Allbau Nebenkostenabrechnung prüfen: So gehst du in Essen vor

Kurz beantwortet

Die Allbau Nebenkostenabrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums bei dir sein, und du hast danach zwölf Monate Zeit für Einwände. Abrufen kannst du sie im Portal „Mein Allbau“. Prüfe vor allem die Positionen, die stark gestiegen sind, dazu Hauswart, Reinigung und Winterdienst, und lass dir die Belege zeigen. Kabelgrundgebühren dürfen seit Juli 2024 nicht mehr in der Abrechnung stehen. Den unstrittigen Teil einer Nachzahlung zahlst du, den Rest beanstandest du schriftlich.

Die Allbau GmbH geht auf den Allgemeinen Bauverein zurück, der 1919 gegründet wurde. Laut Geschäftsbericht 2025 gehörten ihr am 31.12.2025 genau 17.477 Wohnungen. Allbau bezeichnet sich als größten Vermieter in Essen, die Wohnungen liegen im gesamten Stadtgebiet. Rund drei Viertel sind frei finanziert, rund ein Viertel öffentlich gefördert.

Gesellschafter sind laut Geschäftsbericht die Immobilien Management Essen GmbH mit 84,99 Prozent, die zu 100 Prozent der Stadt Essen gehört, und die Sparkasse Essen mit 15,01 Prozent. Bewirtschaftet werden die Häuser von der Tochter Allbau Managementgesellschaft. Die Hausmeister stellt die Allbau-Tochter Immobilienservice Essen GmbH (ISE).

Allbau schreibt in seiner Energiebroschüre, dass du die Nebenkostenabrechnung einmal pro Jahr erhältst. Einen Versandmonat oder den Abrechnungszeitraum nennt Allbau online nicht. Den Zeitraum findest du oben auf deiner letzten Abrechnung. Wohnst du in einem Haus mit Zentralheizung, bekommst du laut Allbau zusätzlich eine Heizkostenabrechnung. Für beide gilt dieselbe Frist:

• Kalenderjahr 2025

  Die Abrechnung muss bis zum 31.12.2026 bei dir sein. Maßgeblich ist der Zugang, nicht das Datum auf dem Schreiben.

• Im Portal bereitgestellt

  Kommt die Abrechnung über „Mein Allbau“, notiere das Datum, an dem sie dort erschienen ist.

• Zu spät

  Eine Nachzahlung kann dann in der Regel nicht mehr verlangt werden. Ein Guthaben steht dir trotzdem zu.

Allbau bietet das Portal „Mein Allbau“ und die „meine Allbau APP“ an. Dort kannst du laut Allbau Schäden melden, eine neue Bankverbindung mitteilen und wichtige Dokumente wie Mietvertrag, Nebenkostenabrechnung oder Mietbescheinigung herunterladen. Im Mietermagazin nennt Allbau außerdem den Kontakt zur Kundenbetreuung über die App. Zur Registrierung brauchst du die Registrierungsnummer aus deinem Begrüßungsbrief.

Für eine Prüfung ist das praktisch: Du hast die Abrechnungen der letzten Jahre schnell nebeneinander. Daneben gibt es ein Kontaktformular auf der Website und eine Suche nach deiner Ansprechperson nach Adresse. Persönlich ist Allbau im AllbauHaus in Essen erreichbar.

Welche Kosten du trägst, regelt dein Mietvertrag. Umlagefähig ist nur, was die Betriebskostenverordnung nennt. Allbau schreibt selbst, dass Treppenhausreinigung und Winterdienst über die Nebenkosten abgerechnet werden. Diese Posten lohnen in jeder Abrechnung einen Blick:

Durchschnitt: Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds, Abrechnungsjahr 2024, bundesweit. Für Winterdienst und Rauchwarnmelder weist der Mieterbund keinen eigenen Wert aus. Ein Durchschnitt ist kein Grenzwert.

Erledigt der Hausmeister kleine Reparaturen, muss dieser Anteil nachvollziehbar herausgerechnet werden (BGH, Urteil vom 20.02.2008, VIII ZR 27/07). Und reinigt er selbst, darf dieselbe Arbeit nicht zusätzlich als Treppenhausreinigung auftauchen. Bei Rauchwarnmeldern gilt für jede Abrechnung: Die Wartung kann als sonstige Betriebskosten umgelegt werden, wenn der Mietvertrag sie nennt. Die Miete der Geräte dagegen nicht (BGH, Urteil vom 11.05.2022, VIII ZR 379/20).

Allbau nennt auf der Seite zu seinen Dienstleistungen für die Treppenhausreinigung einen Betrag von zurzeit 17,23 € pro Monat und Mietpartei. Im Jahr sind das 206,76 € je Wohnung. In einem Haus mit acht Wohnungen kommen so 1.654,08 € zusammen.

Für deine Prüfung heißt das: Vergleiche den Betrag in deiner Abrechnung mit diesem Wert und mit dem Vorjahr. Wird nach Mietparteien statt nach Fläche verteilt, muss das im Mietvertrag so vereinbart sein. Sonst gilt die Wohnfläche (§ 556a Abs. 1 BGB). Und umlagefähig sind nur Kosten, die tatsächlich für erbrachte Leistungen angefallen sind. Fällt die Reinigung über Wochen aus, frag nach, ob trotzdem der volle Betrag abgerechnet wurde.

Laut Geschäftsbericht 2025 werden rund 12.400 Allbau-Wohnungen mit Gas beheizt, rund 2.540 mit Fernwärme und rund 1.500 mit Direktstrom. Je nach Heizart kommt deine Heizkostenabrechnung also von Allbau oder direkt vom Versorger. Bei Gasetagenheizungen mit eigenem Zähler rechnet laut Allbau dein Energieversorger ab. Du reichst diese Abrechnung bei Allbau ein, damit der Vermieteranteil an den CO₂-Kosten erstattet und mit der nächsten Nebenkostenabrechnung verrechnet wird.

• Verbrauchsinformation

  Für fernablesbare Wohnungen gibt es laut Allbau eine monatliche Verbrauchsmitteilung über das Portal des Messdienstes ista. Wer sich nicht registriert, bekommt sie per Post. Die Portokosten legt Allbau laut Mietermagazin über die Heizkostenabrechnung um. Das ist zulässig, denn Kosten der Verbrauchsinformation gehören zu den Heizkosten (§ 7 Abs. 2 HeizkostenV).

• 3 Prozent Kürzung

  Bekommst du trotz fernablesbarer Zähler keine Verbrauchsinformation, darfst du deinen Anteil an den Heizkosten um 3 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 S. 3 HeizkostenV).

• CO₂-Kosten

  Seit 2023 beteiligen sich Vermieter je nach Energiebilanz des Hauses an den CO₂-Kosten. Allbau schreibt, die Abgaben stünden auf der Heizkostenabrechnung. Prüfe, ob die Aufteilung dort ausgewiesen ist.

• Verteilung

  Mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Heizkosten müssen nach Verbrauch verteilt werden (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV).

Allbau hat im Mietermagazin vom Frühjahr 2024 erklärt, dass die Versorgung mit Kabelfernsehen über den Vermieter zum 30.06.2024 endet. Ab dem 01.07.2024 wird der Kabelfernsehempfang nicht mehr über die Nebenkosten abgerechnet. Wer weiter Kabel-TV will, schließt laut Allbau direkt einen Vertrag mit Vodafone. Das folgt aus der Verordnung:

• Abrechnung 2024

  Kabelgebühren höchstens für Januar bis Juni 2024.

• Abrechnung 2025

  Keine Kabelgebühren mehr in der Nebenkostenabrechnung.

• Alte Broschüre

  Eine ältere Allbau-Infobroschüre sagt noch, die Kabelkosten seien in den Nebenkosten enthalten. Das ist seit Juli 2024 überholt.

Diese Punkte sehen wir in Prüfungen bei Vermietern jeder Größe. Sie sind keine Aussage über Allbau, sondern eine Checkliste für jede Abrechnung:

• Hauswart mit Reparaturen

  Reparatur- oder Verwaltungsanteile stecken in der Hauswartposition und sind nicht herausgerechnet.

• Doppelte Leistungen

  Reinigung oder Winterdienst stehen als eigene Position und sind zusätzlich im Hauswartauftrag enthalten.

• Kabel nach Juni 2024

  Kabelgrundgebühren tauchen für die Zeit ab Juli 2024 auf.

• Falscher Schlüssel

  Kosten werden nach Mietparteien verteilt, obwohl der Vertrag die Fläche vorsieht, oder umgekehrt.

• Fehlende CO₂-Aufteilung

  Die Heizkostenabrechnung weist keine Aufteilung der CO₂-Kosten zwischen Mieter und Vermieter aus.

• Vorauszahlungen fehlen

  Nicht alle gezahlten Vorauszahlungen sind angerechnet, etwa nach einer Erhöhung im Jahr.

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   Zugang notieren

   Schreib dir auf, wann die Abrechnung angekommen oder im Portal erschienen ist.

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   Frist prüfen

   Kam sie innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums?

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   Fläche und Vorauszahlungen

   Vergleiche deine Wohnfläche mit dem Mietvertrag und die Vorauszahlungen mit deinen Kontoauszügen.

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   Vorjahr aus dem Portal

   Lade die Vorjahresabrechnung aus „Mein Allbau“ und markiere starke Anstiege und neue Positionen.

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   Heizkosten getrennt prüfen

   Verbrauch, Verteilung, CO₂-Aufteilung und die Kosten der Verbrauchsinformation.

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   Belege anfordern

   Für alle markierten Positionen verlangst du Rechnungen, Verträge und Leistungsverzeichnisse.

Wie du bei Allbau Belege einsiehst, steht nicht auf der Website. Dein Anspruch folgt direkt aus dem Gesetz:

Solange dir die berechtigt verlangte Einsicht nicht gewährt wird, darfst du die Nachzahlung zurückhalten (BGH, Urteil vom 07.02.2018, VIII ZR 189/17). Einwendungen musst du trotzdem innerhalb von zwölf Monaten ab Zugang erheben (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB). Kannst du eine berechtigte Nachzahlung nicht auf einmal zahlen, rät Allbau, schnell das Gespräch zu suchen. Beziehst du Bürgergeld, gib die Abrechnung sofort ans Jobcenter weiter, auch deine Einwände.

Das Beispiel ist eine Formulierungshilfe, keine Rechtsberatung.

Für eine rechtliche Beratung im Einzelfall ist der Mieterverein Essen e. V. eine Anlaufstelle. Er ist die Vertretung des Deutschen Mieterbunds in Essen. Allbau selbst bietet ein Sozialmanagement, das sich um die Lebenssituation in den Quartieren kümmert. Eine rechtliche Prüfung der Abrechnung ist das nicht.

Eine Beratung löst auch nicht das Grundproblem: Jemand muss die Abrechnung Zeile für Zeile mit Mietvertrag und Belegen abgleichen. Genau das übernimmt eine Prüfung.