Nebenkostenabrechnung von der Hausverwaltung: An wen du dich wendest und was sie nicht umlegen darf

Kurz beantwortet

Auch wenn die Nebenkostenabrechnung von der Hausverwaltung kommt, ist der Vermieter dein Vertragspartner und für die Abrechnung verantwortlich. Die Verwaltung erstellt sie in seinem Namen, und ihre Fehler gehen zu seinen Lasten. Widerspruch und Belegeinsicht kannst du an die Verwaltung richten, wenn sie für den Vermieter handelt. Ihre eigenen Kosten darf sie dir nicht berechnen: Verwaltungskosten sind keine Betriebskosten, egal unter welchem Namen sie in der Abrechnung stehen.

Rund um deine Wohnung können mehrere Stellen auftauchen. Für die Nebenkostenabrechnung ist wichtig, wer was darf:

Bei einer vermieteten Eigentumswohnung gibt es oft beides: Die WEG-Verwaltung rechnet mit deinem Vermieter ab, und er oder eine Mietverwaltung rechnet mit dir ab. Manchmal ist es dasselbe Büro in zwei Rollen. Für dich zählt nur die Abrechnung, die dein Mietverhältnis betrifft.

Ja. Der Vermieter muss die Abrechnung nicht selbst schreiben. Er kann eine Hausverwaltung beauftragen, die in seinem Namen handelt. Was sie dabei erklärt, wirkt unmittelbar für ihn:

Meist steht im Briefkopf oder im Text, dass die Verwaltung im Auftrag des Eigentümers abrechnet. Das genügt. Für dich hat das zwei Folgen: Die Abrechnung der Verwaltung ist die Abrechnung deines Vermieters. Und Fehler der Verwaltung, etwa eine verpasste Frist oder ein falscher Schlüssel, gehen zu seinen Lasten.

An die Abrechnung gelten dieselben Anforderungen wie bei jedem Vermieter. Bei großen Verwaltungen mit vielen Häusern genügt es formell, wenn für jede Kostenart der Gesamtbetrag angegeben wird, der auf die Mieter der gewählten Abrechnungseinheit umgelegt wird (BGH, Urteil vom 20.01.2016, VIII ZR 93/15). Wie dieser Betrag zustande kam, prüfst du über die Belege.

Das Gesetz sagt, dass Einwendungen „dem Vermieter“ mitzuteilen sind (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB). Handelt eine Hausverwaltung für ihn, darfst du dich auch an sie wenden. Für Erklärungen an einen Vertreter gilt dieselbe Regel wie für Erklärungen des Vertreters:

In der Praxis schreibst du am sichersten an den Vermieter, zu Händen der Hausverwaltung, die die Abrechnung erstellt hat. Ist dir unklar, ob die Verwaltung noch zuständig ist, schick eine Kopie direkt an den Vermieter. Wichtig ist, dass du den Zugang innerhalb der zwölf Monate nachweisen kannst.

Für die Belegeinsicht ist die Verwaltung meist der richtige Ort, denn dort liegen die Rechnungen und Verträge:

Manche Verwaltungen bieten dafür ein Portal oder schicken Scans. Verweigert die Verwaltung die Einsicht, musst du eine Nachzahlung bis dahin nicht leisten (BGH, Urteil vom 07.02.2018, VIII ZR 189/17). Halte dein Verlangen deshalb schriftlich fest.

Die Hausverwaltung kostet Geld. Dieses Geld zahlt der Vermieter aus der Miete, nicht du über die Nebenkosten. Die Betriebskostenverordnung schließt Verwaltungskosten ausdrücklich aus:

Aufpassen musst du beim Hauswart. Die Betriebskostenverordnung erlaubt seine Kosten nur, soweit seine Arbeit nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft (§ 2 Nr. 14 BetrKV). Nimmt der Hauswart Wohnungen ab, zeigt Interessenten Wohnungen oder kümmert sich um Mängelmeldungen, ist das Verwaltung.

Wohnst du in einer vermieteten Eigentumswohnung, schickt dir manchmal der Vermieter einfach die Hausgeldabrechnung der WEG-Verwaltung weiter. Das ist keine Betriebskostenabrechnung. Sie enthält Posten, die du als Mieter nie zahlst, etwa die Erhaltungsrücklage, die Vergütung des WEG-Verwalters oder Reparaturen am Gemeinschaftseigentum.

Dein Vermieter muss die umlagefähigen Kosten herausziehen und dir eine eigene Abrechnung erstellen. Für die Verteilung gibt es eine Sonderregel:

Ohne andere Vereinbarung darf der Vermieter also den Schlüssel der Eigentümergemeinschaft übernehmen, häufig Miteigentumsanteile. Führt das zu einem unbilligen Ergebnis, gilt die Wohnfläche.

Die Abrechnungsfrist gilt für den Vermieter, egal wer für ihn arbeitet. Kommt die Abrechnung später als zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums, ist eine Nachforderung in der Regel ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB). Eine Ausnahme gibt es nur, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat. Dass die Verwaltung überlastet war oder gewechselt hat, reicht dafür in aller Regel nicht.

Wechselt die Verwaltung, muss die neue die Unterlagen der alten übernehmen. Die Abrechnung für das alte Jahr erstellt dann oft die neue Verwaltung. Prüfe in diesem Fall besonders, ob Vorauszahlungen vollständig übernommen wurden und ob Rechnungen aus der Übergangszeit doppelt auftauchen.

Antwortet die Verwaltung nicht auf deinen Widerspruch, bleibt er trotzdem wirksam, wenn er rechtzeitig zugegangen ist. Schreib dann direkt an den Vermieter, dessen Adresse im Mietvertrag steht, und setz eine Frist.

Oft verlangt die Hausverwaltung mit der Abrechnung gleich zwei Dinge: die Nachzahlung und höhere monatliche Vorauszahlungen. Beides solltest du getrennt betrachten.

Nachzahlung und Guthaben. Zahl auf das Konto, das in der Abrechnung oder im Mietvertrag genannt ist. Ein Guthaben muss dir der Vermieter erstatten, auch wenn die Verwaltung es abwickelt. Rechnet sie es mit der nächsten Miete auf, sollte das in der Abrechnung klar stehen.

Neue Vorauszahlungen. Nach einer Abrechnung darf jede Seite die Vorauszahlungen durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Angemessen heißt: orientiert an der letzten Abrechnung. Ein pauschaler Sicherheitszuschlag auf alle Positionen ist damit nicht ohne Weiteres gedeckt. Ist die Abrechnung selbst fehlerhaft, ist es auch die daraus berechnete Erhöhung.

Widersprichst du der Abrechnung, sprich die Erhöhung im selben Schreiben an. Zahle bis zur Klärung den Betrag, den die korrigierte Abrechnung rechtfertigt, und begründe das.

• Verwaltergebühr umgelegt

  Die Gebühr der Verwaltung steht offen oder als „Verwaltungspauschale“ in der Abrechnung. Sie ist nie umlagefähig.

• Verwaltung im Hauswart

  Der Hauswart übernimmt Wohnungsübergaben oder Mängelmanagement, der Anteil wird nicht herausgerechnet.

• Hausgeld statt Betriebskosten

  Bei Eigentumswohnungen wird die WEG-Abrechnung mit Rücklage und Verwaltervergütung einfach weitergereicht.

• Kosten anderer Häuser

  Verwaltungen mit vielen Objekten verteilen Sammelrechnungen, etwa für Gartenpflege, ohne nachvollziehbaren Weg auf dein Haus.

• Gebühren für die Abrechnung

  Kosten für das Erstellen der Abrechnung, Porto oder Kontoführung tauchen unter Sonstiges auf.

• Verspätet nach Verwalterwechsel

  Die neue Verwaltung rechnet das alte Jahr erst nach Ablauf der zwölf Monate ab und verlangt trotzdem eine Nachzahlung.

1. 1

   Vermieter und Verwaltung klären

   Wer ist laut Mietvertrag dein Vermieter? Handelt die Verwaltung erkennbar in seinem Namen?

2. 2

   Frist prüfen

   Endete der Abrechnungszeitraum vor mehr als zwölf Monaten, als die Abrechnung bei dir ankam? Dann ist eine Nachzahlung in der Regel ausgeschlossen.

3. 3

   Nach Verwaltungskosten suchen

   Markiere Verwaltung, Gebühren, Porto, Kontoführung und Sonstiges. Nichts davon darf bei Wohnraum umgelegt werden.

4. 4

   Hauswart genau ansehen

   Fordere den Hauswartvertrag und das Leistungsverzeichnis an. Verwaltung und Reparaturen müssen heraus.

5. 5

   Bei Eigentumswohnungen: kein Hausgeld

   Prüfe, dass keine Erhaltungsrücklage, keine Verwaltervergütung und keine Reparaturen der WEG in deiner Abrechnung stehen.

6. 6

   Einwendungen an den Vermieter, zu Händen der Verwaltung

   Nenne Position, Betrag und Grund und sichere dir einen Nachweis des Zugangs.

Widersprechen. Einwendungen musst du spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB). Textform genügt, etwa per E-Mail an die Verwaltung mit Kopie an den Vermieter.

Belege anfordern. Verlange schriftlich Einsicht in die Rechnungen und Verträge. Bis die Verwaltung sie gewährt, musst du eine Nachzahlung nicht leisten.

Unstreitiges zahlen. Zahl den Teil, den du nicht bestreitest. So bleibt der Streit auf die fraglichen Positionen beschränkt.