Covivio Nebenkostenabrechnung: Wirtschaftseinheit, Belege, Widerspruch

Kurz beantwortet

Die Covivio Nebenkostenabrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums aus deinem Mietvertrag bei dir sein. Covivio verteilt die Kosten über Wirtschaftseinheiten und Teilnahmegruppen. Deshalb lohnt es sich, für jede Position zu prüfen, auf welche Häuser und welche Fläche verteilt wurde. Bei Zweifeln verlangst du die Belege. Solange du sie nicht bekommst, darfst du die Nachzahlung zurückhalten. Einwände schickst du schriftlich und begründet innerhalb von zwölf Monaten ab Zugang.

Covivio ist ein europäisches Immobilienunternehmen mit Büros, Hotels und Wohnungen. In Deutschland besitzt und bewirtschaftet Covivio laut Unternehmensprofil über 40.000 Wohnimmobilien in Berlin, Leipzig, Dresden, Hamburg und in der Rhein-Ruhr-Region. Die deutsche Wohnsparte tritt mit Anschrift in Oberhausen auf. In der Wohnungssuche nennt Covivio unter anderem Duisburg, Essen, Mülheim, Oberhausen, Düsseldorf, Datteln, Dinslaken, Meerbusch, Ratingen und Radebeul.

Für Mieter gibt es laut Covivio rund 20 Service-Center in 13 Städten. Deine zuständige Ansprechperson findest du nach Angabe des Unternehmens auf dem Hausaushang im Treppenhaus und in der App. Für die Nebenkostenabrechnung gelten dieselben Gesetze wie bei jedem anderen Vermieter: § 556 BGB, die Betriebskostenverordnung und die Heizkostenverordnung.

Covivio schreibt in der FAQ, dass einmal jährlich über zwölf Monate abgerechnet wird und der Abrechnungszeitraum im Mietvertrag geregelt ist. Als Beispiel nennt Covivio einen Zeitraum vom 01.10. bis 30.09. Wann genau die Abrechnung erstellt wird, hängt laut Covivio davon ab, wann die Unterlagen der Versorger und externen Dienstleister eingehen. Die Grenze setzt das Gesetz:

Covivio weist darauf hin, dass die Fristen auch nach einem Auszug gelten und du deine neue Adresse mitteilen solltest, bis die letzte Abrechnung da ist. Späte Unterlagen eines Versorgers verlängern die Frist nicht automatisch. Eine Nachforderung bleibt nur möglich, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat.

Das digitale Angebot für Mieter heißt Covivio#HOME. Es gibt die App für Android und iPhone und einen Login im Browser. Laut Covivio meldest du dort Notfälle und Schäden mit Fotos, bekommst Statusupdates zu deinen Meldungen und findest alle Dokumente an einem Ort. Zur Anmeldung brauchst du deine Vertragsnummer und das Datum deines Vertragsbeginns.

Für Fragen zur Abrechnung nennt Covivio in der FAQ deine Ansprechperson. Ihre Kontaktdaten stehen oben rechts auf der Nebenkostenabrechnung. Für Guthaben und Raten ist die Mietenbuchhaltung zuständig, deren Kontaktdaten im letzten Absatz der Abrechnung stehen. Viele Rückfragen lassen sich laut Covivio telefonisch oder per E-Mail klären.

Covivio erklärt den Aufbau der Abrechnung in der FAQ genau. Eine Wirtschaftseinheit umfasst alle Gebäude, die eine gemeinsame Nebenkostenabrechnung erhalten, etwa Häuser mit gemeinsamer Außenanlage. Darunter gibt es Abrechnungseinheiten, die Covivio Teilnahmegruppen nennt. Sie umfassen jeweils alle Wohnungen, die sich eine Kostenposition teilen. Das Beispiel von Covivio:

• Wirtschaftseinheit

  Musterstraße 1–15: alle Häuser, die gemeinsam abgerechnet werden.

• Teilnahmegruppe 1

  Musterstraße 1: nur dein Haus, etwa für die Hausreinigung.

• Teilnahmegruppe 2

  Musterstraße 1–2: zwei Häuser mit gemeinsamer Heizanlage.

• Teilnahmegruppe 3

  Musterstraße 1–15: zum Beispiel Straßenreinigung, weil nur ein Bescheid der Stadt eingeht.

Verteilt wird laut Covivio in der Regel nach Wohnfläche, bei Messeinrichtungen nach Verbrauch, beim Breitbandkabel nach Zahl der Anschlüsse. Ist nichts anderes vereinbart, gilt die Fläche:

Erfundene Zahlen: Die Hausreinigung für dein Haus kostet 3.000 € im Jahr, dein Haus hat 1.200 m². Bei 70 m² zahlst du 175 €. Wird dieselbe Rechnung versehentlich in einer Gruppe mit nur 1.000 m² verteilt, weil eine Wohnung fehlt, sind es 210 €. Wird eine Rechnung für das Nachbarhaus in deiner Gruppe mitverteilt, zahlst du sogar für Flure, die du nie betrittst. Solche Zuordnungsfragen sieht man nur, wenn man Teilnahmegruppen, Flächen und Rechnungen zusammen anschaut.

Welche Kosten umgelegt werden dürfen, regelt laut Covivio § 2 der Betriebskostenverordnung, die genaue Aufzählung steht in deinem Mietvertrag. Diese Posten lohnen in jeder Abrechnung einen genauen Blick:

Durchschnitt: Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds, Abrechnungsjahr 2024, bundesweit. Der Kabelwert enthält noch das erste Halbjahr 2024. Ein Durchschnitt ist kein Grenzwert.

Nicht umlagefähige Anteile wie Reparaturen muss der Vermieter beim Hauswart nachvollziehbar herausrechnen (BGH, Urteil vom 20.02.2008, VIII ZR 27/07). Strom und Gas für deine Wohnung oder eine Gasetagenheizung zahlst du laut Covivio ohnehin direkt an deinen Versorger, sie gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung.

Die Vorauszahlung berechnet Covivio laut FAQ aus den zuletzt abgerechneten Jahreskosten plus bereits bekannter Kostensteigerungen, geteilt durch zwölf. Das passt zum Gesetz, solange es um konkret absehbare Steigerungen geht. Ein allgemeiner Sicherheitszuschlag wäre unzulässig (BGH, Urteil vom 28.09.2011, VIII ZR 294/10).

• Selbst anpassen

  Covivio schreibt, du könntest die Höhe der Vorauszahlungen beeinflussen, und bittet um Information, wenn du sie eigenständig anpasst. Rechtlich geht eine Anpassung nach einer Abrechnung, in Textform und auf eine angemessene Höhe.

• Guthaben

  Mit Lastschrift verrechnet Covivio das Guthaben zur Fälligkeit mit der Miete. Bei Überweisung oder Dauerauftrag kannst du es laut Covivio selbst mit der nächsten Miete verrechnen oder die Auszahlung schriftlich bei der Mietenbuchhaltung beantragen.

• Ein- oder Auszug

  Covivio rechnet mit zeitanteiliger Fläche. Bei der Heizung zählt dein gemessener Verbrauch, die Grundkosten werden nach Gradtagszahlen aufgeteilt. Prüfe, ob dein Vertragszeitraum richtig angegeben ist.

Die meisten Wohnungen haben laut Covivio eine Anschlussdose für Kabel-TV. Ob Covivio eine Grundversorgung mit Kabelsignal stellt, ergibt sich nach der FAQ aus Mietvertrag und letzter Abrechnung. Die Kosten des Breitbandkabelanschlusses verteilt Covivio nach Zahl der Anschlüsse. Zum Ende des Nebenkostenprivilegs nennt die FAQ nichts. Die Verordnung ist eindeutig:

• Zeitraum 01.10.2023 bis 30.09.2024

  Grundgebühren höchstens für Oktober 2023 bis Juni 2024, also neun Monate. Für Juli bis September 2024 nicht mehr.

• Zeitraum ab 01.10.2024

  Keine Kabelgrundgebühren. Umlagefähig bleibt höchstens der Betriebsstrom der Verteilanlage.

• Eigener Vertrag

  Hast du seit Juli 2024 einen eigenen TV-Vertrag beim Anbieter, darfst du dieselbe Leistung nicht noch einmal über die Nebenkosten zahlen.

Diese Punkte sehen wir in Prüfungen bei Vermietern jeder Größe. Sie sind keine Aussage über Covivio, sondern eine Checkliste für jede Abrechnung:

• Falsche Gruppe

  Eine Rechnung wird in der falschen Abrechnungseinheit verteilt, etwa die Reinigung eines Nachbarhauses.

• Fläche passt nicht

  Die Gesamtfläche einer Gruppe weicht ohne Erklärung vom Vorjahr ab.

• Kabel über Juni 2024 hinaus

  Bei einem Zeitraum über die Jahresmitte werden Grundgebühren für zwölf statt neun Monate verteilt.

• Hauswart mit Reparaturen

  Reparatur- oder Verwaltungsanteile sind nicht herausgerechnet.

• Falscher Vertragszeitraum

  Bei Ein- oder Auszug wird mit der falschen Mietdauer oder Fläche gerechnet.

• Leerstand verteilt

  Kosten leerer Wohnungen landen bei den übrigen Mietern, obwohl nach Fläche verteilt wird.

1. 1

   Zeitraum und Zugang

   Notiere, wann die Abrechnung ankam, und prüfe, ob sie innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Zeitraums kam.

2. 2

   Vertragszeitraum und Fläche

   Stimmen deine Mietdauer und Wohnfläche mit dem Mietvertrag überein?

3. 3

   Teilnahmegruppen lesen

   Welche Adressen gehören zu welcher Gruppe? Passt das zu Heizanlage, Außenanlage und Haus?

4. 4

   Vorjahr vergleichen

   Markiere starke Anstiege und neue Positionen. Lies die Erläuterungen auf der Rückseite.

5. 5

   Vorauszahlungen prüfen

   Sind alle gezahlten Vorauszahlungen angerechnet? Leg die Kontoauszüge daneben.

6. 6

   Belege anfordern

   Für alle markierten Positionen verlangst du Rechnungen, Verträge und die Flächenaufstellung je Gruppe.

Covivio schreibt selbst, dass du die Abrechnung prüfen lassen und die prüffähigen Belege einsehen darfst. Das ist ein gesetzlicher Anspruch:

Covivio weist zugleich darauf hin, dass eine Nachforderung trotz Prüfung vorerst zu zahlen sei und eine Korrektur später erstattet werde. Rechtlich ist das nicht ganz so einfach. Verlangst du Belegeinsicht und wird sie dir nicht gewährt, darfst du die Nachzahlung zurückhalten, bis du die Belege gesehen hast (BGH, Urteil vom 07.02.2018, VIII ZR 189/17). Den Teil, den du nicht beanstandest, zahlst du trotzdem pünktlich.

Das Beispiel ist eine Formulierungshilfe, keine Rechtsberatung.

In allen Covivio-Regionen gibt es örtliche Mietervereine, die zum Deutschen Mieterbund gehören, in Berlin etwa den Berliner Mieterverein. Sie beraten Mitglieder auch zur Nebenkostenabrechnung. Unsere Stadtseiten zeigen dir, welche Nebenkosten in deiner Stadt üblich sind.

Ein Vergleich mit Durchschnittswerten zeigt dir, ob du auffällig hoch liegst. Welche Position falsch verteilt ist, zeigt er nicht. Dafür braucht es den Abgleich mit Teilnahmegruppen, Belegen und Mietvertrag.