Wirtschaftlichkeitsgebot: Wann Nebenkosten zu hoch sind

Kurz beantwortet

Zu hoch im Sinne des Gesetzes sind Nebenkosten, wenn der Vermieter sie bei vernünftigem Wirtschaften hätte vermeiden können. Das Wirtschaftlichkeitsgebot verpflichtet ihn, bei allen Entscheidungen, die deine Betriebskosten beeinflussen, auf ein angemessenes Verhältnis von Kosten und Nutzen zu achten. Er darf also keine deutlich überteuerten Verträge abschließen und keine Leistungen einkaufen, die das Haus nicht braucht. Hohe Kosten allein sind aber noch kein Verstoß. Willst du einen Teil nicht zahlen, musst du konkret zeigen, dass es vor Ort gleichwertig und deutlich günstiger gegangen wäre.

Kurz erklärt findest du den Begriff auch im Nebenkosten-Lexikon. Hier geht es um die Praxis.

Das Wirtschaftlichkeitsgebot ist kein eigener Paragraf, sondern steht als Halbsatz in der Vorschrift über die jährliche Abrechnung:

Eine zweite Stelle betrifft Kostensteigerungen. Erhöhen sich einzelne Betriebskosten, etwa weil ein neuer Vertrag geschlossen wird, gilt derselbe Maßstab:

Beide Regeln lassen sich im Mietvertrag nicht zu deinem Nachteil abbedingen (§ 556 Abs. 5 und § 560 Abs. 6 BGB). Für Sozialwohnungen enthält die Neubaumietenverordnung eine ähnliche Formel: Umgelegt werden dürfen nur Kosten, die „bei gewissenhafter Abwägung aller Umstände und bei ordentlicher Geschäftsführung gerechtfertigt sind“ (§ 20 Abs. 1 S. 2 NMV 1970).

Der Bundesgerichtshof beschreibt den Grundsatz so: Der Vermieter muss bei Maßnahmen und Entscheidungen, die Einfluss auf die Höhe der Nebenkosten haben, auf ein angemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis Rücksicht nehmen (Pressemitteilung zum Urteil vom 06.07.2011, VIII ZR 340/10). Er soll also so handeln, wie es ein vernünftiger Eigentümer täte, der die Kosten selbst tragen müsste.

Das Wirtschaftlichkeitsgebot betrifft nur die Höhe von Kosten, die grundsätzlich umgelegt werden dürfen. Ob eine Position überhaupt in die Abrechnung gehört, ist eine andere Frage, und dort ist die Lage für dich viel einfacher: Verwaltungs- oder Reparaturkosten musst du nie zahlen, egal wie günstig sie waren. Mehr dazu unter umlagefähige Nebenkosten und nicht umlagefähige Kosten.

Unwirtschaftliche Kosten verstecken sich selten in einer eigenen Zeile. Meist fallen sie auf, weil eine Position im Vergleich zum Vorjahr oder zu ähnlichen Häusern aus dem Rahmen fällt.

• Überteuerte Wartungs- und Hausmeisterverträge

  Ein Hausmeisterdienst, der für ein kleines Haus mehr kostet als üblich, oder ein Wartungsvertrag, der jedes Jahr ohne Neuausschreibung teurer wird. Hellhörig solltest du auch werden, wenn der Vertrag seit Jahrzehnten ohne Preisvergleich läuft.

• Doppelt bezahlte Arbeiten

  Mäht der Hausmeister den Rasen und rechnet zusätzlich eine Gartenfirma ab, zahlst du die Arbeit zweimal. Für Hauswarte stellt § 2 Nr. 14 BetrKV ausdrücklich klar: Soweit er Arbeiten selbst ausführt, dürfen dafür nicht zusätzlich Kosten unter anderen Positionen angesetzt werden.

• Versicherung ohne Vergleich

  Steigende Prämien sind für sich kein Fehler. Wird eine Gebäudeversicherung aber über Jahre deutlich teurer, ohne dass Schäden oder neue Bausteine das erklären, kann ein Vergleich lohnen. Achte auch darauf, ob beim Wechsel zwei Policen gleichzeitig liefen.

• Leistungen, die niemand braucht

  Ein Winterdienstvertrag für Flächen, die gar nicht zu räumen sind, oder Wartungen in deutlich kürzeren Abständen als nötig.

• Verluste, die niemand abstellt

  Ein undichtes Rohr, eine laufende Toilettenspülung im Gemeinschaftsbereich oder eine falsch eingestellte Heizung treiben Wasser- und Energiekosten. Merkt der Vermieter das nicht oder reagiert er lange nicht, kann der Mehrverbrauch unwirtschaftlich sein.

• Kostensprünge ohne Erklärung

  Hat sich eine Position gegenüber dem Vorjahr verdoppelt, ohne dass es eine sichtbare Ursache gibt, solltest du nachfragen. Bei Heizöl oder Gas kann auch ein Einkauf zu einem ungünstigen Zeitpunkt oder zu deutlich überhöhten Preisen dahinterstecken.

Hier liegt die eigentliche Hürde. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass der Mieter die Darlegungs- und Beweislast trägt, wenn er sich auf einen Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot beruft (Urteil vom 06.07.2011, VIII ZR 340/10). Rechtlich ist ein Verstoß eine Pflichtverletzung des Vermieters. Daraus ergibt sich ein Anspruch auf Schadensersatz, der im Ergebnis darauf hinausläuft, dass du die unnötigen Mehrkosten nicht tragen musst.

In dem Fall hatten Mieter ihre Müllkosten mit dem bundesweiten Betriebskostenspiegel verglichen und die Differenz einbehalten. Das reichte nicht: Überregionale Durchschnittswerte haben wegen der je nach Region und Kommune unterschiedlichen Kosten im Einzelfall keine Aussagekraft. Die Mieter hätten sich über ihr Recht auf Belegeinsicht selbst informieren können. Die hohen Kosten lagen dort übrigens an falsch befüllten gelben Tonnen, also am Verhalten der Mieter.

Für Gewerberäume hat der Bundesgerichtshof diese Linie bestätigt: Auch dort muss der Mieter den Verstoß konkret darlegen, und der Vermieter muss in der Regel nicht von sich aus Preisvergleiche liefern (Urteil vom 17.12.2014, XII ZR 170/13, zu Verwalterkosten). Was du brauchst, sind also Tatsachen aus deinem Haus: Was genau wurde eingekauft, zu welchem Preis, und was hätte eine gleichwertige Leistung vor Ort gekostet?

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   Auffällige Positionen finden

   Leg deine Abrechnung neben die des Vorjahres. Notiere jede Position, die deutlich gestiegen ist. Als grobe Orientierung hilft der Betriebskostenspiegel: Liegst du bei einer Kostenart weit über dem Durchschnitt, lohnt der Blick in die Belege.

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   Belege einsehen

   Verlange Einsicht in Rechnungen und Verträge zu diesen Positionen (§ 556 Abs. 4 BGB). Wichtig sind Leistungsumfang, Preis je Einheit, Laufzeit und ob die Leistung vergeben oder einfach verlängert wurde.

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   Vergleich vor Ort herstellen

   Hol für die konkrete Leistung zwei oder drei Angebote örtlicher Firmen ein oder frag beim Mieterverein nach Erfahrungswerten in deiner Stadt. Je genauer die Leistung übereinstimmt, desto stärker ist dein Einwand.

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   Schriftlich rügen

   Teil dem Vermieter in Textform mit, welche Position du für unwirtschaftlich hältst, warum, und welchen Betrag du für angemessen hältst. Den unstreitigen Teil zahlst du.

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   Frist einhalten

   Einwendungen musst du spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB). Belegeinsicht kostet Zeit, fang also früh an.

Das Beispiel ist eine Formulierungshilfe, keine Rechtsberatung. Bei größeren Beträgen lohnt eine Beratung beim Mieterverein oder einer Anwältin.

• Kosten, die der Vermieter kaum steuern kann

  Grundsteuer, Abwasser- und Müllgebühren legt die Gemeinde fest. Ein Verstoß kommt nur in Betracht, wenn es eine echte Sparmöglichkeit gab, etwa kleinere oder weniger Tonnen.

• Marktweite Preissteigerungen

  Wenn Energie, Versicherungen oder Löhne überall teurer werden, ist das kein Fehler des Vermieters. Entscheidend ist, ob er im Vergleich zu anderen Anbietern vor Ort deutlich zu viel zahlt.

• Kein fester Prozentwert

  Ab wann ein Preis „deutlich“ zu hoch ist, legt das Gesetz nicht fest. Es kommt auf den Einzelfall an. Kleine Unterschiede reichen in der Regel nicht.

Weil der Nachweis schwer ist, lohnt es sich, zuerst nach eindeutigen Fehlern zu suchen: nicht umlagefähige Kosten, falsche Flächen, ein falscher Verteilerschlüssel oder Rechenfehler. Die sind leichter durchzusetzen als ein Streit über Preise.