Instandhaltung im Gewerbemietvertrag: Was du zahlen musst und wo die Grenze liegt

Kurz beantwortet

Im Gewerbemietvertrag darf die Instandhaltung teilweise auf dich übertragen werden, aber nicht unbegrenzt. Für deine eigene Mietfläche ist das bei Geschäftsräumen verbreitet und grundsätzlich möglich, soweit es um Schäden aus deinem Gebrauch oder deiner Risikosphäre geht. Bei gemeinsam genutzten Flächen und Anlagen wie Treppenhaus, Aufzug, Mall oder Parkhaus zieht der Bundesgerichtshof eine klare Linie: Eine Formularklausel, die dir deren Erhaltung ohne Kostenbegrenzung auferlegt, ist unwirksam. Ohne wirksame Klausel bleibt die Instandhaltung beim Vermieter und gehört nicht in deine Nebenkostenabrechnung.

Das Gesetz legt die Erhaltung der Mietsache in die Hände des Vermieters:

Bei Wohnungen bleibt es dabei, die Betriebskostenverordnung schließt Instandhaltung und Instandsetzung ausdrücklich aus (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV). Im Gewerbe dürfen die Parteien abweichen. Weil Gewerbemietverträge fast immer vorformuliert sind, gilt dabei aber die AGB-Kontrolle: Klauseln sind unwirksam, wenn sie dich unangemessen benachteiligen oder nicht klar und verständlich sind (§ 307 Abs. 1 BGB). Das gilt ausdrücklich auch gegenüber Unternehmern.

Der BGH versteht unter Instandhaltung in Anlehnung an die Zweite Berechnungsverordnung die Kosten, die zur Erhaltung des bestimmungsgemäßen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um Mängel durch Abnutzung, Alterung und Witterung zu beseitigen. Instandsetzung sind in der Regel Kosten für Reparatur und Wiederbeschaffung. Für Wohnraum steht dieselbe Definition in der Betriebskostenverordnung:

Davon zu trennen ist die Wartung: die regelmäßige Prüfung, Einstellung und Reinigung einer Anlage, egal ob sie defekt ist. Wartung gehört zu den laufenden Betriebskosten und ist umlagefähig, wenn sie vereinbart ist. Was bei der Wartung an Defekten auffällt und behoben wird, ist Instandsetzung.

Der BGH unterscheidet danach, wessen Gebrauch die Kosten verursacht. Schäden in deiner eigenen Fläche, die aus deinem Betrieb oder deiner Risikosphäre stammen, dürfen nach herrschender Meinung auch per Formularvertrag auf dich übertragen werden. Gemeinschaftsflächen nutzen dagegen alle Mieter, Kunden und Dritte. Dort würdest du ohne Begrenzung auch für Abnutzung zahlen, die schon bei Mietbeginn da war, und für Schäden, die andere verursacht haben.

Die Zuordnung im Einzelfall hängt von deinem Vertrag ab. Eine Heizungsanlage, die das ganze Haus versorgt, ist eine gemeinschaftliche Anlage, auch wenn ein Heizkörper in deinem Büro hängt.

Die Begründung des BGH hilft dir, auch abweichende Klauseln einzuordnen. Wer die Erhaltung gemeinsam genutzter Flächen ohne Grenze übernimmt, zahlt nach Ansicht des Gerichts für zwei Dinge, die nichts mit seinem eigenen Gebrauch zu tun haben:

• Den Zustand bei Mietbeginn

  Du findest Mall, Aufzug oder Parkhaus in dem Zustand vor, in dem sie bei Vertragsschluss sind, meist gebraucht. Ohne Grenze müsstest du anfängliche Mängel und schon vorhandene Abnutzung mitbezahlen, deren Höhe du nicht überblicken kannst.

• Schäden durch Dritte

  Gemeinschaftsflächen nutzen andere Mieter, Kunden und Lieferanten. Für deren Verhalten trägst du keine Verantwortung. Trotzdem würden dir ohne Grenze auch diese Kosten auferlegt.

Aus dieser Begründung folgt eine praktische Prüffrage für jede Klausel: Muss ich danach für Kosten einstehen, die ich weder verursacht habe noch der Höhe nach abschätzen kann? Wenn ja, und es fehlt eine Begrenzung, spricht viel dafür, dass die Klausel einer Inhaltskontrolle nicht standhält. Bei einem Gebäude, das du als einziger Mieter allein nutzt, kann die Bewertung anders ausfallen, weil es dort keine fremde Nutzung gibt.

Der Leitfall betraf einen Spielsalon mit Gaststätte in einem Einkaufszentrum. Der Vermieter hatte allen Mietern anteilig „sämtliche Nebenkosten“ des Zentrums auferlegt, einschließlich der Instandhaltung der Gemeinschaftsanlagen. Der BGH entschied:

• Zumutbarer Rahmen

  Die Übertragung der Erhaltungslast für Gemeinschaftsflächen ist allenfalls wirksam, wenn sie in einem bestimmten, zumutbaren Rahmen erfolgt. Als Beispiel nennt der BGH aus Literatur und Rechtsprechung eine Begrenzung auf einen festen Prozentsatz der Jahresmiete.

• Nur der unangemessene Teil fällt weg

  Unwirksam waren nur die Teile der Klausel, die Instandhaltung ohne Grenze auferlegten. Die übrigen vereinbarten Betriebskosten blieben wirksam.

• Umweg über den Hausmeister

  2012 hat der BGH nachgelegt: Hebt eine Klausel die übliche Beschränkung der Hausmeisterkosten auf laufende Tätigkeiten auf, damit Instandsetzung über den Hausmeister umgelegt werden kann, ist sie ohne Kostenobergrenze ebenfalls unwirksam (XII ZR 112/10).

• Keine Rettung durch Auslegung

  Eine zu weite Klausel wird nicht auf ein zulässiges Maß zurechtgestutzt. Der BGH lehnt eine solche geltungserhaltende Reduktion ab.

Viele Gewerbeverträge enthalten den Satz, dass „Dach und Fach“ beim Vermieter bleiben. Ein Gesetz definiert den Begriff nicht. In der Vertragspraxis meint er üblicherweise die Gebäudehülle und die tragende Konstruktion: Dach, Fassade, Fundamente, tragende Wände und Decken. Was genau dazugehört, ergibt sich aus der Auslegung deines Vertrags. Verbleibende Zweifel gehen bei vorformulierten Verträgen zulasten des Vermieters (§ 305c Abs. 2 BGB).

Für deine Nebenkostenabrechnung hat die Klausel eine klare Folge: Kosten für die Reparatur des Daches, die Sanierung der Fassade oder die Erneuerung tragender Teile gehören nicht in die Abrechnung, wenn Dach und Fach beim Vermieter liegen. Tauchen solche Rechnungen trotzdem auf, etwa als „Instandhaltung Gebäude“ oder „Bauunterhalt“, sind sie zu streichen.

Selten steht in einer Gewerbe-Abrechnung offen „Reparatur“. In Prüfungen sehen wir Instandhaltung häufig unter anderen Namen:

• Wartung und Technik

  Wartungsverträge für Aufzug, Klima oder Brandschutz enthalten oft Vollwartung mit Ersatzteilen. Der Reparaturanteil ist dann herauszurechnen.

• Hausmeister und Haustechnik

  Kleinreparaturen, Materialeinkauf und Handwerkerstunden laufen über den Hausmeister. Zu den Hauswartkosten gehören nach § 2 Nr. 14 BetrKV aber keine Instandhaltung und Instandsetzung.

• Betrieb der Gemeinschaftsanlagen

  Unter „Betriebskosten Mall“ oder „Allgemeinflächen“ stehen Pauschalbeträge, hinter denen sich Austausch von Leuchten, Türen oder Bodenbelägen verbirgt.

• Bauunterhalt, Instandhaltungsrücklage

  Rücklagen für künftige Reparaturen sind keine laufenden Kosten. Sie dürfen nur umgelegt werden, wenn der Vertrag das wirksam vorsieht.

• Kein Deckel

  Instandhaltung der Gemeinschaftsflächen wird voll umgelegt, obwohl der Formularvertrag keine Obergrenze enthält.

• Deckel überschritten

  Eine Obergrenze steht im Vertrag, wird aber nicht angewendet oder nur auf einen Teil der Kosten.

• Dach und Fach abgerechnet

  Dach-, Fassaden- oder Tragwerkssanierung steht in der Abrechnung, obwohl der Vertrag sie beim Vermieter lässt.

• Reparatur als Wartung

  Austausch von Teilen und Störungsbeseitigung laufen über Wartungs- oder Hausmeisterpositionen.

• Anfangsmängel

  Es werden Schäden behoben, die schon bei Mietbeginn bestanden. Gerade diese Kosten hat der BGH als nicht überschaubar angesehen.

1. 1

   Instandhaltungsklausel finden

   Suche im Vertrag nach Instandhaltung, Instandsetzung, Erhaltung, Reparaturen, Dach und Fach. Notiere, ob eigene Fläche, Gemeinschaftsflächen oder beides gemeint ist.

2. 2

   Obergrenze prüfen

   Gibt es einen Deckel? Wenn nein, und es geht um Gemeinschaftsflächen in einem Formularvertrag, ist die Umlage angreifbar. Wenn ja, rechne nach.

3. 3

   Positionen durchgehen

   Markiere in der Abrechnung alles, was nach Reparatur klingt oder deutlich über dem Vorjahr liegt: Wartung, Hausmeister, Technik, Allgemeinflächen.

4. 4

   Rechnungen anfordern

   Verlange Belegeinsicht. Begriffe wie Austausch, Ersatzteil, Erneuerung, Störung oder Material zeigen Instandsetzung.

5. 5

   Schriftlich widersprechen

   Nenne die Beträge und den Grund: nicht vereinbart, ohne Obergrenze, Deckel überschritten oder Dach und Fach.

Widersprich früh und schriftlich. Für Gewerberäume gibt es keine gesetzliche Einwendungsfrist von zwölf Monaten, Verträge können aber eigene Fristen vorsehen. Hast du unwirksam umgelegte Instandhaltung in früheren Jahren gezahlt, kann ein Rückforderungsanspruch bestehen. Er verjährt in der Regel nach drei Jahren ab Ende des Jahres, in dem er entstanden ist (§§ 195, 199 BGB).

Gerade bei Instandhaltung geht es im Gewerbe schnell um hohe Beträge, etwa wenn ein Aufzug oder eine Lüftungsanlage erneuert wird. Ob eine Klausel im Einzelfall wirksam ist, kann verbindlich nur eine Anwältin oder ein Anwalt beurteilen. Mit einem geprüften Überblick über die strittigen Positionen sparst du dir dort Zeit und Kosten.