Vonovia Nebenkostenabrechnung: Belege anfragen, Posten prüfen

Kurz beantwortet

Die Vonovia Nebenkostenabrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungsjahres bei dir sein, für 2025 also bis zum 31.12.2026. Abrechnung und Dokumente findest du laut Vonovia in der App „Mein Vonovia“. Wenn dir eine Position hoch vorkommt, frag über App oder Kundenservice die Belege an. Darauf hast du einen gesetzlichen Anspruch. Einwendungen musst du innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang schriftlich mitteilen. Wie bei jeder Abrechnung lohnt der Blick auf Hauswart und Objektbetreuung, Gartenpflege, Allgemeinstrom, Wärmelieferung und darauf, wie viele Häuser gemeinsam abgerechnet werden.

Abgerechnet wird bei Vonovia wie bei den meisten Vermietern das Kalenderjahr. Einen festen Versandmonat für alle Wohnungen nennt Vonovia nicht. Auf der eigenen Website schreibt das Unternehmen, dass die Abrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums kommt. Das ist genau die gesetzliche Frist aus § 556 Abs. 3 S. 2 BGB.

• Abrechnung 2025

  muss bis zum 31.12.2026 bei dir sein. Maßgeblich ist der Zugang, nicht das Datum auf dem Schreiben.

• Zu spät gekommen?

  Dann ist eine Nachzahlung in der Regel ausgeschlossen, außer Vonovia hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB). Ein Guthaben musst du trotzdem ausgezahlt bekommen.

• Im Portal statt im Briefkasten

  Kommt die Abrechnung digital, notiere dir das Datum, an dem sie dir in der App bereitgestellt wurde. Ab da laufen deine Fristen.

Vonovia beschreibt auf der eigenen Ratgeberseite zur Nebenkostenabrechnung zwei Wege: Wer Fragen zur Verteilung der Kosten oder zu durchgeführten Leistungen hat oder Belege einsehen will, soll sich an den Kundenservice wenden oder die App „Mein Vonovia“ nutzen. In der App liegen laut Vonovia auch die Abrechnungen der Vorjahre. Findest du dort eine bestimmte Rechnung nicht, kannst du nach Angaben des Unternehmens eine Beleganfrage über die App stellen.

Rechtlich steht dir die Einsicht ohnehin zu. Nach § 556 Abs. 4 BGB muss der Vermieter auf Verlangen Einsicht in die Belege gewähren, er darf sie elektronisch bereitstellen. Bei einem Unternehmen dieser Größe ist eine gezielte Anfrage besser als ein pauschales „alle Belege bitte“: Je genauer du sagst, was du sehen willst, desto eher bekommst du die passenden Unterlagen.

Das Beispiel ist eine Formulierungshilfe, keine Rechtsberatung.

Ob eine Position in deiner Abrechnung zu hoch ist, lässt sich nur mit Belegen beurteilen. Die folgenden Kostenarten lohnen bei jedem Vermieter einen genauen Blick, weil hier die Grenze zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten verläuft:

• Hauswart und Objektbetreuung

  Umlagefähig sind nur laufende Tätigkeiten wie Kontrollgänge, Reinigung oder Winterdienst, nicht Reparaturen und Verwaltung (§ 2 Nr. 14 BetrKV). Diese Anteile muss der Vermieter nachvollziehbar herausrechnen (BGH, Urteil vom 20.02.2008, VIII ZR 27/07). Erledigt der Hauswart auch Reinigung oder Garten, dürfen diese Arbeiten nicht zusätzlich als eigene Position auftauchen. Mehr im Ratgeber Hausmeisterkosten.

• Gartenpflege und Wohnumfeld

  Pflege von Grünflächen, Spielplätzen und nicht öffentlichen Wegen ist umlagefähig (§ 2 Nr. 10 BetrKV), eine Neugestaltung oder das Fällen eines kranken Baums oft nicht. Siehe Gartenpflege in der Nebenkostenabrechnung.

• Allgemeinstrom

  Strom für Flure, Keller und Außenlicht ist umlagefähig (§ 2 Nr. 11 BetrKV). Hängt auch die Heizungsanlage am selben Zähler, gehört ihr Anteil in die Heizkosten und nicht doppelt in den Allgemeinstrom.

• Wärmelieferung

  Wird dein Haus von einem Wärmelieferanten versorgt, zahlst du dessen Entgelt und den Betrieb der Hausanlage (§ 2 Nr. 4 c BetrKV). Wurde während deines Mietverhältnisses von eigener Heizung auf Wärmelieferung umgestellt, darf das für dich nur unter den Voraussetzungen des § 556c BGB teurer werden als vorher.

• Abrechnungseinheit

  Werden mehrere Häuser gemeinsam abgerechnet, muss die Abrechnung zeigen, welche Gebäude und welche Gesamtfläche dazugehören. Weicht die Gesamtfläche deutlich vom Vorjahr ab, frag nach dem Grund.

1. 1

   Zugang festhalten

   Notiere das Datum, an dem die Abrechnung bei dir ankam. Von da an hast du zwölf Monate für Einwendungen (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB).

2. 2

   Position und Grund benennen

   Schreib konkret, welche Position du beanstandest und warum. Allgemeine Beispiele, wie sie in jeder Abrechnung vorkommen können: „Hauswartkosten ohne Abzug für Reparaturanteile“ oder „Kabelgebühren für das zweite Halbjahr 2024“.

3. 3

   Schriftlich und nachweisbar senden

   Vonovia zählt den Einspruch zur Nebenkostenabrechnung zu den Anliegen, die schriftlich gestellt werden sollen. Bewahre eine Kopie und den Versandnachweis auf, bei der App einen Screenshot der gesendeten Nachricht.

4. 4

   Unstrittiges zahlen

   Den Teil der Nachzahlung, den du nicht beanstandest, zahlst du fristgerecht. Für den strittigen Teil wartest du die Antwort ab.