Verwaltungskosten im Gewerbemietvertrag: Wann sie umlagefähig sind und wann nicht

Kurz beantwortet

Verwaltungskosten sind im Gewerbemietvertrag umlagefähig, wenn der Vertrag sie ausdrücklich nennt. Eine Formularklausel mit „Verwaltungskosten“ oder „Kosten der kaufmännischen und technischen Hausverwaltung“ reicht dafür, auch ohne Betrag oder Obergrenze. Der Vermieter darf aber nur Kosten umlegen, die ortsüblich und notwendig sind, und nur, was unter den Begriff der Verwaltung fällt. Steht die Verwaltung nicht im Vertrag, trägt der Vermieter sie selbst. Und Leistungen, die schon über Hausmeister, Management oder andere Positionen bezahlt werden, darf er nicht noch einmal als Verwaltung abrechnen.

Für Wohnungen ist die Sache klar. Die Betriebskostenverordnung schließt Verwaltungskosten ausdrücklich aus:

Im Gewerbe gilt diese Grenze nicht unmittelbar. Die Vorschrift über Betriebskosten bei Wohnraum (§ 556 BGB) gehört nicht zu den Regeln, die § 578 Abs. 2 BGB auf Geschäftsräume überträgt. Was du neben der Miete zahlst, regelt dein Vertrag. Deshalb dürfen Gewerbevermieter Verwaltungskosten vereinbaren, die bei einer Wohnung unwirksam wären.

Lange war umstritten, ob eine Formularklausel zu Verwaltungskosten im Gewerbe überraschend oder zu unbestimmt ist. Der XII. Zivilsenat des Bundesgerichtshofs hat das 2009 geklärt:

• Keine Obergrenze nötig (XII ZR 109/08)

  Die Klausel muss die Kosten weder beziffern noch deckeln. Der Vermieter hat ein berechtigtes Interesse, etwa bei einem Verwalterwechsel geänderte Kosten umzulegen. Dein Schutz: Die Kosten müssen sich im Rahmen des Ortsüblichen und Notwendigen halten.

• „Verwaltungskosten“ genügt (XII ZR 69/08)

  Auch der bloße Begriff ist hinreichend bestimmt. Zur Auslegung darf auf § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV zurückgegriffen werden, obwohl die Verordnung für Gewerbe nicht gilt. Bleiben Unklarheiten, gehen sie zulasten des Vermieters (§ 305c Abs. 2 BGB).

• Centermanagement daneben unwirksam (XII ZR 205/09)

  Eine Formularklausel, die zusätzlich zur Verwaltung nicht näher aufgeschlüsselte Kosten des Centermanagements auferlegt, ist intransparent. Die Verwaltung bleibt wirksam vereinbart (XII ZR 112/10).

• Wirtschaftlichkeit (XII ZR 170/13)

  Auch im Gewerbe gilt das Wirtschaftlichkeitsgebot. Wer überhöhte Verwaltungskosten rügt, muss aber konkret darlegen, dass gleichwertige Leistungen deutlich günstiger zu haben waren.

Weil der BGH den Begriff mit der Definition der Betriebskostenverordnung füllt, lässt sich ziemlich genau sagen, was unter „Verwaltung“ fallen darf. Der Senat hat dazu ausdrücklich festgehalten: Fallen im Einzelfall Kosten an, die über die gesetzliche Definition hinausgehen, sind sie insoweit nicht umlegbar. Und Verwaltungskosten sind Gemeinkosten, die von den Kosten einer konkreten Instandhaltungsmaßnahme zu trennen sind (XII ZR 69/08).

Die linke Spalte folgt dem Wortlaut der Verordnung. Bei der rechten Spalte handelt es sich um Kosten, die nach der Definition nicht zur Verwaltung des Gebäudes gehören. Ob sie an anderer Stelle deines Vertrags wirksam vereinbart sind, ist eine eigene Frage, die du anhand des Vertragstextes prüfen musst.

Die Verwaltung ist im Gewerbe oft nicht nur in der Position „Verwaltung“ versteckt. In Prüfungen sehen wir häufig, dass dieselbe Leistung zweimal bezahlt wird: einmal über das Verwalterhonorar und einmal über einen anderen Vertrag. Achte auf diese Stellen:

• Hausmeister

  Zu den Hauswartkosten gehören nach § 2 Nr. 14 BetrKV keine Kosten, die die Hausverwaltung betreffen. Übernimmt der Hausmeister Verwaltungsaufgaben wie Auftragsvergabe oder Mieterkorrespondenz, darf dieser Anteil nicht zusätzlich in den Hausmeisterkosten stecken.

• Center- oder Objektmanagement

  Managementhonorare decken oft genau das ab, was auch die Verwaltung leistet. Neben der Verwaltung ist eine nicht näher erläuterte Managementposition in Formularverträgen unwirksam.

• Raumkosten für Verwaltungsbüros

  Kosten für Büro- oder Technikräume der Verwaltung im Objekt sind ebenfalls Verwaltungsaufwand. Stehen sie gesondert in der Abrechnung, frage nach der Vertragsgrundlage.

• Abrechnungs- und Kontogebühren

  Die Erstellung der Abrechnung ist Kernaufgabe der Verwaltung. Eine eigene Gebühr dafür neben dem Verwalterhonorar spricht für eine Doppelabrechnung.

Der Vermieter muss beweisen, dass die Kosten angefallen sind und vom Vertrag gedeckt werden. Dass sie überhöht sind, musst dagegen du darlegen. Der BGH hat 2014 in einem Streit um die Verwaltungskosten eines Getränkeshops in einem SB-Markt klargestellt: Es genügt nicht, die Angemessenheit nur zu bestreiten. Du musst vortragen, dass gleichwertige Leistungen nach den örtlichen Gegebenheiten deutlich günstiger zu haben gewesen wären (XII ZR 170/13).

Eine Pflicht des Vermieters, von sich aus Vergleichsangebote vorzulegen, gibt es nicht. Der BGH begründet das damit, dass du dir über die Abrechnungsunterlagen selbst ein Bild machen kannst. Deshalb ist die Belegeinsicht der wichtigste Schritt: Verwaltervertrag, Leistungsverzeichnis und Honorarrechnungen zeigen, was eigentlich bezahlt wird.

Auch im Gewerbe muss eine Abrechnung nachvollziehbar sein. Für die Verwaltung heißt das: Du solltest erkennen können, wie hoch die Verwaltungskosten für das ganze Objekt oder die Abrechnungseinheit sind, nach welchem Schlüssel sie verteilt werden und welcher Anteil auf dich entfällt. Steht nur ein Betrag ohne Herleitung in der Abrechnung, frage nach der Berechnung und nach dem Verwaltervertrag.

Bei der Umsatzsteuer lohnt ein genauer Blick. Die Vermietung von Grundstücken ist grundsätzlich steuerfrei (§ 4 Nr. 12 UStG). Der Vermieter kann darauf verzichten, wenn er an einen Unternehmer vermietet, der die Räume ausschließlich für Umsätze nutzt, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen (§ 9 Abs. 1 und 2 UStG). Hat er wirksam optiert und ist das vereinbart, rechnet er die Nebenkosten einschließlich Verwaltung netto ab und schlägt die Steuer auf.

• Nicht vereinbart

  Der Vertrag verweist nur auf die Betriebskostenverordnung. Die schließt Verwaltung gerade aus, trotzdem steht sie in der Abrechnung.

• Doppelt bezahlt

  Verwaltung steckt zusätzlich in Hausmeister, Management, Raumkosten oder Abrechnungsgebühren.

• Reparaturen als Verwaltung

  Kosten konkreter Instandhaltungsmaßnahmen werden als „technische Verwaltung“ verbucht. Sie gehören nicht zu den Verwaltungskosten.

• Umsatzsteuer doppelt

  Das Verwalterhonorar enthält bereits Umsatzsteuer, auf die der Vermieter in der Abrechnung noch einmal Steuer aufschlägt.

• Leerstand bei dir

  Das Honorar für das ganze Objekt wird nur auf die vermieteten Flächen verteilt. Den Anteil leerer Flächen muss der Vermieter tragen.

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   Vertragsklausel suchen

   Steht „Verwaltung“, „Verwaltungskosten“ oder „Hausverwaltung“ ausdrücklich im Vertrag oder in der Betriebskostenanlage? Ein Verweis nur auf die Betriebskostenverordnung genügt nicht.

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   Berechnungsweise klären

   Wird ein Prozentsatz der Miete, ein Honorar je Einheit oder die tatsächliche Rechnung des Verwalters umgelegt? Rechne den Betrag je Monat und je Quadratmeter aus.

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   Verwaltervertrag anfordern

   Verlange Einsicht in Verwaltervertrag und Leistungsverzeichnis. Markiere Leistungen, die auch in anderen Positionen bezahlt werden.

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   Andere Positionen gegenlesen

   Hausmeister, Management, Raumkosten, Gebühren: Taucht dort Verwaltungstätigkeit auf, ist sie doppelt abgerechnet.

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   Vergleichswerte einholen

   Hol Angebote von zwei oder drei Hausverwaltungen für ein ähnliches Objekt ein. Nur so kannst du einen Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot darlegen.

Widersprich der Position schriftlich und nenne den Grund: nicht vereinbart, doppelt abgerechnet oder überhöht. Für Gewerberäume gibt es keine gesetzliche Einwendungsfrist von zwölf Monaten wie bei Wohnungen, manche Verträge regeln aber eigene Fristen. Warte deshalb nicht bis zur nächsten Abrechnung.

Hast du nicht vereinbarte Verwaltungskosten in früheren Jahren gezahlt, kann ein Rückforderungsanspruch bestehen. Ansprüche verjähren in der Regel nach drei Jahren ab Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind (§§ 195, 199 BGB). Ob ein Anspruch besteht und ob der Vertrag Besonderheiten enthält, sollte im Zweifel eine Anwältin oder ein Anwalt beurteilen.