Nebenkostenabrechnung am Beispiel: So liest du jede Zeile und findest Fehler

Kurz beantwortet

Eine Nebenkostenabrechnung zeigt für jede Kostenart die Gesamtkosten des Hauses, den Verteilerschlüssel und deinen Anteil, zieht deine Vorauszahlungen ab und nennt das Ergebnis. Mehr muss sie formell nicht leisten. Unser Beispiel unten ist eine vollständige Abrechnung für eine 70-m²-Wohnung in einem Haus mit acht Wohnungen. Die Kosten sind erfunden, aber so gewählt, dass sie je Quadratmeter den Durchschnittswerten des Deutschen Mieterbunds entsprechen. Leg deine eigene Abrechnung daneben und geh sie Zeile für Zeile durch.

Damit die Zahlen nachvollziehbar bleiben, rechnen wir mit einem einfachen Haus. Alle Werte sind ein Beispiel und stammen nicht aus einer echten Abrechnung.

Das Gesetz sagt nur, dass jährlich abzurechnen ist und die Abrechnung rechtzeitig kommen muss:

Was genau drinstehen muss, hat der Bundesgerichtshof festgelegt. Bei Häusern mit mehreren Wohnungen verlangt er regelmäßig vier Mindestangaben (Urteil vom 20.01.2016, VIII ZR 93/15). In unserem Beispiel findest du alle vier:

• Eine Zusammenstellung der Gesamtkosten: die Spalte „Haus“ in der Tabelle.
• Die Angabe und, soweit nötig, Erläuterung der Verteilerschlüssel: die graue Zeile unter jeder Kostenart.
• Die Berechnung deines Anteils: die Spalte „Dein Anteil“, nachrechenbar aus Gesamtkosten und Schlüssel.
• Der Abzug deiner Vorauszahlungen: die Zeile mit 12 Monatsbeträgen unter der Summe.

Dazu kommen Angaben, ohne die du die Abrechnung nicht zuordnen kannst: der Abrechnungszeitraum, dein Nutzungszeitraum und die Wohnung. An die Form stellt der BGH sonst keine hohen Anforderungen. Die Abrechnung muss für einen durchschnittlichen Mieter verständlich sein, nicht schön.

Der Kopf. Oben stehen Abrechnungszeitraum und Nutzungszeitraum. Der Abrechnungszeitraum gilt für das ganze Haus, der Nutzungszeitraum nur für dich. Bist du mitten im Jahr eingezogen, muss dein Nutzungszeitraum kürzer sein. Kommt die Abrechnung von einer Hausverwaltung, rechnet diese im Namen des Vermieters ab.

Die Kostenarten. Jede Zeile gehört zu einer Nummer in § 2 der Betriebskostenverordnung. Umlegen darf der Vermieter nur Kostenarten, die im Mietvertrag vereinbart sind. Sonstige Betriebskosten wie die Dachrinnenreinigung müssen dort sogar einzeln genannt sein (BGH, Urteil vom 07.04.2004, VIII ZR 167/03).

Die Gesamtkosten. Das sind die Kosten des Hauses für eine Kostenart. Hat der Vermieter vorher Anteile herausgerechnet, etwa für eine Gewerbeeinheit oder Reparaturen beim Hausmeister, darf er laut BGH den bereinigten Betrag angeben, ohne die Rechenschritte zu zeigen (VIII ZR 93/15). Ob die Bereinigung stimmt, prüfst du über die Belegeinsicht.

Der Verteilerschlüssel. Ohne Vereinbarung gilt die Wohnfläche. Kosten, die nach erfasstem Verbrauch anfallen, sind nach Verbrauch zu verteilen:

Im Beispiel werden Wasser und Abwasser deshalb nach Zählern verteilt, der Müll nach Personen, weil das im Mietvertrag so vereinbart ist, und alles andere nach Fläche.

Dein Anteil. Die Rechnung ist immer dieselbe: Gesamtkosten × deine Einheiten ÷ alle Einheiten. Für die Versicherung heißt das 2.083,20 € × 70 m² ÷ 560 m² = 260,40 €. Rechne mindestens zwei Zeilen selbst nach. Stimmt eine nicht, liegt oft ein falscher Wert für deine Fläche oder deine Personenzahl dahinter.

Vorauszahlungen und Ergebnis. Abgezogen werden die Vorauszahlungen, die du für den Zeitraum geleistet hast. Ein falscher Betrag macht die Abrechnung nicht formell unwirksam, er ist aber ein inhaltlicher Fehler, den du beanstanden kannst. Gleiche die Summe mit deinen Kontoauszügen ab.

Heizung und Warmwasser rechnet meist ein Messdienst ab. Er trennt bei einer gemeinsamen Anlage zuerst die Kosten für das Warmwasser ab (§ 9 HeizkostenV). Dann verteilt er beide Teile zu einem festen Prozentsatz nach Verbrauch und den Rest nach Fläche:

Zu den Heizkosten gehören nicht nur Gas oder Öl, sondern auch Betriebsstrom, Wartung, Messungen und die Kosten des Messdienstes (§ 7 Abs. 2 HeizkostenV). Rechnet der Vermieter die Heizkosten entgegen der Verordnung gar nicht nach Verbrauch ab, darfst du deinen Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 S. 1 HeizkostenV).

Eine gute Abrechnung erkennst du auch an dem, was nicht drinsteht. Diese Posten fehlen in unserem Beispiel mit Absicht:

Taucht in deiner Abrechnung eine Position auf, die du keiner Nummer der Betriebskostenverordnung zuordnen kannst, frag nach. In Prüfungen sehen wir häufig Verwaltungs- oder Reparaturanteile, die in Positionen wie Hauswart oder Wartung stecken.

In unserem Beispiel zahlst du insgesamt 2.521,54 € im Jahr, also rund 3,00 € je m² und Monat. Der Deutsche Mieterbund nennt für alle Betriebskosten zusammen im Schnitt 2,67 € je m² und Monat (Abrechnungsjahr 2024).

Unser Beispiel liegt darüber, obwohl jede einzelne Kostenart genau dem Durchschnitt entspricht. Der Grund: Im Beispielhaus fallen fast alle Kostenarten an. Im Gesamtdurchschnitt stecken auch Häuser ohne Garten, ohne Hauswart oder ohne Reinigungsfirma. Vergleiche deshalb lieber Kostenart für Kostenart als nur die Summe.

Fehler in einer Nebenkostenabrechnung haben unterschiedliche Folgen. Ein formeller Fehler liegt vor, wenn eine der Mindestangaben fehlt oder die Abrechnung nicht nachvollziehbar ist. Ein inhaltlicher Fehler liegt vor, wenn die Angaben zwar da, aber falsch sind.

Der Unterschied ist wichtig wegen der Frist: Nur eine formell ordnungsgemäße Abrechnung wahrt die Abrechnungsfrist von zwölf Monaten. Kommt bis zum Fristende keine solche Abrechnung, kann der Vermieter in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen. Inhaltliche Fehler kann er dagegen auch später noch korrigieren, wenn die Abrechnung an sich wirksam ist.

Der BGH zieht die Grenze eher großzügig zugunsten des Vermieters. Falsch angesetzte Vorauszahlungen oder ein fehlender Vorwegabzug für Gewerbe sind nach seiner Rechtsprechung nur inhaltliche Fehler (zusammengefasst in VIII ZR 93/15). Für dich heißt das: Auch inhaltliche Fehler musst du rechtzeitig beanstanden, sonst bleiben sie stehen.

• Gesamtkosten fehlen

  Es steht nur dein Anteil da, ohne die Kosten des Hauses. Dann kannst du nichts nachrechnen und eine Mindestangabe fehlt.

• Schlüssel ohne Erklärung

  Statt „70 von 560 m²“ steht nur ein Faktor wie „0,125“ oder ein Kürzel. Ist er nicht verständlich, fehlt die Erläuterung.

• Falsche Werte für deine Wohnung

  Zu große Wohnfläche, zu viele Personen oder ein falscher Zählerstand. Ein Wert, und alle betroffenen Zeilen sind zu hoch.

• Nicht umlagefähige Posten

  Verwaltung, Kontoführung, Reparaturen oder seit Juli 2024 noch Kabelgebühren stehen in der Abrechnung.

• Kostenart nicht vereinbart

  Eine Position steht nicht im Mietvertrag, etwa sonstige Betriebskosten, die dort nicht einzeln genannt sind.

• Vorauszahlungen falsch

  Es werden Soll-Beträge statt der gezahlten angesetzt, oder ein Monat fehlt. Die Nachzahlung ist dann um genau diesen Betrag zu hoch.

1. 1

   Kopf und Zeiträume prüfen

   Stimmen Wohnung, Abrechnungszeitraum und dein Nutzungszeitraum? Ist der Zeitraum nicht länger als zwölf Monate? Kam die Abrechnung rechtzeitig?

2. 2

   Kostenarten mit dem Mietvertrag abgleichen

   Streiche jede Position an, die im Vertrag steht. Was übrig bleibt, musst du grundsätzlich nicht zahlen.

3. 3

   Gesamtkosten mit dem Vorjahr vergleichen

   Leg die Abrechnung des Vorjahres daneben. Große Sprünge notierst du für die Belegeinsicht.

4. 4

   Deine Werte kontrollieren

   Wohnfläche laut Mietvertrag, Personenzahl, Zählerstände. Ein falscher Wert verfälscht viele Zeilen auf einmal.

5. 5

   Zwei Zeilen nachrechnen

   Gesamtkosten × deine Einheiten ÷ alle Einheiten. Weicht das Ergebnis ab, frag nach dem Rechenweg.

6. 6

   Vorauszahlungen abgleichen

   Summe der Kontoauszüge für den Zeitraum gegen den Betrag in der Abrechnung.

7. 7

   Heizkostenabrechnung ansehen

   Prozentsatz nach Verbrauch zwischen 50 und 70, Ablesewerte plausibel, Kosten des Messdienstes nicht doppelt.

Belege ansehen. Du hast ein Recht, die Rechnungen und Verträge hinter der Abrechnung zu sehen. Der Vermieter darf sie auch elektronisch bereitstellen:

Widersprechen. Einwendungen musst du dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB). Nenne die Position und den Grund. Den unstreitigen Teil einer Nachzahlung solltest du zahlen.

Prüfen lassen. Die Abrechnung allein zeigt einen Fehler oft nicht. Man braucht den Mietvertrag, die Rechnungen und Erfahrung damit, wo Vermieter typischerweise danebenliegen. Genau das prüfen wir.