Abrechnungszeitraum der Nebenkosten: Warum zwölf Monate gelten und wann er sich ändern darf

Kurz beantwortet

Der Abrechnungszeitraum der Nebenkosten beträgt zwölf Monate, muss aber nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmen. Welcher Zeitraum gilt, ergibt sich aus dem Mietvertrag oder der bisherigen Praxis. Ändern darf der Vermieter den Turnus, indem er einmal einen kürzeren Rumpfzeitraum abrechnet. Einen Zeitraum von mehr als zwölf Monaten hat der Bundesgerichtshof nur in einem Ausnahmefall gebilligt: einmalig, vereinbart und zur Umstellung auf das Kalenderjahr. Vom Ende des Zeitraums an hat der Vermieter zwölf Monate Zeit für die Abrechnung.

Die Regeln zum Abrechnungszeitraum stehen in einem einzigen Absatz des BGB:

„Jährlich“ heißt: Jeder Abrechnungszeitraum umfasst zwölf Monate. Von dieser Regel darf nicht zum Nachteil des Mieters abgewichen werden (§ 556 Abs. 5 BGB). Eine Klausel im Mietvertrag, nach der nur alle zwei Jahre abgerechnet wird, ist deshalb unwirksam.

Der letzte Satz ist ebenfalls wichtig: Teilabrechnungen schuldet der Vermieter nicht. Fehlt ihm eine einzelne Rechnung, etwa für die Grundsteuer, muss er deshalb nicht vorab über den Rest abrechnen. Er kann aber auch nicht beliebig warten, denn die Frist läuft für die ganze Abrechnung.

Die meisten Vermieter rechnen nach Kalenderjahr ab, weil auch Grundsteuer, Versicherungen und Gebühren oft jährlich zum 1. Januar laufen. Vorgeschrieben ist das nicht. Möglich sind auch Zeiträume vom 1. Juli bis 30. Juni oder vom 1. Oktober bis 30. September, vor allem bei Heizkosten, weil dann eine ganze Heizperiode in einen Zeitraum fällt.

• Kalenderjahr

  1. Januar bis 31. Dezember. Passt zu den meisten Bescheiden und Rechnungen. Frist für die Abrechnung: 31. Dezember des Folgejahres.

• Abweichendes Wirtschaftsjahr

  Etwa 1. Juli bis 30. Juni. Zulässig, solange es zwölf Monate sind und der Turnus gleich bleibt.

• Unterschiedliche Zeiträume

  Heizkosten und kalte Betriebskosten können in verschiedenen Zwölfmonatszeiträumen abgerechnet werden. Jeder Teil braucht seine eigene rechtzeitige Abrechnung.

Will der Vermieter den Turnus wechseln, etwa vom Wirtschaftsjahr auf das Kalenderjahr, gibt es zwei Wege:

Den zweiten Weg hat der Bundesgerichtshof ausdrücklich zugelassen. Im entschiedenen Fall hatten Mieter und Vermieter vereinbart, einen Abrechnungszeitraum von zwölf auf neunzehn Monate zu verlängern, um auf das Kalenderjahr umzustellen. Das Gericht sah darin keinen unzulässigen Nachteil für den Mieter: Der einmal längere Zeitraum werde dadurch ausgeglichen, dass die künftigen Abrechnungen einfacher und nachvollziehbarer werden (Urteil vom 27.07.2011, VIII ZR 316/10).

Daraus folgt aber auch: Ohne Zustimmung des Mieters und ohne diesen Zweck ist eine Verlängerung nicht gedeckt. Bekommst du eine Anfrage zur Umstellung, ist ein Rumpfzeitraum für dich meist die übersichtlichere Lösung.

Steht in deiner Abrechnung ein Zeitraum von mehr als zwölf Monaten und du hast nichts vereinbart, ist sie angreifbar. Das Gesetz verlangt eine jährliche Abrechnung, und Abweichungen zu deinem Nachteil sind unwirksam (§ 556 Abs. 3 S. 1, Abs. 5 BGB).

Für dich kann ein zu langer Zeitraum mehrere Nachteile haben. Die Abrechnung wird unübersichtlicher. Kosten aus zwei Jahren werden vermischt. Und die Frist für den älteren Teil kann längst abgelaufen sein. Denn für die ersten zwölf Monate hätte der Vermieter bereits zwölf Monate nach deren Ende abrechnen müssen.

Welche Folge ein zu langer Zeitraum genau hat, hat der Bundesgerichtshof nicht allgemein entschieden. Entscheidend sind die Umstände: wie lang der Zeitraum ist, ob eine Vereinbarung besteht und ob eine Nachforderung für den älteren Teil verfristet wäre. Lass eine solche Abrechnung prüfen, bevor du zahlst.

Welche Kosten gehören in einen Abrechnungszeitraum? Dafür gibt es zwei Methoden. Beim Leistungsprinzip zählt, für welchen Zeitraum eine Leistung erbracht wurde. Beim Abflussprinzip zählt, wann der Vermieter die Rechnung bezahlt hat.

Für die kalten Betriebskosten hat der Bundesgerichtshof beide Methoden grundsätzlich zugelassen (Urteil vom 20.02.2008, VIII ZR 49/07). Ob der Vermieter in besonderen Fällen eines Mieterwechsels nach Treu und Glauben am Abflussprinzip gehindert sein kann, hat er offengelassen. Für Heizkosten gilt etwas anderes: Sie können nicht nach dem Abflussprinzip, sondern nur nach dem im Abrechnungszeitraum verbrauchten Brennstoff abgerechnet werden (Urteil vom 01.02.2012, VIII ZR 156/11).

Für dich heißt das: Taucht eine Rechnung aus dem Vorjahr in der aktuellen kalten Abrechnung auf, ist das nicht automatisch falsch. Sie darf dann aber nicht zusätzlich im Vorjahr abgerechnet worden sein. Bei den Heizkosten muss der Brennstoffverbrauch des Zeitraums angesetzt werden, nicht der Öl- oder Gaseinkauf.

Der Abrechnungszeitraum gilt für das ganze Haus. Dein Nutzungszeitraum ist die Zeit, in der du in diesem Zeitraum Mieter warst. Ziehst du im Juli ein, ist der Abrechnungszeitraum weiter das Kalenderjahr, dein Nutzungszeitraum aber nur Juli bis Dezember.

Die Abrechnung muss deinen Anteil auf deinen Nutzungszeitraum begrenzen. Bei Heizung und Warmwasser schreibt die Heizkostenverordnung beim Nutzerwechsel eine Zwischenablesung vor (§ 9b Abs. 1 HeizkostenV). Ein eigener Abrechnungszeitraum für dich entsteht durch den Einzug nicht.

Auch die Frist läuft nicht ab deinem Einzug oder Auszug, sondern ab dem Ende des Abrechnungszeitraums des Hauses.

Manchmal fehlt dem Vermieter am Ende des Zeitraums noch eine Rechnung, etwa ein neuer Grundsteuerbescheid oder die Abrechnung eines Versorgers. Das Gesetz hilft ihm hier nur begrenzt. Teilabrechnungen muss er zwar nicht erstellen (§ 556 Abs. 3 S. 4 BGB). Die Frist von zwölf Monaten gilt aber für die gesamte Abrechnung.

Eine Ausnahme sieht das Gesetz vor, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat (§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB). Ob das der Fall ist, hängt von den Umständen ab. Dass er selbst oder seine Verwaltung zu spät angefangen hat, gehört in aller Regel nicht dazu.

Für dich ist wichtig: Eine Abrechnung, in der Kosten aus einem späteren Bescheid für ein früheres Jahr auftauchen, solltest du genau ansehen. Prüfe, für welchen Zeitraum der Bescheid gilt und ob der Betrag schon in einer früheren Abrechnung enthalten war. Rückwirkende Grundsteuerbescheide sind dafür ein typisches Beispiel.

• Mehr als zwölf Monate ohne Vereinbarung

  Der Vermieter fasst 15 oder 18 Monate zusammen, ohne dass du zugestimmt hast. Für den älteren Teil kann die Frist schon abgelaufen sein.

• Lücke oder Überschneidung

  Der neue Zeitraum beginnt nicht am Tag nach dem Ende des alten. Kosten fehlen oder werden doppelt abgerechnet.

• Rechnung zweimal angesetzt

  Beim Abflussprinzip taucht eine Rechnung im neuen Jahr auf, die schon im Vorjahr nach Leistung abgerechnet wurde.

• Heizkosten nach Einkauf

  Statt des Verbrauchs im Zeitraum wird der eingekaufte Brennstoff abgerechnet. Das ist unzulässig (BGH, VIII ZR 156/11).

• Ganzer Zeitraum trotz Einzug

  Der Abrechnungszeitraum wird als dein Nutzungszeitraum angesetzt, obwohl du später eingezogen bist.

• Zwei Jahre in einer Abrechnung

  Der Vermieter rechnet zwei Jahre zusammen ab, nachdem er ein Jahr versäumt hat. Ist die Frist für das ältere Jahr abgelaufen, ist eine Nachforderung dafür ausgeschlossen.

1. 1

   Zeitraum ablesen

   Welche zwei Daten stehen oben in der Abrechnung, und wie viele Monate liegen dazwischen?

2. 2

   Mit dem Vorjahr vergleichen

   Schließt der Zeitraum lückenlos an den vorigen an? Gab es eine Umstellung, und wurde sie angekündigt oder vereinbart?

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   Frist ausrechnen

   Ende des Zeitraums plus zwölf Monate. Ist die Abrechnung danach bei dir angekommen, ist eine Nachzahlung in der Regel ausgeschlossen.

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   Rechnungsdaten prüfen

   Bei der Belegeinsicht: Für welchen Zeitraum gilt jede Rechnung? Taucht sie auch im Vorjahr auf?

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   Heizkosten gesondert ansehen

   Wird der Verbrauch im Zeitraum abgerechnet, mit Anfangs- und Endbestand bei Öl oder Flüssiggas?

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   Nutzungszeitraum kontrollieren

   Stimmt dein Nutzungszeitraum mit Ein- und Auszug laut Mietvertrag überein?

Widersprechen. Einwendungen gegen die Abrechnung musst du spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitteilen (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB). Bei einem zu langen Zeitraum verlangst du eine Abrechnung über zwölf Monate. Bei einer verspäteten Abrechnung lehnst du die Nachforderung ab.

Belege anfordern. Verlange Einsicht in die Rechnungen, um zu sehen, welche Zeiträume sie betreffen (§ 556 Abs. 4 BGB). Bis die Einsicht gewährt ist, musst du eine Nachzahlung nicht leisten (BGH, VIII ZR 189/17).

Einer Verlängerung nicht vorschnell zustimmen. Fragt dich der Vermieter, ob er einmal länger abrechnen darf, ist das nur zur Umstellung auf das Kalenderjahr anerkannt. Ein kürzerer Rumpfzeitraum ist für dich meist übersichtlicher.