Gesobau Betriebskostenabrechnung: So prüfst du sie Schritt für Schritt

Kurz beantwortet

Die Gesobau Betriebskostenabrechnung für 2025 muss dir spätestens am 31.12.2026 zugehen. Die GESOBAU rechnet immer das Kalenderjahr ab. Die letzte Abrechnung kannst du in der App „GESOBAU Berlin“ anfordern und herunterladen. Schau dir vor allem Hauswart, Reinigung, Grünpflege, Allgemeinstrom und die Heizkosten an und vergleiche sie mit dem Vorjahr. Zu auffälligen Posten verlangst du Belege. Einwendungen schickst du schriftlich und begründet, spätestens zwölf Monate nach Zugang. Den Teil, den du nicht beanstandest, zahlst du fristgerecht.

Die GESOBAU ist eine der sechs landeseigenen Wohnungsbaugesellschaften Berlins. Alleinige Gesellschafterin ist laut Geschäftsbericht 2025 das Land Berlin. Zum Jahresende 2025 bewirtschaftete sie 48.784 eigene Wohnungen. Die Bestände liegen nach eigenen Angaben in Reinickendorf mit dem Märkischen Viertel, in Wedding, Pankow, Weißensee, Hellersdorf und Wilmersdorf. Für über 100.000 Berlinerinnen und Berliner ist die GESOBAU damit Vermieterin.

Für deine Abrechnung heißt „landeseigen“ vor allem eins: Es gelten genau dieselben Gesetze wie bei jedem privaten Vermieter. Maßgeblich sind § 556 BGB, die Betriebskostenverordnung und die Heizkostenverordnung, dazu dein Mietvertrag. Dass ein kommunales Unternehmen abrechnet, sagt nichts darüber, ob die einzelne Abrechnung stimmt. Das zeigt nur der Blick in die Zahlen und Belege.

Einige Leistungen kommen aus dem eigenen Konzern. Die GESOBAU nennt die Tochter berlinwohnen Hausmeister GmbH für Hausmeisterdienste und die berlinwohnen Messdienste GmbH für die Verbrauchserfassung. Das ist bei großen Wohnungsunternehmen üblich. Für die Abrechnung zählt nur, ob die Kosten umlagefähig sind und ob wirtschaftlich gehandelt wurde (§ 556 Abs. 3 S. 1 BGB), egal ob eine Tochter oder eine fremde Firma die Rechnung stellt.

Die GESOBAU schreibt in ihrem „Abc der Betriebskostenabrechnung“, dass die Abrechnungsperiode mit dem Kalenderjahr identisch ist, also vom 1. Januar bis zum 31. Dezember läuft. Einen Monat, in dem die Abrechnungen verschickt werden, nennt sie nicht. Verbindlich ist die Frist aus dem Gesetz:

Wichtig ist der Unterschied zwischen Zahlungsziel und Einwendungsfrist. Das Zahlungsziel im Anschreiben ist oft kurz. Deine Frist für Einwendungen läuft trotzdem volle zwölf Monate. Wer zahlt und später einen Fehler findet, kann zu viel Gezahltes zurückfordern. Geht dir die Abrechnung 2025 erst im Januar 2027 zu, ist eine Nachforderung in der Regel ausgeschlossen. Ein Guthaben bekommst du auch dann.

Ein klassisches Mieterportal mit eigenem Namen gibt es bei der GESOBAU nicht. Die Funktionen stecken in der App „GESOBAU Berlin“, die es auch als Web-Version im Browser gibt. Für die einmalige Registrierung brauchst du deinen Namen, deine Mietvertragsnummer und den Beginn deines Mietvertrags.

• Abrechnung anfordern

  Unter „Anliegen melden“ und „Dokumente anfordern“ kannst du laut GESOBAU deine letzte Nebenkostenabrechnung anfordern und kostenfrei herunterladen. Speichere sie als PDF, bevor du sie prüfst.

• Zählerstände

  Die App zeigt deine Zählerstände für Heizung und Wasser monatsweise. Abgelesen wird laut GESOBAU zweimal im Monat. Du siehst auch den Vergleich zum Vorjahr.

• Ansprechpartner

  Unter „Kontaktpersonen“ stehen die Zuständigen für dein Haus, laut GESOBAU von der Hausmeisterin bis zum Kollegen für die Betriebskostenabrechnung.

• Guthaben und Forderungen

  Beträge aus der Abrechnung erscheinen in der App erst, wenn sie fällig sind. Verlass dich für deine Fristen deshalb auf das Datum, an dem die Abrechnung bei dir eingegangen ist.

Große Bestände werden selten Haus für Haus abgerechnet. Die GESOBAU erklärt, dass sie eine Wirtschaftseinheit bei einheitlicher Verwaltung der Gebäude bilden kann. Innerhalb davon gibt es kleinere Abrechnungseinheiten, die sich etwa aus einer gemeinsamen Heizstation oder einem Grundstück ergeben. Sie würden nicht willkürlich festgelegt. Ohne andere Vereinbarung gilt für die Verteilung die Grundregel aus dem Gesetz:

So rechnest du deinen Anteil nach: Gesamtkosten der Position mal deine Wohnfläche, geteilt durch die Gesamtfläche der Einheit. Ein Beispiel mit runden Zahlen: Die Gebäudereinigung kostet für die Einheit 24.000 € im Jahr. Die Gesamtfläche beträgt 12.000 m², deine Wohnung hat 60 m². Dein Anteil: 24.000 € × 60 ÷ 12.000 = 120 €.

• Gewerbe in der Einheit

  Die GESOBAU weist darauf hin, dass Gewerbeeinheiten an einzelnen Positionen nicht teilnehmen können. Dann ist die Gesamtfläche je Position verschieden. Das ist in Ordnung, wenn es erkennbar und schlüssig ist.

• Fläche im Vergleich

  Liegt die Gesamtfläche einer Position deutlich unter dem Vorjahr, steigt dein Anteil, auch wenn die Kosten gleich bleiben. Frag nach dem Grund, etwa einem neuen Zuschnitt der Einheit.

• Deine Wohnfläche

  Für die Verteilung zählt die tatsächliche Wohnfläche (BGH, Urteil vom 30.05.2018, VIII ZR 220/17). Weicht die Fläche in der Abrechnung von deiner Wohnung ab, ist das ein konkreter Prüfpunkt.

Welche Betriebskosten du trägst, steht in deinem Mietvertrag. Umlagefähig sind nur Kostenarten aus § 2 der Betriebskostenverordnung. Die kalten Betriebskosten verteilt die GESOBAU nach eigener Darstellung nach Wohn- und Nutzfläche. Die Tabelle zeigt die üblichen Posten und den bundesweiten Durchschnitt des Deutschen Mieterbunds als Orientierung:

Quelle: Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds, Abrechnungsjahr 2024. Wasser enthält dort auch Abwasser. Der Hauswart-Wert gilt für Häuser, in denen Reinigung, Garten und Winterdienst getrennt abgerechnet werden.

Ein Sonderfall ist der Sperrmüll. Die GESOBAU schreibt, dass sie Sperrmüll ohne feststellbaren Verursacher entsorgt und die Kosten auf alle Mieter umlegt. Laufend anfallende Kosten dieser Art dürfen als Müllbeseitigung umgelegt werden. Eine einmalige Räumung, etwa nach einem Auszug, gehört nicht dazu. Lass dir bei großen Beträgen die Rechnungen mit Datum und Ort zeigen.

Laut Geschäftsbericht 2025 werden bereits rund 75 Prozent der GESOBAU-Wohnungen mit Fernwärme versorgt. Die Kosten für Heizung und Warmwasser verteilt die GESOBAU nach eigener Darstellung in einem Verhältnis zwischen 50:50 und 70:30, also höchstens 70 Prozent nach Verbrauch und mindestens 30 Prozent nach Fläche. Erfasst wird mit elektronischen Heizkostenverteilern oder nach dem Verdunstungsprinzip.

Fehlt eine verbrauchsabhängige Abrechnung, obwohl sie vorgeschrieben ist, hast du ein gesetzliches Kürzungsrecht:

• Mieterwechsel im Jahr

  Bist du im Laufe des Jahres ein- oder ausgezogen, werden die Heizkosten für die Monate ohne Ablesung meist nach Gradtagszahlen aufgeteilt. Winterwochen zählen dabei deutlich mehr als Sommerwochen. Die GESOBAU erklärt das mit einer eigenen Tabelle.

• Gasetagenheizung

  Hast du eine Gasetagenheizung, rechnest du das Gas laut GESOBAU direkt mit deinem Versorger ab. In der Betriebskostenabrechnung steht dann nur die Wartung der Therme, unter „Wohnungsbezogene Kosten“. Prüfe, dass sie dort nur einmal auftaucht.

• Fernwärmepreis

  Bei Fernwärme zahlst du das Entgelt des Versorgers und den Betrieb der Hausanlage. Rechne den Preis je Kilowattstunde aus und vergleiche ihn mit dem Vorjahr. Ein Anstieg ist kein Fehler, aber ein Grund für eine Frage.

Bis Ende Juni 2024 durften Vermieter Kabelgebühren über die Nebenkosten umlegen. Das ist vorbei. In der Betriebskostenverordnung ist das Enddatum ausdrücklich genannt:

Die GESOBAU schreibt dazu selbst: Seit dem 1. Juli 2024 ist die Gebühr für TV über einen Kabelanschluss nicht mehr Bestandteil der Miete oder der Nebenkostenabrechnung. Als Signallieferanten nennt sie PŸUR und Vodafone. Wer weiter Kabelfernsehen schauen will, braucht einen eigenen Vertrag mit dem Anbieter, der für das Haus zuständig ist. Einen anderen Kabelanbieter kannst du laut GESOBAU nicht wählen, wohl aber auf Antenne, Internet-Fernsehen oder Streaming ausweichen.

• Abrechnung 2024

  Kabelgrundgebühren höchstens für Januar bis Juni. Steht ein Jahresbetrag in der Abrechnung, ist das ein Prüfpunkt.

• Abrechnung 2025

  Keine Kabelgebühren mehr. Erlaubt bleibt nur der Betriebsstrom einer Verteilanlage, meist ein kleiner Betrag.

• Glasfaser

  Den Glasfaserausbau in die Wohnungen seit Frühjahr 2024 beschreibt die GESOBAU als kostenlos für Mieter. Für Internet oder Telefon über Glasfaser brauchst du einen Vertrag mit PŸUR.

Berlin hat einen eigenen Vergleichswert: die Berliner Betriebskostenübersicht der Senatsverwaltung. Sie beruht auf Betriebskostenabrechnungen für 2024, die bei Wohnungsunternehmen erhoben wurden, ausgewertet vom ALP Institut. Im Schnitt lagen die kalten Betriebskosten bei 1,93 € je m² und Monat, Heizung und Warmwasser bei 1,50 €.

So vergleichst du: Nimm die Summe deiner kalten Betriebskosten, teile sie durch deine Wohnfläche und durch zwölf. Mit den Heizkosten machst du es getrennt genauso. Liegst du deutlich darüber, schau dir die einzelnen Posten an. Die Senatsverwaltung betont, dass die Übersicht nur der Orientierung dient. Nicht jedes Haus hat alle Kostenarten, und Ansprüche lassen sich aus den Durchschnittswerten nicht ableiten. Für ein anderes Jahr als 2024 musst du die Preisentwicklung mitdenken.

• Grundsteuer

  Berlin erhebt die neue Grundsteuer B mit einem Hebesatz von 470 %, der Bundesschnitt liegt bei 506 %. Wie viel auf dein Haus entfällt, hängt aber vom neuen Messbetrag ab. Er steht im Bescheid des Finanzamts.

• Wasser und Abwasser

  Trinkwasser und Schmutzwasser kosten in Berlin zusammen rund 3,97 € je m³, bundesweit rund 4,77 €. Ist die Wasserposition trotzdem hoch, liegt das meist am Verbrauch im Haus, nicht am Preis.

• Müllabfuhr

  Nach den Gebühren der BSR kostet eine 120-Liter-Restmülltonne bei 14-täglicher Leerung rund 200,36 € im Jahr (unsere Berechnung). In Wohnanlagen werden größere Behälter geteilt und die Kosten nach Fläche verteilt.

Diese Fehler finden sich in Abrechnungen privater Vermieter genauso wie bei großen Unternehmen. Sie sind kein Urteil über die GESOBAU. Sie zeigen dir, wo sich das genaue Hinsehen am ehesten lohnt:

• Hauswart mit Reparaturanteil

  Laufende Arbeiten des Hauswarts sind umlagefähig, Reparaturen und Verwaltung nicht. Der Vermieter muss diese Anteile nachvollziehbar herausrechnen (BGH, Urteil vom 20.02.2008, VIII ZR 27/07).

• Doppelt abgerechnete Leistungen

  Macht der Hauswart auch die Treppenhausreinigung oder den Winterdienst, darf dafür nicht zusätzlich eine Firma in einem eigenen Posten stehen (§ 2 Nr. 14 BetrKV).

• Kabel nach Juni 2024

  Kabelgrundgebühren gehören ab Juli 2024 nicht mehr in die Abrechnung. Achte auf Posten wie „Antenne“, „Breitband“ oder „Kabelnetz“.

• Leerstand bei den Mietern

  Kosten für leerstehende Wohnungen trägt der Vermieter. Werden Fixkosten nur auf die bewohnten Wohnungen verteilt, steigt dein Anteil zu Unrecht.

• Rauchmelder-Miete

  Die Miete für Rauchwarnmelder ist nicht umlagefähig (BGH, Urteil vom 11.05.2022, VIII ZR 379/20). Die Wartung kann es sein, wenn sie im Mietvertrag vereinbart ist.

• Falsche Fläche

  Stimmt deine Wohnfläche nicht oder ändert sich die Gesamtfläche ohne Erklärung, ist die Verteilung angreifbar.

1. 1

   Eingang festhalten

   Notiere das Datum, an dem die Abrechnung im Briefkasten lag. Ab diesem Tag zählen deine zwölf Monate für Einwendungen.

2. 2

   Pflichtangaben suchen

   Abrechnungszeitraum, Gesamtkosten je Posten, Verteilerschlüssel, deine Fläche oder Einheiten, dein Anteil und der Abzug deiner Vorauszahlungen. Fehlt etwas davon, ist die Abrechnung formell angreifbar.

3. 3

   Mit dem Mietvertrag abgleichen

   Steht jede abgerechnete Kostenart im Vertrag? Sonstige Betriebskosten wie Dachrinnenreinigung zählen nur, wenn sie dort einzeln genannt sind.

4. 4

   Vorjahr danebenlegen

   Markiere Posten, die stark gestiegen oder neu sind, und Gesamtflächen, die sich verändert haben.

5. 5

   Heizkosten getrennt prüfen

   Verteilung nach Verbrauch, Ablesewerte, Schätzungen. Vergleiche deine Einheiten mit den Monatswerten aus der App.

6. 6

   Belege anfordern

   Zu jedem markierten Posten verlangst du Verträge und Rechnungen. Erst damit lässt sich sagen, ob er stimmt.

Ohne Belege lässt sich kaum ein Posten sicher beurteilen. Dein Recht auf Einsicht steht im Gesetz. Seit dem 1. Januar 2025 darf der Vermieter die Belege auch digital bereitstellen:

Die GESOBAU beschreibt auf ihrer Website keinen eigenen Ablauf für die Belegeinsicht. Der Berliner Senat hat Anfang 2025 auf eine parlamentarische Anfrage geantwortet, dass alle landeseigenen Wohnungsunternehmen Mietern Termine zur Einsicht anbieten oder alternativ Kopien von Abrechnungsunterlagen zur Verfügung stellen. Schick deine Anfrage deshalb schriftlich über das Kontaktformular Betriebskosten oder per Brief und zähle genau auf, was du sehen willst.

Das Beispiel ist eine Formulierungshilfe, keine Rechtsberatung.

Für Einwendungen zählt nicht das Zahlungsziel, sondern die gesetzliche Frist ab Zugang:

1. 1

   Konkret werden

   Nenne Abrechnungsjahr, Position, Betrag und Grund. Beispiel: „Kabelgrundgebühren 2025 in Höhe von [Betrag], seit Juli 2024 nicht mehr umlagefähig“.

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   Den richtigen Weg wählen

   Die GESOBAU bietet ein Kontaktformular Betriebskosten an. Über die Adresssuche auf gesobau.de findest du außerdem deinen Kontakt für Betriebskosten und Forderungsmanagement. Ein Brief ist immer möglich.

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   Nachweis sichern

   Speichere eine Kopie oder einen Screenshot deiner Nachricht mit Datum. Bei einem Brief hilft ein Einwurf-Einschreiben.

4. 4

   Unstrittiges zahlen

   Den Teil der Nachzahlung, den du nicht beanstandest, überweist du fristgerecht. Für den strittigen Rest wartest du die Antwort ab.

Endet die Abrechnung mit einem hohen Guthaben oder einer hohen Nachzahlung, lohnt der Blick auf die Vorauszahlung. Nach einer Abrechnung kann jede Seite sie in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Die GESOBAU hat dafür einen Vordruck „Anpassung Nebenkosten“. Grundlage ist nach ihrer Darstellung die letzte Abrechnung. Laut Senatsantwort können GESOBAU-Mieter ihre Vorauszahlungen ganzjährig anpassen lassen.

Wird es schwierig mit der Zahlung, melde dich früh. Laut der Senatsantwort bieten alle landeseigenen Wohnungsunternehmen kurzfristige Stundungen über ein bis drei Monate an, etwa damit du einen Antrag beim Jobcenter oder Sozialamt stellen kannst. Danach werden überwiegend Ratenzahlungen vereinbart.

• Mieterverein

  Für eine rechtliche Beratung im Einzelfall ist ein Mieterverein die richtige Adresse, in Berlin etwa der Berliner Mieterverein e.V.. Bring Abrechnung, Mietvertrag und Vorjahresabrechnung mit.

• Mieterrat und Mieterbeiräte

  Die GESOBAU hat einen Mieterrat aus sieben Mieterinnen und Mietern und Mieterbeiräte in den Quartieren. Sie kümmern sich um übergreifende Themen. Haben viele im Haus dieselbe Frage zur Abrechnung, können sie das Thema gebündelt ansprechen. 2027 werden die Mieterräte aller landeseigenen Unternehmen neu gewählt.

• Ombudsstelle

  Die Ombudsstelle für Mieter der landeseigenen Wohnungsunternehmen berät zu den Regeln aus Kooperationsvereinbarung und Wohnraumversorgungsgesetz und kann im Konfliktfall schlichten. Für allgemeine mietrechtliche Beratung ist sie nach eigener Aussage nicht zuständig.