Nachforderung zurückweisen, Frist abgelaufen: Muster für die verspätete Nebenkostenabrechnung

Kurz beantwortet

Ist die Frist für die Nebenkostenabrechnung abgelaufen, weist du die Nachforderung schriftlich unter Hinweis auf § 556 Abs. 3 S. 3 BGB zurück und zahlst sie nicht. Die Frist endet zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums, beim Kalenderjahr 2025 also am 31.12.2026. Maßgeblich ist, wann die Abrechnung bei dir angekommen ist. Nur wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat, darf er ausnahmsweise noch nachfordern, und das muss er begründen. Hast du schon gezahlt, kannst du den Betrag zurückverlangen.

Das ist eine Ausschlussfrist. Anders als bei der Verjährung geht der Anspruch auf die Nachzahlung mit Fristablauf unter. Du musst dich nicht erst auf eine Einrede berufen, der Vermieter hat schlicht keinen Anspruch mehr (BGH, Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 94/05). Trotzdem solltest du widersprechen, damit die Sache geklärt ist und keine Mahnungen folgen.

Abweichende Vereinbarungen zu deinem Nachteil sind unwirksam (§ 556 Abs. 5 BGB). Eine Klausel im Mietvertrag, die dem Vermieter mehr Zeit gibt, ändert an der Frist also nichts.

Viele Vermieter schicken die Abrechnung in den letzten Dezembertagen. Kommt sie erst im Januar an, ist die Frist abgelaufen. Der BGH hat entschieden, dass die rechtzeitige Absendung nicht genügt. Die Abrechnung muss dem Mieter innerhalb der Frist zugehen. Die Post ist dabei Erfüllungsgehilfe des Vermieters, Verzögerungen und Verluste gehen grundsätzlich zu seinen Lasten (Urteil vom 21.01.2009, VIII ZR 107/08).

• Brief

  Zugegangen ist er, wenn er im Briefkasten liegt und mit einer Leerung zu rechnen ist. Ein Einwurf am Silvesterabend kann deshalb zu spät sein.

• E-Mail

  Zugang, wenn die Nachricht in deinem Postfach abrufbar ist. Ob die Abrechnung per E-Mail überhaupt wirksam ist, hängt von der Form ab.

• Persönliche Übergabe

  Zugang mit der Übergabe. Notiere den Tag oder lass ihn dir bestätigen.

Kopiere den Text und ersetze die Angaben in eckigen Klammern. Die optionalen Absätze nimmst du nur, wenn sie passen. Schick das Schreiben nachweisbar, etwa per Einwurf-Einschreiben.

[Vorname Name]
[Straße Hausnummer, PLZ Ort]
[Wohnung]

An [Vermieter / Hausverwaltung]
[Anschrift]

[Ort, Datum]

Betreff: Betriebskostenabrechnung für den Zeitraum [01.01.–31.12.Jahr], Zurückweisung der Nachforderung

Sehr geehrte Damen und Herren,

Ihre Betriebskostenabrechnung für den Zeitraum [Abrechnungszeitraum] ist mir am [Datum des Zugangs] zugegangen. Sie fordern eine Nachzahlung von [Betrag] Euro.

Die Abrechnung hätte mir spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums, also bis zum [Fristende], mitgeteilt werden müssen (§ 556 Abs. 3 S. 2 BGB). Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB).

Ich weise die Nachforderung daher zurück und werde sie nicht zahlen. Sollten Sie der Auffassung sein, die Verspätung nicht vertreten zu müssen, bitte ich um eine konkrete Darlegung der Gründe.

[Optional: Ein sich aus der Abrechnung ergebendes Guthaben bleibt davon unberührt. Ich bitte um Auszahlung auf mein Konto IBAN [IBAN].]

[Optional: Die mit der Abrechnung angekündigte Anpassung der Vorauszahlungen behalte ich mir vor zu prüfen.]

Mit freundlichen Grüßen
[Name]

Viele Mieter zahlen eine Nachforderung, ohne auf das Datum zu achten. Das Geld ist nicht verloren. Der BGH hat entschieden, dass die Zahlung auf eine verspätete Nachforderung ohne Rechtsgrund erfolgt und nach Bereicherungsrecht zurückgefordert werden kann (§ 812 Abs. 1 BGB; Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 94/05). Die Zahlung ist auch kein Anerkenntnis, das dir die Rückforderung abschneidet.

[Vorname Name]
[Anschrift, Wohnung]

An [Vermieter / Hausverwaltung]
[Anschrift]

[Ort, Datum]

Betreff: Betriebskostenabrechnung [Abrechnungszeitraum], Rückforderung der gezahlten Nachforderung

Sehr geehrte Damen und Herren,

auf Ihre Betriebskostenabrechnung für den Zeitraum [Abrechnungszeitraum], mir zugegangen am [Datum], habe ich am [Zahlungsdatum] eine Nachforderung von [Betrag] Euro gezahlt.

Die Abrechnung ist mir erst nach Ablauf der Frist des § 556 Abs. 3 S. 2 BGB zugegangen, die am [Fristende] endete. Die Nachforderung war deshalb ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB). Meine Zahlung erfolgte ohne Rechtsgrund (BGH, Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 94/05).

Ich fordere Sie auf, mir den Betrag von [Betrag] Euro bis zum [Datum, z. B. in 3 Wochen] auf mein Konto IBAN [IBAN] zu erstatten.

Mit freundlichen Grüßen
[Name]

Die Nachforderung ist nicht ausgeschlossen, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat. Das ist die Ausnahme. Er muss konkret darlegen, was er unternommen hat, um rechtzeitig abzurechnen (BGH, Urteil vom 25.01.2017, VIII ZR 249/15, unter Verweis auf VIII ZR 107/08).

Ob ein Grund trägt, ist Einzelfall. Fordere im Schreiben eine konkrete Begründung an, wie im Muster vorgesehen. Pauschale Antworten musst du nicht akzeptieren.

Die Frist wahrt nur eine formell ordnungsgemäße Abrechnung. Fehlen Mindestangaben wie Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, die Berechnung deines Anteils oder der Abzug der Vorauszahlungen, hat der Vermieter die Frist nicht gewahrt. Bloße inhaltliche Fehler kann er dagegen auch nach Fristablauf berichtigen (BGH, Urteil vom 17.11.2004, VIII ZR 115/04).

Zu deinen Lasten geht das aber nur innerhalb der Frist. Nach Ablauf ist der Mieter vor Korrekturen zu seinen Lasten weitgehend geschützt (BGH, VIII ZR 296/09). Schickt der Vermieter nach Fristablauf eine korrigierte Abrechnung mit höherer Nachzahlung, kannst du den Mehrbetrag mit demselben Argument zurückweisen.

• Datum der Abrechnung statt Zugang

  Eine Abrechnung vom 28. Dezember, die am 3. Januar ankommt, ist verspätet. Das Briefdatum hilft dem Vermieter nicht.

• Zugang nicht dokumentiert

  Ohne Notiz oder Umschlag wird es schwer, das Datum später zu belegen.

• Gleich mit Guthaben verrechnet

  Der Vermieter verrechnet die ausgeschlossene Nachforderung mit einem Guthaben aus einem anderen Jahr. Auch das ist nicht zulässig, wenn die Forderung ausgeschlossen ist.

• Neue Vorauszahlung ungeprüft übernommen

  Eine Anpassung der Vorauszahlungen aus einer verspäteten Abrechnung ist eine eigene Frage. Lass sie mitprüfen.

• Gar nicht reagiert

  Wer schweigt, bekommt Mahnungen. Ein kurzes Schreiben klärt die Lage.

1. 1

   Zugang festhalten

   Datum notieren, Umschlag oder E-Mail sichern.

2. 2

   Fristende berechnen

   Ende des Abrechnungszeitraums plus zwölf Monate.

3. 3

   Muster anpassen und schicken

   Nachforderung zurückweisen, Begründung für eine angebliche Entlastung verlangen, ein Guthaben einfordern.

4. 4

   Bereits gezahlt? Zurückfordern

   Mit dem zweiten Muster und einer Frist zur Erstattung.

5. 5

   Antwort abwarten und prüfen

   Nennt der Vermieter Gründe, prüfe sie genau. Bleibt er bei der Forderung, helfen Mieterverein oder Anwalt.