Nebenkosten der Arztpraxis: Was in die Abrechnung gehört und wo Praxen zu viel zahlen

Kurz beantwortet

Die Nebenkosten einer Arztpraxis richten sich nach dem Gewerbemietvertrag, nicht nach den Regeln für Wohnungen. Umlagefähig ist, was dort klar vereinbart ist, meist die Kostenarten der Betriebskostenverordnung und oft zusätzlich Verwaltung. Die wichtigste Besonderheit ist die Umsatzsteuer: Weil Heilbehandlungen steuerfrei sind, darf der Vermieter bei den meisten Praxen nicht zur Umsatzsteuer optieren. Steht sie trotzdem auf Miete und Nebenkosten, zahlst du womöglich 19 Prozent zu viel. Daneben lohnt der Blick auf Heizkosten, Verteilerschlüssel und Kosten, die deine Praxis gar nicht betreffen.

Praxisräume sind Räume, die keine Wohnräume sind. Für sie gelten die Vorschriften des Wohnraummietrechts nur, soweit § 578 Abs. 2 BGB auf sie verweist, und die Betriebskostenregel des § 556 BGB gehört nicht dazu. Ohne Vereinbarung gilt deshalb die Grundregel, dass der Vermieter die Lasten der Mietsache trägt:

Die meisten Praxismietverträge verweisen auf die Betriebskostenverordnung und ergänzen weitere Positionen. Für alles, was über den Katalog hinausgeht, verlangt der Bundesgerichtshof eine ausdrückliche und inhaltlich bestimmte Vereinbarung (Urteil vom 06.04.2005, XII ZR 158/01). Verwaltungskosten sind im Gewerbe umlagefähig, wenn sie genannt sind (XII ZR 109/08). Instandhaltung von Gemeinschaftsflächen darf ein Formularvertrag nur mit Kostenobergrenze auf dich abwälzen.

Grundsätzlich die gleichen wie in jedem Gewerbeobjekt. Praxen haben aber ein typisches Profil: Sie liegen oft in oberen Etagen mit Aufzug, brauchen viel Wasser und Strom, haben Patientenverkehr im Treppenhaus und strenge Hygieneanforderungen an die eigenen Räume.

Die Heizkostenverordnung gilt für die Verteilung der Kosten zentraler Heizungs- und Warmwasseranlagen auf die Nutzer der versorgten Räume. Das schließt Praxisräume ein. Ein Teil der Kosten muss nach Verbrauch verteilt werden, nicht nur nach Fläche. Hält sich der Vermieter nicht daran, hast du ein Kürzungsrecht:

Praxen haben andere Nutzungszeiten als Wohnungen: werktags geheizt, abends und am Wochenende abgesenkt. Ein Verbrauch, der dem einer Wohnung im Haus gleicht oder ihn deutlich übersteigt, ist ein Grund, die Ablesung und die Zuordnung der Zähler zu prüfen. Liegt deine Praxis in einem Nichtwohngebäude, etwa einem Ärztehaus, darfst du höchstens 50 Prozent der CO₂-Kosten tragen (§ 8 Abs. 1 CO2KostAufG).

Abfall. Als Gewerbebetrieb musst du für nicht verwertbare gewerbliche Siedlungsabfälle Behälter des öffentlich-rechtlichen Entsorgers nutzen, mindestens einen (§ 7 Abs. 2 GewAbfV). Ob dieser Behälter über die Nebenkosten des Hauses oder direkt über dich abgerechnet wird, regelt dein Vertrag. Besondere Praxisabfälle werden in der Regel über eigene Entsorgungsverträge der Praxis abgeholt. Diese Kosten dürfen dann nicht noch einmal in den Müllgebühren des Hauses stecken.

Wasser. Praxen verbrauchen durch Behandlungen, Sterilisation und häufiges Händewaschen mehr Wasser als ein Büro gleicher Größe. Ist ein Zwischenzähler eingebaut, sollte nach Verbrauch abgerechnet werden. Fehlt er und wird nach Fläche verteilt, ist das für dich oft günstig, für die anderen Mieter im Haus nicht. Prüfe, ob der Zähler geeicht ist und ob der Abzug vom Hauptzähler nachvollziehbar ist.

Reinigung. Die Reinigung deiner eigenen Räume beauftragen die meisten Praxen selbst, schon wegen der Hygieneanforderungen. Über die Nebenkosten läuft dann nur die Reinigung der gemeinsamen Flächen. Steht in der Abrechnung eine Reinigungsposition, die deutlich über einer Treppenhausreinigung liegt, frage nach dem Leistungsverzeichnis.

Viele Praxen liegen im Erdgeschoss oder ersten Stock eines Wohnhauses. Dort werden die Kosten meist nach Fläche auf Wohnungen und Praxis verteilt. Für die Wohnungsmieter kann sich die Frage stellen, ob die Kosten der Gewerbefläche vorab abgezogen werden müssen. Das ist nach der Rechtsprechung des BGH aber nur nötig, wenn die gewerbliche Nutzung zu einer ins Gewicht fallenden Mehrbelastung führt (VIII ZR 78/05).

Im Ärztehaus oder medizinischen Versorgungszentrum kommen oft Posten dazu, die an ein kleines Einkaufszentrum erinnern: gemeinsamer Empfang, Wartebereich, Wegeleitsystem, Objektmanagement. Hier gilt dieselbe Regel wie im Center: Pauschale, nicht erläuterte Managementkosten sind in Formularverträgen angreifbar.

Eine frei zugängliche, belastbare Statistik nur für Praxisräume haben wir nicht gefunden. Wir nennen deshalb bewusst keinen erfundenen Praxis-Durchschnitt. Für professionell verwaltete Gewerbeflächen in Bürogebäuden gibt es Benchmark-Werte, die wir im Ratgeber zu den Büro-Nebenkosten erklären. Sie taugen als grobe Orientierung, wenn deine Praxis in einem modernen Ärzte- oder Bürohaus liegt.

Besser als jeder Durchschnitt ist dein eigener Vergleich: Rechne deine Nebenkosten ohne Heizung je Quadratmeter und Monat aus und vergleiche Position für Position mit dem Vorjahr. Sprünge bei Verwaltung, Aufzug, Hausmeister oder Versicherung sind die häufigsten Ansatzpunkte.

• Umsatzsteuer trotz steuerfreier Heilbehandlung

  Der Vermieter berechnet 19 Prozent auf Miete und Nebenkosten, obwohl die Option bei ausschließlich steuerfreien Umsätzen ausgeschlossen ist.

• Verwaltung ohne Vereinbarung

  Der Vertrag verweist nur auf die Betriebskostenverordnung, trotzdem werden Verwaltungskosten berechnet.

• Aufzugsreparatur umgelegt

  Erneuerung von Steuerung oder Seilen steht in der Position Aufzug. Das ist Instandsetzung, nicht Wartung.

• Doppelte Entsorgung

  Die Praxis zahlt einen eigenen Entsorger und über die Nebenkosten noch einmal einen Anteil an Behältern, die sie gar nicht nutzt.

• Heizung nur nach Fläche

  Heizkosten werden ohne Verbrauchserfassung nach Quadratmetern verteilt. Dann darfst du um 15 Prozent kürzen.

1. 1

   Umsatzsteuer prüfen

   Steht Umsatzsteuer auf Miete oder Nebenkosten? Kläre mit deiner Steuerberatung, ob die Option bei deinen Umsätzen zulässig ist.

2. 2

   Vertrag und Positionen abgleichen

   Lege Betriebskostenanlage und Nachträge neben die Abrechnung. Markiere alles, was nicht vereinbart ist, vor allem Verwaltung und Instandhaltung.

3. 3

   Verteilung prüfen

   Stimmen Praxisfläche und Gesamtfläche? Zahlst du für Kosten, die nur die Wohnungen betreffen?

4. 4

   Heizung und Wasser kontrollieren

   Wird nach Verbrauch abgerechnet? Sind Zwischenzähler geeicht und richtig zugeordnet?

5. 5

   Belege anfordern

   Verlange Rechnungen für Aufzug, Hausmeister, Verwaltung und Entsorgung. Erst dort zeigt sich, was wirklich bezahlt wurde.

Erhebe Einwände schriftlich und benenne die Positionen. Für Praxisräume gibt es keine gesetzliche Einwendungsfrist von zwölf Monaten wie bei Wohnungen, dein Vertrag kann aber eine eigene Frist vorsehen. Der Vermieter muss in angemessener Frist abrechnen, regelmäßig innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums, eine spätere Nachforderung ist ohne vertragliche Ausschlussfrist aber nicht automatisch ausgeschlossen (BGH, XII ZR 22/07).

Zu viel gezahlte Umsatzsteuer oder nicht vereinbarte Kosten kannst du unter Umständen für frühere Jahre zurückfordern. Ansprüche verjähren in der Regel nach drei Jahren ab Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind (§§ 195, 199 BGB). Bei der Umsatzsteuer solltest du dich vorher steuerlich beraten lassen.