Nebenkosten für Ladenlokal und Gastronomie: Was Händler und Wirte zahlen müssen

Kurz beantwortet

Für Ladenlokal und Gastronomie zahlst du die Nebenkosten, die dein Gewerbemietvertrag klar vereinbart. Meist sind das die Kostenarten der Betriebskostenverordnung, oft ergänzt um Verwaltung und, im Einkaufszentrum, Center-Kosten. Bei Gastronomie fallen vor allem Wasser, Müll, Heizung und Abluft ins Gewicht, im Einzelhandel Versicherungen, Reinigung und Strom für gemeinsam genutzte Flächen. Die meisten Fehler entstehen nicht bei der einzelnen Rechnung, sondern bei der Verteilung: Wird ein verbrauchsstarkes Lokal nach Fläche abgerechnet, zahlen die anderen Mieter mit, und umgekehrt.

Ladenlokale und Gaststätten sind Räume, die keine Wohnräume sind. Für sie gelten die Regeln über Betriebskosten bei Wohnungen nicht, § 578 Abs. 2 BGB verweist nicht auf § 556 BGB. Ohne Vereinbarung trägt der Vermieter die Lasten der Mietsache:

Verweist dein Vertrag auf die Betriebskostenverordnung, sind die dort aufgezählten Kosten vereinbart. Für alles darüber hinaus verlangt der Bundesgerichtshof eine ausdrückliche, inhaltlich bestimmte Vereinbarung. Im Fall eines Spielsalons mit Gaststätte in einem Einkaufszentrum hat er eine Klausel, die pauschal „alle für den Betrieb, die Unterhaltung, Bewachung und Verwaltung notwendigen Kosten“ umlegte, als zu unbestimmt verworfen (Urteil vom 06.04.2005, XII ZR 158/01).

Ein Laden im Erdgeschoss hat andere Nebenkosten als ein Büro im fünften Stock. Er nutzt meist keinen Aufzug, hat aber Schaufenster, Kundenverkehr vor der Tür und oft eine eigene Werbeanlage.

Zur Glasversicherung: Die Betriebskostenverordnung nennt sie ausdrücklich als Teil der Sach- und Haftpflichtversicherung (§ 2 Nr. 13 BetrKV). Bei großen Schaufensterflächen kann die Prämie spürbar sein. Umgelegt werden darf aber nur die Versicherung des Gebäudes, nicht eine Versicherung deines Inventars.

Gastronomie ist der verbrauchsstärkste Mieter in fast jedem Haus. Spülküche, Gästetoiletten, Kochen und Kühlen treiben Wasser, Abwasser und Energie in die Höhe. Dazu kommen technische Anlagen, die es sonst nicht gibt:

• Wasser und Abwasser

  Mit Zwischenzähler sollte nach Verbrauch abgerechnet werden. Prüfe Eichung, Ablesestände und ob der Zählerwert vom Hauptzähler abgezogen wurde.

• Fettabscheider

  Leerung und Wartung beauftragen viele Gastronomen selbst. Legt der Vermieter sie um, muss das vereinbart sein, und die Kosten gehören zu der Einheit, die den Abscheider nutzt.

• Abluft und Lüftung

  Betrieb und Wartung einer Abluftanlage für die Küche sind laufende Kosten. Reparaturen, neue Ventilatoren oder Filterwechsel nach Schäden sind Instandsetzung.

• Außenflächen

  Reinigung oder Winterdienst für eine Terrasse, die nur du nutzt, sollte nicht über die Fläche auf alle Mieter verteilt werden. Ob du sie allein trägst, regelt der Vertrag.

Für Gewerbebetriebe gilt beim Müll eine eigene Regel:

Für Läden und Lokale in einem Wohnhaus heißt das: Neben den Tonnen des Hauses gibt es oft eine eigene Gewerbetonne. Dazu kommen bei Gastronomie häufig eigene Verträge für Speiseabfälle, Altglas oder Altfett. Wird die Gewerbetonne direkt mit dir abgerechnet, darfst du nicht zusätzlich nach Fläche an den Hausmülltonnen beteiligt werden, die du gar nicht nutzt, es sei denn, dein Vertrag sieht das ausdrücklich vor.

Wird dein Laden oder Lokal von einer zentralen Heizung versorgt, gilt die Heizkostenverordnung. Sie regelt die Verteilung auf die Nutzer der versorgten Räume, egal ob dort gewohnt, verkauft oder gekocht wird. Wird entgegen der Verordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darfst du deinen Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV).

Bei den CO₂-Kosten kommt es auf das Gebäude an. In einem Nichtwohngebäude, also einem Haus, das nicht überwiegend dem Wohnen dient, sind Vereinbarungen unwirksam, nach denen der Mieter mehr als die Hälfte der CO₂-Kosten trägt (§ 8 Abs. 1 CO2KostAufG). Für Läden in Einkaufszentren oder Geschäftshäusern heißt das: Der Vermieter muss seinen Anteil abziehen.

Die Vermietung ist grundsätzlich umsatzsteuerfrei (§ 4 Nr. 12 UStG). Der Vermieter kann darauf verzichten, wenn er an einen Unternehmer vermietet, der die Räume ausschließlich für Umsätze nutzt, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen (§ 9 Abs. 1 und 2 UStG). Bei Handel und Gastronomie ist das meist der Fall. Ist die Option vereinbart, werden auch die Nebenkosten mit Umsatzsteuer abgerechnet.

• Gesondert ausgewiesen

  Für deinen Vorsteuerabzug muss die Umsatzsteuer in der Abrechnung gesondert ausgewiesen sein. Fehlt das, fordere eine korrigierte Abrechnung an.

• Keine doppelte Steuer

  Die Steuer gehört auf die Nettokosten. Wird sie auf Rechnungen aufgeschlagen, die schon brutto in die Kosten eingeflossen sind, zahlst du doppelt.

• Nur wenn vereinbart

  Steht im Vertrag nichts zur Umsatzsteuer, hat der Vermieter keinen Anspruch darauf, sie zusätzlich zu berechnen.

Im Einkaufszentrum kommen Center-Kosten dazu. Der BGH hat entschieden, dass nicht näher aufgeschlüsselte Kosten des Centermanagements neben der Verwaltung in Formularverträgen unwirksam sind (XII ZR 205/09) und dass Beiträge zur Werbegemeinschaft bestimmbar oder gedeckelt sein müssen (XII ZR 39/04). Instandhaltung der Mall darf nur mit Obergrenze umgelegt werden.

Im Wohnhaus stellt sich für die Wohnungsmieter die Frage nach einem Vorwegabzug der Gewerbekosten, wenn dein Lokal sie erheblich mehr belastet. Für dich ist umgekehrt wichtig, dass du nicht für Einrichtungen zahlst, die nur den Wohnungen dienen, wie Spielplatz, Waschküche oder Fahrradkeller, es sei denn, dein Vertrag sieht das vor.

• Falscher Schlüssel bei Wasser

  Trotz Zwischenzählern wird nach Fläche verteilt, oder der Zählerstand der Gastronomie wird nicht vom Hauptzähler abgezogen.

• Müll doppelt

  Du zahlst eine eigene Gewerbetonne und zusätzlich einen Flächenanteil an den Hausmülltonnen.

• Reparaturen in der Technik

  Austausch an Abluft, Fettabscheider oder Heizung steht als Wartung in der Abrechnung.

• Umsatzsteuer falsch

  Steuer ohne Vereinbarung, ohne gesonderten Ausweis oder auf Bruttobeträge aufgeschlagen.

• Pauschale Center-Kosten

  Centermanagement, Marketing oder Mall-Instandhaltung ohne klare Vertragsgrundlage oder Obergrenze.

1. 1

   Vertrag und Abrechnung abgleichen

   Markiere jede Position, die nicht im Vertrag oder in der Betriebskostenanlage steht.

2. 2

   Verteilerschlüssel prüfen

   Wird so verteilt, wie der Vertrag es sagt? Gibt es Zwischenzähler, die nicht genutzt werden?

3. 3

   Müll und Entsorgung ordnen

   Welche Behälter nutzt du, welche zahlst du direkt, welche über die Nebenkosten? Doppelte Positionen streichen.

4. 4

   Umsatzsteuer kontrollieren

   Ist sie vereinbart, gesondert ausgewiesen und nur auf Nettobeträge berechnet?

5. 5

   Belege anfordern

   Verlange Rechnungen für Wasser, Müll, Technik und Hausmeister. Vergleiche mit dem Vorjahr.

Erhebe Einwände schriftlich und benenne die strittigen Positionen. Für Gewerberäume gibt es keine gesetzliche Einwendungsfrist von zwölf Monaten, dein Vertrag kann aber eine eigene Frist vorsehen. Der Vermieter muss in angemessener Frist abrechnen, regelmäßig binnen eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums. Eine spätere Nachforderung ist ohne vertragliche Ausschlussfrist nicht automatisch ausgeschlossen (BGH, Urteil vom 27.01.2010, XII ZR 22/07).

Für frühere Jahre können Rückforderungen bestehen, wenn du nicht vereinbarte oder falsch verteilte Kosten gezahlt hast. Sie verjähren in der Regel nach drei Jahren ab Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind (§§ 195, 199 BGB).