jahr war er rechtzeitig, für die beiden älteren zu spät. Eine Gesamtsumme über mehrere Jahre sagt deshalb nichts darüber, was du tatsächlich schuldest. Der Vermieter hatte sich darauf berufen, die frühere Hausverwaltung habe keine ordentlichen Abrechnungen erstellt und die Eigentümer hätten erst kurz vorher beschlossen. Das genügte dem BGH nicht. Statt einer Restforderung von 941,79 € bekam der Vermieter nichts.

Für das Abrechnungsjahr 2024 (Januar bis Dezember) endete die Frist mit Ablauf des 31.12.2025. Jede Abrechnung für 2024, die erst 2026 bei dir angekommen ist, kommt zu spät. Was das für dich heißt:

• Nachzahlung

  Grundsätzlich ausgeschlossen. Du kannst schriftlich mitteilen, dass du wegen Fristablaufs nicht zahlst.

• Guthaben

  Steht dir zu. Fordere es ein, wenn es nicht automatisch ausgezahlt wird.

• Abweichender Zeitraum

  Lief der Zeitraum etwa vom 01.07.2024 bis 30.06.2025, endet die Frist erst am 30.06.2026. Lies das Datum in der Abrechnung genau.

• Schon bezahlt?

  Auch dann ist nicht alles verloren: Eine Zahlung ohne Vorbehalt ist für sich genommen kein Anerkenntnis (BGH, VIII ZR 296/09). Ob du eine bezahlte, verspätete Nachforderung zurückholen kannst, solltest du bei größeren Beträgen prüfen lassen. Einen solchen Fall aus unserer Praxis findest du unten.

Der Vermieter darf ausnahmsweise nachfordern, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat. Das muss er konkret darlegen, also welche Bemühungen er unternommen hat, um rechtzeitig abzurechnen (BGH, VIII ZR 249/15). Typischer Fall ist ein Kostenbescheid, der erst nach Fristablauf kommt, zum Beispiel eine rückwirkend festgesetzte Grundsteuer.

Auch dann darf er sich nicht beliebig Zeit lassen. Im Regelfall muss er die Nachforderung innerhalb von drei Monaten nach Wegfall des Hindernisses erheben (BGH, Urteil vom 05.07.2006, VIII ZR 220/05). Im Fall VIII ZR 249/15 reichten dem BGH weder ein Verwalterwechsel noch eine fehlende Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft.

Für Jahre, die rechtzeitig abgerechnet wurden, gibt es eine zweite Grenze: die Verjährung. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB) und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§ 199 Abs. 1 BGB). Fällig wird eine Nachforderung mit der Abrechnung. Im Fall des BGH (VIII ZR 263/14) war eine Abrechnung vom 31.08.2007 deshalb mit Ablauf des Jahres 2010 verjährt.

Bestimmte Schritte des Vermieters, etwa eine Klage, können die Verjährung hemmen. Ist eine Nachforderung verjährt, darf sich der Vermieter laut BGH auch nicht mehr aus der Kaution bedienen, denn Betriebskostennachforderungen sind wiederkehrende Leistungen (§ 216 Abs. 3 BGB).

• Mietverhältnis läuft noch

  Du kannst nicht alle Vorauszahlungen zurückverlangen. Du darfst aber die laufenden Vorauszahlungen zurückhalten, bis der Vermieter ordnungsgemäß abrechnet (BGH, Urteil vom 29.03.2006, VIII ZR 191/05). Kündige das schriftlich an.

• Mietverhältnis ist beendet

  Dann fehlt dir dieses Druckmittel. Der BGH gibt dir deshalb einen Anspruch auf Rückzahlung der Vorauszahlungen für die nicht abgerechneten Zeiträume, ohne Umweg über eine Klage auf Abrechnung (Urteil vom 09.03.2005, VIII ZR 57/04).

• Abrechnung einfordern

  In beiden Fällen hilft ein schriftliches Schreiben mit Frist. Es dokumentiert, dass du die Abrechnung verlangt hast.

• Gesamtsumme statt Jahre

  Der Vermieter verlangt eine Summe über alle Jahre und verschweigt, dass einzelne Jahre verspätet sind.

• Verrechnung mit Guthaben

  Ein Guthaben aus einem Jahr wird mit einer ausgeschlossenen Nachforderung aus einem anderen Jahr verrechnet.

• Zeitraum über zwölf Monate

  Zwei Jahre werden zu einem Zeitraum zusammengefasst, sodass die Frist nicht mehr erkennbar ist.

• Vorauszahlungen falsch zugeordnet

  Zahlungen aus einem Jahr tauchen im anderen auf oder fehlen ganz. Bei mehreren Jahren auf einmal passiert das leicht.

• „Nicht zu vertreten“ pauschal behauptet

  Hinweise auf Verwalterwechsel oder fehlende Eigentümerbeschlüsse ersetzen nicht die konkrete Darlegung.

• Verjährtes angemahnt

  Alte Nachforderungen, deren Verjährung schon abgelaufen ist, werden erneut verlangt oder mit der Kaution verrechnet.

1. 1

   Zugang festhalten

   Notiere, wann die Abrechnungen bei dir angekommen sind. Bewahre den Umschlag auf oder speichere die E-Mail.

2. 2

   Je Jahr Zeitraum und Fristende bestimmen

   Ende des Abrechnungszeitraums plus zwölf Monate. Liegt der Zugang danach, ist eine Nachforderung für dieses Jahr grundsätzlich ausgeschlossen.

3. 3

   Ergebnis je Jahr trennen

   Nachzahlung oder Guthaben, jedes Jahr für sich. Eine Gesamtsumme hilft nicht weiter.

4. 4

   Vorauszahlungen abgleichen

   Stimmen die abgezogenen Vorauszahlungen je Jahr mit deinen Kontoauszügen überein?

5. 5

   Rechtzeitige Jahre inhaltlich prüfen

   Kostenarten, Verteilerschlüssel, Flächen, Heizkosten. Fordere Belege an (§ 556 Abs. 4 BGB).

6. 6

   Schriftlich antworten

   Weise verspätete Nachforderungen zurück, fordere Guthaben ein und erhebe Einwände gegen die rechtzeitigen Jahre.

• Verspätete Jahre zurückweisen

  Teile mit, dass du für diese Jahre wegen Ablaufs der Abrechnungsfrist nicht zahlst (§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB).

• Guthaben einfordern

  Nenne Jahr und Betrag und setze eine Frist für die Auszahlung.

• Einwendungsfrist im Blick

  Deine Einwendungen musst du spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitteilen (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB). Kommen alle Abrechnungen am selben Tag, endet diese Frist für alle gleichzeitig.

• Den berechtigten Teil zahlen

  Was nach deiner Prüfung für die rechtzeitigen Jahre stimmt, zahlst du. So vermeidest du Streit um den unstreitigen Betrag.