WBM Betriebskostenabrechnung prüfen: der Leitfaden für Mieter in Berlin

Kurz beantwortet

Die WBM Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2025 muss spätestens am 31.12.2026 bei dir sein, sonst darf die WBM keine Nachzahlung mehr verlangen. Prüfe zuerst die Form, dann die Posten, die im Vergleich zum Vorjahr stark gestiegen sind. Leg dazu deinen Mietvertrag und die Abrechnung des Vorjahres neben die neue. Bei Unklarheiten verlangst du Belegeinsicht. Einwendungen schickst du schriftlich, spätestens zwölf Monate nach Zugang. Den Teil, den du nicht beanstandest, zahlst du pünktlich.

Die WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte gehört dem Land Berlin. Laut eigener Website leben in ihren rund 35.000 Mietwohnungen etwa 85.000 Menschen. Der größte Teil des Bestands liegt nach dem Konzernlagebericht 2025 im Bezirk Mitte. Weitere Wohnungen hat die WBM unter anderem in Friedrichshain-Kreuzberg und in Spandau.

Zum Konzern gehört die Tochter MMB Multi-Media-Berlin. Sie betreibt Kabelnetze und stattet nach Angaben der WBM schrittweise Häuser mit Messgeräten aus. Dazu übernimmt sie die Ablesung und Abrechnung von Heiz- und Wasserkosten. Für dich ist das vor allem bei Rückfragen zur Heizkostenabrechnung wichtig: Wer abgelesen hat, steht auf der Abrechnung.

Für die WBM gelten dieselben Regeln wie für jeden privaten Vermieter: § 556 BGB, die Betriebskostenverordnung und die Heizkostenverordnung. Landeseigen heißt nicht, dass eine Abrechnung automatisch stimmt. Es heißt auch nicht, dass sie falsch ist. Ob alles passt, zeigt nur der Blick in deine Unterlagen.

Die WBM schreibt in ihrem Ratgeber zu Heizkosten, dass du die Betriebskostenabrechnung nach Ende des Abrechnungszeitraums im Folgejahr bekommst. Einen festen Monat nennt sie nicht. Verbindlich ist die Frist aus dem Gesetz:

Ein Rechenbeispiel: Die Abrechnung 2025 kommt am 3. Dezember 2026. Die WBM ist damit pünktlich. Deine Frist für Einwendungen läuft bis zum 3. Dezember 2027. Kommt dieselbe Abrechnung erst am 5. Januar 2027, ist eine Nachforderung in der Regel ausgeschlossen. Ein Guthaben musst du trotzdem bekommen. Ausnahme: Die WBM hat die Verspätung nicht zu vertreten, etwa weil ein Grundsteuerbescheid noch fehlte.

Die WBM betreibt ein Kundenportal mit dem Namen „Meine WBM“. Nach ihrem Registrierungsflyer siehst du dort jederzeit deine monatlichen Verbrauchsdaten für Heizung und Warmwasser. Für die Anmeldung brauchst du einen Registrierungscode aus deiner Begrüßungsinformation und stimmst dem elektronischen Dokumentenerhalt zu.

Die monatliche Verbrauchsinformation ist Pflicht, sobald fernablesbare Geräte eingebaut sind. Abbestellen kannst du sie laut WBM nicht. Den Postversand beziffert die WBM auf durchschnittlich 0,90 € im Monat, das sind rund 10,80 € im Jahr. Bist du im Portal registriert, entfällt der Brief. Die Daten stehen dann nur noch online.

• Was das Portal bringt

  Du kannst deinen Verbrauch Monat für Monat mit dem Vorjahr vergleichen. Steigt er auffällig, merkst du es lange vor der Abrechnung.

• Was du nicht erwarten solltest

  Dass die Betriebskostenabrechnung selbst im Portal liegt, sagt die WBM auf ihrer Website nicht. Heb das Abrechnungsschreiben auf und notiere das Zugangsdatum.

• Für die Prüfung nutzen

  Speichere dir die Monatswerte. Sie helfen später, die Verbrauchseinheiten in deiner Heizkostenabrechnung einzuordnen.

Eine Betriebskostenabrechnung zeigt je Kostenart die Gesamtkosten deines Hauses oder deiner Wirtschaftseinheit, den Verteilerschlüssel und deinen Anteil. Am Ende werden deine Vorauszahlungen abgezogen. Umlagefähig ist nur, was im Katalog des § 2 BetrKV steht und im Mietvertrag vereinbart ist. Zur Einordnung die bundesweiten Durchschnittswerte des Deutschen Mieterbunds:

Quelle: Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds, Abrechnungsjahr 2024. Wasser und Abwasser sind zusammengefasst. Der Hauswart-Wert gilt für Häuser, in denen Reinigung, Garten und Winterdienst getrennt abgerechnet werden.

In Altbauten in Mitte gibt es oft keinen Aufzug und wenig Grün. In Neubauten und großen Wohnanlagen kommen Aufzug, Tiefgarage oder Spielplätze dazu. Vergleiche deshalb vor allem mit deiner eigenen Vorjahresabrechnung. Sie ist für dein Haus der beste Maßstab.

Die Heiz- und Warmwasserkosten sind meist der größte Block. Sie werden in einer eigenen Heizkostenabrechnung verteilt, oft erstellt von einem Messdienst. Bei der WBM übernimmt das nach eigener Angabe schrittweise die Tochter MMB. Für die Verteilung gilt die Heizkostenverordnung, nicht allein der Mietvertrag:

• Verbrauch und Fläche

  Auf der Heizkostenabrechnung steht der Anteil nach Verbrauch, zum Beispiel 70 Prozent, und der Rest nach Fläche. Fehlt diese Angabe, ist die Abrechnung nicht nachvollziehbar.

• Wenn nicht nach Verbrauch abgerechnet wird

  Werden Heiz- oder Warmwasserkosten entgegen der Verordnung nur nach Fläche verteilt, darfst du deinen Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV). Das gilt für jeden Vermieter. Die Kürzung musst du selbst geltend machen.

• Ein- oder Auszug im Jahr

  Zieht jemand während des Jahres um, wird meist abgelesen. Fehlt eine Zwischenablesung, werden die Kosten oft nach Gradtagszahlen verteilt. Wintermonate zählen dabei deutlich mehr als Sommermonate.

• Gasetagenheizung

  Hast du einen eigenen Gasvertrag, kommen die Heizkosten nicht über die WBM. Über das CO₂-Kostenaufteilungsgesetz kann dir aber eine anteilige Erstattung der CO₂-Kosten durch den Vermieter zustehen.

Früher durften Vermieter die Kabelgebühren über die Betriebskosten abrechnen, ob du ferngesehen hast oder nicht. Diese Regel ist am 30. Juni 2024 ausgelaufen. Die Betriebskostenverordnung erlaubt die Gebühren seitdem nicht mehr:

Die WBM hat im Februar 2026 mitgeteilt, dass sie gemeinsam mit Tele Columbus Glasfaser in ihren Beständen ausbauen will, geplant bis 2035. Zur Abrechnung macht die Mitteilung keine Angaben. Für deine Betriebskostenabrechnung gilt deshalb die allgemeine Regel: In der Abrechnung 2025 haben Kabelgrundgebühren nichts mehr zu suchen. Erlaubt bleibt nur der Strom für die Verteilanlage im Haus.

Berlin hat eine eigene Betriebskostenübersicht. Der Senat lässt sie zusammen mit dem Mietspiegel erstellen. Die aktuelle Ausgabe beruht auf Betriebskostenabrechnungen für 2024 und wurde vom ALP Institut ausgewertet. Danach lagen die kalten Betriebskosten im Schnitt bei 1,93 € je m² und Monat, Heizung und Warmwasser bei 1,50 €.

Der Senat weist selbst darauf hin, dass die Übersicht nur der Orientierung dient und nicht rechtsverbindlich ist. Die Einzelwerte lassen sich nicht einfach addieren, weil nicht in jedem Haus alle Kostenarten anfallen. Für deinen eigenen Wert teilst du die kalten Betriebskosten aus deiner Abrechnung durch deine Wohnfläche und durch zwölf. Mit den Heizkosten machst du dasselbe getrennt. Einige Kosten hängen an Gebühren, die in ganz Berlin gleich sind:

• Grundsteuer

  Seit 2025 gilt in Berlin ein Hebesatz von 470 % für die Grundsteuer B, im Bundesschnitt sind es 506 %. Durch die Reform kann sich dein Anteil spürbar verändert haben, nach oben wie nach unten.

• Wasser und Abwasser

  Trinkwasser und Schmutzwasser kosten in Berlin zusammen rund 3,97 € je m³, im Bundesschnitt rund 4,77 €. Ein hoher Wasserposten liegt deshalb eher am Verbrauch im Haus als am Preis.

• Müllabfuhr

  Nach der Gebührenübersicht der BSR kostet ein Haushalt mit 120-Liter-Restmülltonne bei 14-täglicher Leerung rund 200,36 € im Jahr (unsere Berechnung). In großen Anlagen zählt, ob Tonnenzahl und Leerungen zur Zahl der Wohnungen passen.

Diese Fehler können in jeder Abrechnung stecken, bei privaten Vermietern genauso wie bei landeseigenen Gesellschaften. Sie sagen nichts über die WBM aus. Sie zeigen dir, wo eine Nachfrage am ehesten etwas bringt:

• Hauswart mit Reparaturanteil

  Umlagefähig sind nur laufende Tätigkeiten. Reparatur- und Verwaltungsanteile muss der Vermieter nachvollziehbar herausrechnen (BGH, Urteil vom 20.02.2008, VIII ZR 27/07).

• Dieselbe Arbeit zweimal

  Reinigt der Hauswart das Treppenhaus selbst, darf nicht zusätzlich eine Reinigungsfirma für dieselbe Fläche abgerechnet werden (§ 2 Nr. 14 BetrKV).

• Kabelgebühren nach Juni 2024

  Seit dem 1. Juli 2024 sind Kabelgrundgebühren keine Betriebskosten mehr. Prüfe Posten wie „Antenne“, „Kabel“ oder „Multimedia“ genau.

• Gewerbe in der Einheit

  Liegen Läden oder Praxen im Haus, kann ein Vorwegabzug nötig sein, wenn sie deutlich mehr Kosten verursachen, etwa beim Müll.

• Leerstand

  Für leere Wohnungen zahlt der Vermieter. Werden Fixkosten nur auf bewohnte Wohnungen verteilt, ist dein Anteil zu hoch.

• Gerätemiete

  Miete für Rauchwarnmelder ist nicht umlagefähig (BGH, Urteil vom 11.05.2022, VIII ZR 379/20). Die Wartung kann es sein, wenn sie vereinbart ist.

1. 1

   Zugang festhalten

   Notiere das Datum, an dem die Abrechnung im Briefkasten lag. Dieses Datum startet deine Frist für Einwendungen.

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   Pflichtangaben suchen

   Abrechnungszeitraum, Gesamtkosten je Kostenart, Verteilerschlüssel, dein Anteil und der Abzug der Vorauszahlungen. Fehlt etwas davon, ist die Abrechnung formell angreifbar.

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   Mit dem Mietvertrag abgleichen

   Sind alle Kostenarten vereinbart? Stimmt der Verteilerschlüssel? Ohne Vereinbarung gilt die Wohnfläche (§ 556a Abs. 1 BGB). Sonstige Betriebskosten müssen einzeln im Vertrag stehen.

4. 4

   Vorjahr danebenlegen

   Markiere jeden Posten, der um mehr als ein Viertel gestiegen ist, und jeden neuen Posten. Prüfe auch, ob die Gesamtfläche der Einheit gleich geblieben ist.

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   Heizkosten getrennt lesen

   Verbrauchsanteil, deine Einheiten, Schätzungen, Preis je Kilowattstunde. Vergleiche mit deinen Monatswerten aus „Meine WBM“.

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   Belege verlangen

   Zu allen markierten Posten forderst du Rechnungen, Verträge und Flächenaufstellung an. Erst dann kannst du sicher sagen, ob ein Posten stimmt.

Rechnungen und Verträge hinter der Abrechnung darfst du sehen. Seit dem 1. Januar 2025 steht im Gesetz ausdrücklich, dass der Vermieter die Belege auch digital bereitstellen darf:

Einen eigenen Ablauf für die Belegeinsicht beschreibt die WBM auf ihrer Website nicht. Der Berliner Senat hat aber im Januar 2025 auf eine parlamentarische Anfrage geantwortet: Alle landeseigenen Wohnungsunternehmen bieten Mietern, die Belege sehen wollen, Termine zur Einsichtnahme an oder stellen alternativ Kopien zur Verfügung. Schreib dafür an den Mieterservice der WBM. Termine vergibt die WBM nur nach Vereinbarung, halte deine Mietvertragsnummer bereit.

Das Beispiel ist eine Formulierungshilfe, keine Rechtsberatung.

Hast du einen Fehler gefunden, erhebst du Einwendungen. Wichtig ist die Frist. Sie beginnt nicht mit dem Datum auf dem Schreiben, sondern mit dem Tag, an dem du die Abrechnung bekommen hast:

• Begründen

  Nenne Kostenart, Betrag und Grund. Beispiel: „Kabelgrundgebühren für Juli bis Dezember 2024 sind nicht umlagefähig.“ Ein allgemeines „zu teuer“ reicht nicht.

• Nachweisbar senden

  Per Brief an den Mieterservice der WBM (Postfach 420116, 12061 Berlin) oder per E-Mail an info@wbm.de. Gib die Mietvertragsnummer an und bewahre eine Kopie auf.

• Unstrittiges zahlen

  Was du nicht beanstandest, zahlst du fristgerecht. Für den strittigen Rest wartest du die Antwort ab oder zahlst ausdrücklich unter Vorbehalt.

• Stundung und Raten

  Laut Senat bieten alle landeseigenen Gesellschaften kurzfristige Stundungen über ein bis drei Monate an, etwa für einen Antrag beim Jobcenter, danach meist Ratenzahlungen. Frag vor Ablauf der Zahlungsfrist.

• Vorauszahlung anpassen

  Nach einer Abrechnung kann jede Seite die Vorauszahlungen in Textform angemessen anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Für eine freiwillige Erhöhung der Heizkosten-Vorauszahlung hat die WBM ein Online-Formular.

Bei der WBM gibt es mehrere Gremien, in denen Mieter mitreden. Die Mieterbeiräte haben nach Angabe der WBM Anhörungs-, Vorschlags- und Erörterungsrechte in Angelegenheiten ihres Quartiers, ausdrücklich auch bei Fragen zu den Betriebskosten. Fällt in deinem Haus vielen dasselbe auf, kann der Mieterbeirat das Thema gebündelt ansprechen. Daneben gibt es den Mieterrat für den gesamten Bestand. Er wird laut WBM im zweiten Halbjahr 2027 neu gewählt.

• Mieterverein

  Für eine rechtliche Beratung im Einzelfall ist ein Mieterverein die richtige Adresse, in Berlin zum Beispiel der Berliner Mieterverein e.V..

• Ombudsstelle der Landeseigenen

  Seit März 2024 gibt es eine zentrale Ombudsstelle für alle Mieter der landeseigenen Gesellschaften. Sie erklärt die Regeln aus Kooperationsvereinbarung und Wohnraumversorgungsgesetz und kann schlichten. Für allgemeine mietrechtliche Beratung ist sie nach eigener Aussage nicht zuständig.

• Geldsorgen

  Wird eine Nachzahlung zum Problem, verweist die WBM auf eine kostenlose Mietschulden- und Sozialberatung. Melde dich früh, bevor sich Rückstände aufbauen.