Nebenkostenabrechnung per E-Mail: Gültig, und ab wann läuft die Frist?

Kurz beantwortet

Ja, eine Nebenkostenabrechnung per E-Mail ist in der Regel gültig. Das Gesetz schreibt für die Abrechnung keine bestimmte Form vor, sie muss dir nur mitgeteilt werden. Maßgeblich sind zwei andere Dinge: Die Abrechnung muss inhaltlich die Mindestangaben enthalten, und sie muss dir innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Kommt die E-Mail nicht oder zu spät an, trägt der Vermieter dieses Risiko. Für dich beginnt mit dem Zugang die Frist, in der du Einwände erheben kannst.

Oft liest man, die Nebenkostenabrechnung müsse „in Textform“ erfolgen. Im Wortlaut von § 556 BGB steht das so nicht. Dort heißt es nur:

Eine Unterschrift oder ein Brief auf Papier ist damit nicht vorgeschrieben. Der Bundesgerichtshof versteht die Abrechnung als geordnete Zusammenstellung von Einnahmen und Ausgaben im Sinne von § 259 BGB (Urteil vom 20.01.2016, VIII ZR 93/15). Ein PDF, das du speichern, öffnen und ausdrucken kannst, erfüllt diesen Zweck genauso wie Papier. Drei Sonderfälle solltest du kennen:

• Schriftform im Mietvertrag

  Verlangt dein Vertrag für Erklärungen die Schriftform, genügt nach § 127 Abs. 2 BGB im Zweifel auch die telekommunikative Übermittlung, also etwa eine E-Mail. Anders ist es nur, wenn sich aus dem Vertrag ein anderer Wille ergibt.

• Erhöhung der Vorauszahlungen

  Hier ist die Form ausdrücklich geregelt: Die Anpassung erfolgt „durch Erklärung in Textform“ (§ 560 Abs. 4 BGB). Textform heißt lesbar, mit Namen des Erklärenden, auf einem dauerhaften Datenträger (§ 126b BGB). Eine E-Mail erfüllt das.

• Unvollständige Dateien

  Fehlen Seiten, etwa die Heizkostenabrechnung des Messdienstes, ist das kein Formproblem der E-Mail, sondern eine Frage des Inhalts. Fehlen Mindestangaben, kann die Abrechnung formell unwirksam sein.

Eine Erklärung unter Abwesenden wird wirksam, wenn sie dem Empfänger zugeht (§ 130 Abs. 1 BGB). Für die Abrechnungsfrist hat der Bundesgerichtshof klargestellt: Es reicht nicht, dass der Vermieter die Abrechnung rechtzeitig abschickt. Sie muss rechtzeitig beim Mieter ankommen, und das muss der Vermieter beweisen (Urteil vom 21.01.2009, VIII ZR 107/08). Das Urteil betraf den Postweg, der Grundgedanke lässt sich aber auf E-Mails übertragen.

• Hast du dem Vermieter deine E-Mail-Adresse für den Schriftverkehr genannt oder kommuniziert ihr ohnehin per Mail, spricht viel dafür, dass eine Abrechnung dort zugehen kann.
• Eine Sendebestätigung im Postausgang des Vermieters beweist nur das Absenden, nicht den Eingang bei dir.
• Ob eine Mail im Spam-Ordner als zugegangen gilt, ist für Betriebskostenabrechnungen nicht eindeutig geklärt. Schau dort regelmäßig nach.
• Stellt der Vermieter die Abrechnung nur in ein Portal und schickt dir einen Hinweis, ist ebenfalls nicht abschließend geklärt, ab wann sie zugegangen ist. Lade sie herunter und notiere das Datum.

Speichere die E-Mail am besten als Datei (zum Beispiel .eml oder als PDF-Ausdruck mit Kopfzeilen) zusammen mit dem Anhang. Löschst du sie, fehlt dir im Streit der Beleg für das Eingangsdatum. Wann die Nachzahlung fällig wird, steht im Ratgeber Nebenkostennachzahlung.

Auch deine Einwendungen musst du dem Vermieter nach § 556 Abs. 3 S. 5 BGB nur mitteilen. Eine E-Mail genügt. Weil du den Zugang deines Widerspruchs beweisen musst, lohnt sich etwas Sorgfalt:

• Schreib an die Adresse, von der die Abrechnung kam, und nenne im Betreff Objekt, Wohnung und Abrechnungsjahr.
• Bitte ausdrücklich um eine kurze Eingangsbestätigung.
• Kommt keine Bestätigung und läuft die Frist bald ab, schick denselben Text zusätzlich per Einschreiben.
• Belege darf der Vermieter elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 S. 2 BGB). Bitte gezielt um die Rechnungen und Verträge zu den Positionen, die dir unklar sind.

Das Beispiel ist eine Formulierungshilfe, keine Rechtsberatung.

1. 1

   Speichern

   E-Mail und Anhang sichern, Eingangsdatum notieren. Portal-Dokumente herunterladen.

2. 2

   Vollständigkeit prüfen

   Sind alle Seiten da, auch die Heizkostenabrechnung des Messdienstes? Fehlt etwas, fordere es sofort per E-Mail an.

3. 3

   Frist des Vermieters prüfen

   Lag der Eingang innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums?

4. 4

   Inhalt prüfen

   Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, dein Anteil und deine Vorauszahlungen müssen erkennbar sein.

5. 5

   Reagieren

   Einwendungen innerhalb von zwölf Monaten ab Eingang mitteilen, am besten deutlich früher.