Wartungskosten: Welche Prüfungen in die Nebenkosten dürfen

Kurz beantwortet

Wartungskosten sind umlagefähig, wenn sie regelmäßig anfallen und im Mietvertrag vorgesehen sind. Für Heizung, Warmwasser, Aufzug und Entwässerungspumpe nennt die Betriebskostenverordnung die Wartung ausdrücklich. Für andere Anlagen wie Rauchabzug, Brandschutztüren, Lüftung oder Feuerlöscher gibt es keine eigene Nummer: Sie sind sonstige Betriebskosten und müssen im Vertrag einzeln stehen. In keinem Fall gehören Reparaturen, Ersatzteile oder neue Geräte in die Abrechnung, auch dann nicht, wenn die Rechnung „Wartung“ heißt.

Die Betriebskostenverordnung grenzt beide Kostenarten in § 1 klar ab:

Eine Faustregel hilft: Wartung schaut nach, ob alles funktioniert, stellt ein und reinigt. Sie fällt im festen Rhythmus an, egal ob etwas kaputt ist. Eine Reparatur beseitigt einen Mangel, der schon da ist. Wird bei der Wartung ein Defekt festgestellt, ist die Prüfung umlagefähig, die anschließende Behebung nicht.

„Wartung“ ist in der Abrechnung oft ein Sammelbegriff. Rechtlich gehört sie zu der Kostenart, deren Anlage gewartet wird. Das ist wichtig, weil jede Wartung nur einmal bezahlt werden darf und weil nur die Nummer 17 eine ausdrückliche Vereinbarung im Mietvertrag verlangt.

• Wasser (§ 2 Nr. 2 BetrKV)

  Wartung von Wassermengenreglern, Betrieb einer hauseigenen Wasserversorgungs- oder Aufbereitungsanlage einschließlich der Aufbereitungsstoffe.

• Entwässerung (§ 2 Nr. 3 BetrKV)

  Betrieb einer Entwässerungspumpe, etwa einer Hebeanlage im Keller.

• Heizung und Warmwasser (§ 2 Nr. 4 bis 6 BetrKV)

  Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, regelmäßige Prüfung der Betriebssicherheit, Einstellung durch eine Fachkraft, Reinigung. Gehört in die Heizkostenabrechnung.

• Aufzug (§ 2 Nr. 7 BetrKV)

  Wartung, Pflege und regelmäßige Prüfung durch die Überwachungsstelle. Eigene Position Aufzugskosten.

• Sonstige (§ 2 Nr. 17 BetrKV)

  Alles, was keine eigene Nummer hat: Rauchabzug, Brandschutztüren, Feuerlöscher, Blitzschutz, Lüftung, Rauchwarnmelder, Dachrinnenreinigung.

Für die meisten Kostenarten genügt es, wenn dein Mietvertrag sagt, dass du die Betriebskosten trägst. Bei den sonstigen Betriebskosten ist das anders: Der Bundesgerichtshof verlangt, dass die Umlegung der im Einzelnen bestimmten Kosten vereinbart ist (Urteil vom 07.04.2004, VIII ZR 167/03).

Ein Mietvertrag, der nur „sonstige Betriebskosten“ oder „Wartungskosten“ nennt, reicht deshalb meist nicht. Steht dort dagegen „Wartung der Rauchabzugsanlage, Prüfung der Feuerlöscher, Dachrinnenreinigung“, darf genau das umgelegt werden, aber nichts Weiteres, was später unter „Wartung“ dazukommt.

Dachrinnenreinigung. Der BGH hat ausdrücklich entschieden, dass die Kosten als sonstige Betriebskosten umgelegt werden können, wenn sie vereinbart sind (VIII ZR 167/03). Gemeint ist die turnusmäßige Reinigung. Wird eine verstopfte oder beschädigte Rinne repariert oder ersetzt, ist das Instandsetzung. Wie oft gereinigt werden muss, hängt vom Haus ab, etwa von Bäumen in der Nähe. In vielen Häusern wird einmal im Jahr gereinigt; mehrere Einsätze im Jahr sollte der Vermieter begründen können.

Brandschutz. Rauch- und Wärmeabzugsanlagen im Treppenhaus, Brandschutztüren, Feuerlöscher und Blitzschutz werden in regelmäßigen Abständen geprüft. Die Prüfung ist umlagefähige Wartung, wenn sie im Vertrag steht. Neue Feuerlöscher, der Austausch einer defekten Brandschutztür oder das Nachfüllen nach einem Einsatz sind dagegen Anschaffung oder Instandsetzung.

Legionellenprüfung. Die Untersuchung des Trinkwassers wiederholt sich und gilt deshalb als laufende Kosten. Die Betriebskostenverordnung ordnet sie keiner Nummer ausdrücklich zu. Ob sie bei Wasser, Warmwasser oder unter Sonstiges steht, ist weniger wichtig, als dass sie nicht zweimal auftaucht. Spülungen, Desinfektion oder Umbauten nach einem schlechten Befund sind Instandsetzung.

Es gilt der Schlüssel aus dem Mietvertrag, ohne Regelung die Wohnfläche (§ 556a Abs. 1 S. 1 BGB), bei vermieteten Eigentumswohnungen ohne andere Vereinbarung der Schlüssel der Eigentümergemeinschaft (§ 556a Abs. 3 BGB). Weil Rauchmelder in dieser Kategorie häufig sind, wird oft auch nach Wohnungen verteilt:

Achte darauf, dass nur Anlagen deines Hauses verteilt werden. Gehört zur Wohnanlage eine Tiefgarage mit eigener Lüftung und Rolltor, sollten deren Wartungskosten nicht über die Wohnfläche bei Mietern ohne Stellplatz landen.

• Reparatur unter „Wartung“

  Eine Rechnung für Ersatzteile, Austausch oder Störungsbeseitigung wird mit der regulären Wartung zusammengefasst.

• Nicht vereinbart

  Wartung von Rauchabzug, Lüftung oder Feuerlöschern wird umgelegt, obwohl der Mietvertrag diese Kosten nicht einzeln nennt.

• Doppelt berechnet

  Die Heizungswartung steht in der Heizkostenabrechnung und noch einmal unter „Wartung“, oder der Hausmeister erledigt die Dachrinnenreinigung und sie wird zusätzlich abgerechnet.

• Versteckt in anderen Positionen

  Instandsetzungsarbeiten tauchen unter Hausreinigung, Gartenpflege oder Hausmeister auf. Ohne Rechnung ist das nicht zu erkennen.

• Einmalige Prüfung

  Ein Gutachten, eine Abnahme nach Umbau oder eine Erstprüfung einer neuen Anlage fallen nicht laufend an.

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   Mietvertrag mit der Abrechnung abgleichen

   Notiere jede Wartungsposition und prüfe, ob sie im Vertrag einzeln genannt ist. Was fehlt, musst du als sonstige Betriebskosten grundsätzlich nicht zahlen.

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   Vorjahr vergleichen

   Wartungsverträge sind meist gleichbleibend. Ein Sprung ohne neuen Vertrag deutet auf eine Reparatur oder eine zusätzliche Anlage.

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   Wartungsverträge und Rechnungen anfordern

   Per Belegeinsicht (§ 556 Abs. 4 BGB). Markiere alles mit Austausch, Ersatzteil, Material, Störung oder Notdienst.

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   Doppelungen suchen

   Steht dieselbe Anlage auch in den Heizkosten, beim Hausmeister oder beim Aufzug? Jede Leistung darf nur einmal bezahlt werden.

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   Schriftlich widersprechen

   Nenne die Beträge, die du nicht zahlst, und den Grund. Die Frist endet zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB).