Reparaturen und Instandhaltung in der Nebenkostenabrechnung: nie umlagefähig

Kurz beantwortet

Nein, Reparaturen und Instandhaltung darf der Vermieter nicht über die Nebenkosten abrechnen, in keinem Fall. Betriebskosten sind laufende Kosten des Betriebs, Reparaturen beseitigen Mängel. Beides trennt die Betriebskostenverordnung ausdrücklich. Auch eine Klausel im Mietvertrag ändert daran bei Wohnraum nichts. Das Problem ist nicht die Rechtslage, sondern dass Reparaturen selten so heißen. Sie stehen in der Rechnung des Hausmeisters, in der Wartung oder in der Hausreinigung und werden mit verteilt.

§ 1 der Betriebskostenverordnung definiert zuerst, was Betriebskosten sind, und sagt dann, was nicht dazugehört:

Das passt zur Pflicht des Vermieters aus dem Mietvertrag:

Die Erhaltung ist mit der Miete bezahlt. Vereinbaren kann der Vermieter nur, dass du Betriebskosten im Sinne des Gesetzes trägst (§ 556 Abs. 1 BGB). Eine abweichende Vereinbarung zu deinem Nachteil ist unwirksam (§ 556 Abs. 5 BGB). Ein Satz im Mietvertrag wie „Reparaturen werden über die Nebenkosten umgelegt“ hilft dem Vermieter deshalb nicht.

Viele Kostenarten erlauben die Wartung einer Anlage: Heizung, Aufzug, Pumpen, Rauchmelder. Die Grenze zur Reparatur hat der Bundesgerichtshof beschrieben. Instandsetzung und Instandhaltung betreffen Mängel an der Substanz. Betriebskosten sind regelmäßige Maßnahmen, die nicht durch eine bereits aufgetretene Störung veranlasst sind (Urteil vom 14.02.2007, VIII ZR 123/06).

Eine Position „Reparaturen“ findest du in kaum einer Abrechnung. Die Kosten laufen über Positionen, die es ohnehin gibt. In Prüfungen sehen wir das vor allem an diesen Stellen:

Beim Hausmeister sagt es die Verordnung selbst: Seine Kosten sind nur umlagefähig, soweit die Arbeit nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft (§ 2 Nr. 14 BetrKV). Beim Aufzug formuliert es der Deutsche Mieterbund klar: Reparaturkosten für den Aufzug sind niemals Betriebskosten.

Das Herausrechnen ist Aufgabe des Vermieters. Du musst aber verstehen, worum es geht, um die Abrechnung zu prüfen. Ein Beispiel mit angenommenen Zahlen: Der Hausmeister kostet im Jahr 9.600,00 €. Laut Stundennachweis hat er 320 Stunden gearbeitet, davon 60 für Reparaturen.

Im Beispiel zahlst du 108,00 € zu viel, nur bei einer Position und nur in einem Jahr. Ohne Stundennachweis oder Leistungsverzeichnis lässt sich der Anteil nicht prüfen. Fordere deshalb immer die Unterlagen an, aus denen der Vermieter seinen Abzug ableitet.

Viele Mietverträge enthalten eine Kleinreparaturklausel. Sie wird oft mit Nebenkosten verwechselt, hat aber eine andere Grundlage. Mit ihr übernimmst du die Kosten kleiner Reparaturen in deiner Wohnung bis zu einem Höchstbetrag.

Der BGH hat dafür enge Grenzen gesetzt. Die Klausel muss sich auf Teile beschränken, die häufig deinem Zugriff ausgesetzt sind, etwa Wasserhähne, Lichtschalter, Tür- und Fenstergriffe. Und sie braucht eine Höchstgrenze für mehrere Reparaturen innerhalb eines Zeitraums, etwa eines Jahres (Urteil vom 07.06.1989, VIII ZR 91/88). Eine Klausel, nach der du die Reparaturen selbst durchführen lassen musst, hat er für unwirksam gehalten (Urteil vom 06.05.1992, VIII ZR 129/91).

Taucht eine Kleinreparatur in deiner Nebenkostenabrechnung auf, ist sie dort falsch, auch wenn dein Vertrag eine wirksame Klausel hat. Reparaturen an Gemeinschaftsflächen, im Treppenhaus oder an der Haustür, fallen nie unter die Klausel.

Mietest du eine Eigentumswohnung, rechnet dein Vermieter oft auf Grundlage der Hausgeldabrechnung der Eigentümergemeinschaft ab. Darin stehen Posten, die du nicht zahlen musst. Der wichtigste ist die Rücklage für künftige Reparaturen, die das Gesetz seit 2020 Erhaltungsrücklage nennt (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG).

Die Rücklage dient der Instandhaltung des Gebäudes. Sie ist deshalb keine Betriebskostenposition. Ebenso wenig sind es die Verwaltergebühr, Kosten für Eigentümerversammlungen oder Sonderumlagen für eine Sanierung. Prüfe bei einer vermieteten Eigentumswohnung besonders genau, ob die Abrechnung des Vermieters auf die umlagefähigen Posten reduziert wurde.

Baut der Vermieter etwas Neues ein, etwa eine neue Heizungsanlage, Rauchwarnmelder oder Laubschutzgitter, sind das keine laufenden Kosten. Für Modernisierungen sieht das Gesetz ein eigenes Verfahren vor. Der Vermieter kann unter bestimmten Voraussetzungen die jährliche Miete um 8 % der für die Wohnung aufgewendeten Kosten erhöhen (§ 559 Abs. 1 BGB).

Das ist eine Mieterhöhung mit Ankündigung, Kappungsgrenzen und Härteeinwand, nicht eine Zeile in der Nebenkostenabrechnung. Steht der Einbau neuer Anlagen in deiner Abrechnung, widersprich. Nur die laufenden Kosten danach, etwa die Wartung, können Betriebskosten sein.

• Hausmeister ohne Abzug

  Die Hausmeisterkosten werden voll umgelegt, obwohl der Hausmeister auch repariert hat.

• Vollwartung voll umgelegt

  Bei Aufzug oder Heizung deckt der Vertrag auch Reparaturen ab, umgelegt wird trotzdem der ganze Betrag.

• Sanierung unter Reinigung

  Ein Fassadenanstrich oder eine Dachrinnenerneuerung steckt in der Gebäudereinigung oder unter Sonstiges.

• Pauschaler Abzug ohne Nachweis

  Der Vermieter zieht einen runden Prozentsatz für Reparaturen ab, ohne zu belegen, wie er darauf kommt.

• Hausgeld ungeprüft übernommen

  Bei der Eigentumswohnung landen Erhaltungsrücklage, Verwaltung oder Sonderumlagen in der Abrechnung.

• Kleinreparatur in den Nebenkosten

  Eine Reparatur in der Wohnung wird über die Nebenkosten auf alle verteilt oder dir dort zusätzlich berechnet.

1. 1

   Vorjahre vergleichen

   Lege die letzten zwei oder drei Abrechnungen nebeneinander. Positionen, die in einem Jahr deutlich springen, sind die ersten Kandidaten.

2. 2

   Belege anfordern

   Per Belegeinsicht (§ 556 Abs. 4 BGB): Rechnungen, Hausmeistervertrag mit Stundennachweis, Wartungsverträge. Der Vermieter darf sie elektronisch bereitstellen.

3. 3

   Stichwörter suchen

   Markiere Austausch, Ersatzteil, Material, Erneuerung, Reparatur, Störung, Notdienst, Instandsetzung.

4. 4

   Verträge lesen

   Prüfe bei Aufzug, Heizung und Hausmeister, ob der Vertrag Reparaturen einschließt. Dann muss ein Anteil abgezogen sein.

5. 5

   Abzug nachvollziehen

   Hat der Vermieter etwas abgezogen? Verlange, dass er erklärt, wie er den Anteil ermittelt hat.

Findest du Reparaturen, widersprich schriftlich. Nenne die Position, die Rechnung, den Betrag und den Grund. Den unstrittigen Rest solltest du fristgerecht zahlen. Für deinen Widerspruch gilt:

Danach sind Einwendungen grundsätzlich ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 S. 6 BGB), auch wenn du schon gezahlt hast. Ein kurzer Text genügt: „In der Position Hausmeister sind Reparaturarbeiten enthalten, zum Beispiel laut Rechnung vom … Diese Kosten sind Instandsetzung und keine Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV). Ich bitte um eine korrigierte Abrechnung ohne diesen Anteil.“

Weißt du noch nicht, wie hoch der Anteil ist, widersprich trotzdem rechtzeitig und verlange zugleich Belegeinsicht. Den genauen Betrag kannst du nachreichen.