Verwaltungskosten in der Nebenkostenabrechnung: Das zahlst du nicht

Kurz beantwortet

Nein, Verwaltungskosten musst du als Mieter einer Wohnung nicht zahlen. Die Betriebskostenverordnung nimmt sie ausdrücklich aus. Dazu gehören die Vergütung des Hausverwalters, die Kosten für Buchhaltung, Kontoführung und Porto, die Arbeit des Vermieters selbst und die Erstellung der Abrechnung. Auch eine Vereinbarung im Mietvertrag macht sie nicht umlagefähig. Steht eine solche Position in deiner Abrechnung, kannst du sie streichen und den Betrag zurückfordern.

Dein Vermieter darf mit dir vereinbaren, dass du die Betriebskosten trägst (§ 556 Abs. 1 BGB). Was Betriebskosten sind, regelt die Betriebskostenverordnung. Gleich in § 1 steht, was ausdrücklich nicht dazugehört:

Was keine Betriebskosten sind, kann auch nicht als solche umgelegt werden. Und weil Vereinbarungen, die zu deinem Nachteil von § 556 Abs. 1 BGB abweichen, unwirksam sind (§ 556 Abs. 5 BGB), hilft dem Vermieter auch eine Klausel im Mietvertrag nicht. Das ist der Unterschied zur Gewerbemiete: Dort gilt diese Schutzvorschrift nicht, Verwaltungskosten lassen sich bei Gewerberäumen vertraglich vereinbaren.

Manche Mietverträge führen neben Miete, Betriebs- und Heizkostenvorauszahlung eine eigene Zeile „Verwaltungskostenpauschale“. Der Bundesgerichtshof hat entschieden: Eine solche, im Formularmietvertrag gesondert ausgewiesene Pauschale ist eine unwirksame Abweichung von § 556 Abs. 1 BGB, sofern aus dem Vertrag nicht eindeutig hervorgeht, dass sie Teil der Grundmiete ist (Urteil vom 19.12.2018, VIII ZR 254/17).

Für dich heißt das: Steht die Pauschale als eigene Nebenkosten-Zeile im Vertrag, musst du sie in der Regel nicht zahlen. Was du bereits gezahlt hast, kannst du grundsätzlich zurückverlangen, soweit die Ansprüche nicht verjährt sind. Ist die Pauschale dagegen klar als Teil der Nettomiete vereinbart, ist sie schlicht Miete, und es gelten die Regeln für Mieterhöhungen.

Ziehst du während des Abrechnungsjahres aus, liest der Messdienst die Zähler zwischendurch ab und teilt die Kosten auf Vor- und Nachmieter auf. Dafür stellt er dem Vermieter eine Nutzerwechselgebühr in Rechnung. Der Bundesgerichtshof ordnet diese Kosten den Verwaltungskosten zu: Sie entstehen nicht laufend, sondern durch den einzelnen Auszug, und fallen in Ermangelung einer anderen vertraglichen Regelung dem Vermieter zur Last (Urteil vom 14.11.2007, VIII ZR 19/07).

Steht in deinem Mietvertrag ausdrücklich, dass der ausziehende Mieter die Kosten des Nutzerwechsels trägt, kann das anders sein. Ohne eine solche Regel gehört die Gebühr nicht in deine letzte Abrechnung, auch nicht als „Sonderkosten einzelner Nutzer“.

Eine Zeile „Verwaltung“ ist selten. Häufiger stecken Verwaltungskosten in Positionen, die harmlos klingen:

• Übernommene Hausgeldabrechnung

  Bei vermieteten Eigentumswohnungen übernimmt der Vermieter manchmal die Abrechnung der Eigentümergemeinschaft. Darin stehen Verwaltervergütung, Instandhaltungsrücklage, Bankgebühren und Reparaturen. Diese Teile muss er herausrechnen.

• Sonstige Betriebskosten

  Sammelpositionen wie „Sonstiges“ oder „Betriebskosten allgemein“ verbergen gern Kontoführung, Porto oder Abrechnungsgebühren. Ohne Aufschlüsselung kannst du sie nicht prüfen.

• Hausmeister und Objektbetreuung

  Erledigt der Hausmeister Verwaltungsaufgaben, etwa Handwerker beauftragen, Wohnungen übergeben oder Mieterbeschwerden bearbeiten, darf dieser Anteil nicht umgelegt werden. Eine Notdienstpauschale zählt laut BGH zu den Verwaltungskosten (Urteil vom 18.12.2019, VIII ZR 62/19).

• Messdienst-Sonderkosten

  Neben den umlagefähigen Ablesekosten tauchen Gebühren für Zwischenablesung, Schätzung oder Nutzerwechsel auf. Die gehören nicht dazu.

Ein Beispiel mit frei gewählten Zahlen: Eine Eigentümergemeinschaft mit 12 Wohnungen und 900 m² Wohnfläche zahlt ihrem Verwalter 30 € je Wohnung und Monat, zusammen 4.320,00 € im Jahr. Übernimmt der Vermieter diese Kosten nach Wohnfläche in deine Abrechnung, zahlst du:

Genau diesen Betrag darfst du streichen. Prüfe auch die Vorjahresabrechnung, falls die Einwendungsfrist von zwölf Monaten dafür noch läuft.

1. 1

   Positionen durchgehen

   Markiere alles mit Verwaltung, Verwalter, Objektbetreuung, Kontoführung, Porto, Gebühr, Bearbeitung, Nutzerwechsel oder Sonderkosten.

2. 2

   Sammelpositionen aufschlüsseln lassen

   Bei „Sonstiges“ oder einer Pauschale fragst du schriftlich nach, was enthalten ist, oder siehst dir die Belege an (§ 556 Abs. 4 BGB).

3. 3

   Bei Eigentumswohnungen: Hausgeld vergleichen

   Liegt der Abrechnung die Hausgeldabrechnung der Gemeinschaft zugrunde, prüfe, ob Verwaltervergütung, Rücklage und Reparaturen herausgenommen wurden.

4. 4

   Mietvertrag lesen

   Steht dort eine Verwaltungskostenpauschale als eigene Zeile? Dann ist sie in der Regel unwirksam, auch für zurückliegende Zahlungen.

5. 5

   Schriftlich widersprechen

   Nenne Position und Betrag und verlange eine korrigierte Abrechnung. Die Frist endet zwölf Monate nach Zugang (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB).