VBW Nebenkostenabrechnung in Bochum: Posten prüfen, richtig widersprechen

Kurz beantwortet

Die VBW Nebenkostenabrechnung für 2025 muss spätestens am 31.12.2026 bei dir sein, wenn dein Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr ist. Die VBW erklärt in ihrer FAQ, wie sie Heizkosten verteilt, was hinter den beiden Gartenpflege-Positionen steckt und warum Nachbarn unterschiedlich viel zahlen. Für jede Abrechnung gilt trotzdem: Umlagefähig ist nur, was die Betriebskostenverordnung nennt und dein Mietvertrag vereinbart. Prüfe stark gestiegene Posten mit den Belegen und schick Einwände schriftlich, spätestens zwölf Monate nach Zugang.

Die VBW wurde 1916 als Bochumer Heimstätten GmbH gegründet und heißt seit 1991 VBW Bauen und Wohnen GmbH. Laut Geschäftsbericht 2025 gehörten ihr am 31.12.2025 genau 13.028 Wohnungen, verwaltet hat sie 13.226. Die Wohnungen liegen im gesamten Bochumer Stadtgebiet, von Gerthe bis Weitmar und von Wattenscheid bis Langendreer.

Die VBW ist eine Tochter der Stadtwerke Bochum Holding GmbH, die laut VBW 68,89 Prozent der Anteile hält. Weitere Gesellschafter sind unter anderem die Sparkasse Bochum und zwei Bochumer Wohnungsgenossenschaften. Zur VBW gehört die Tochter VBW green power GmbH, in der die VBW ihre Klima- und Nachhaltigkeitsaktivitäten bündelt und auf die sie laut Geschäftsbericht Dienstleistungen der Bewirtschaftung übertragen hat.

Die VBW erklärt in ihrer FAQ, dass sie erst nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen kann und danach zwölf Monate Zeit hat. Als Beispiel nennt sie den Zeitraum vom 01.01. bis 31.12. Ziehst du aus, brauchst du die Abrechnung trotzdem erst nach Ende dieser Periode. Die VBW bittet dann um deine neue Anschrift und Bankverbindung. Das entspricht dem Gesetz:

• Abrechnung 2025

  muss bis zum 31.12.2026 bei dir sein. Maßgeblich ist der Zugang.

• Abrechnungs- und Nutzungszeitraum

  Die VBW unterscheidet beides: Der Abrechnungszeitraum gilt fürs ganze Haus, der Nutzungszeitraum ist deine Mietzeit darin. Prüfe bei Ein- oder Auszug, ob er stimmt.

• Zu spät gekommen

  Dann ist eine Nachzahlung in der Regel ausgeschlossen. Ein Guthaben musst du trotzdem bekommen.

Wer nach einem VBW Mieterportal sucht, findet auf der Website derzeit keines, in dem du die Abrechnung abrufen kannst. Die VBW kündigt in ihrer Strategie einen „Smarten Self-Service bis 2026“ an und spricht im Jahresmagazin von einer künftigen Kunden-App. Rechne also damit, dass die Abrechnung per Post kommt, und notiere das Zugangsdatum.

Deine Ansprechperson für die Abrechnung steht laut VBW-Broschüre auf der ersten Seite der Abrechnung. Allgemein erreichst du die VBW über die Service-Adresse service@vbw-bochum.de und ein Kontaktformular. Persönlich gibt es die KundenCenter .nord in der Flüssesiedlung und .süd im Quartier 100 sowie Termine nach Vereinbarung.

• Guthaben

  Mit SEPA-Lastschriftmandat verrechnet die VBW ein Guthaben automatisch. Ohne Mandat beantragst du die Auszahlung schriftlich mit IBAN und Unterschrift.

• Steuer

  Laut Broschüre weist die VBW haushaltsnahe Dienst- und Handwerkerleistungen nach § 35a EStG in der Abrechnung aus. Die Beträge kannst du in der Steuererklärung angeben.

• Vorauszahlung

  Nach einer Nachzahlung passt die VBW die Vorauszahlungen laut Broschüre an. Rechtlich muss die neue Höhe angemessen sein (§ 560 Abs. 4 BGB).

Die VBW listet in ihrer Broschüre die Kostenarten auf, die in ihren Abrechnungen vorkommen: von Grundsteuer und Wasser über Aufzug, Müll, Gebäudereinigung, Gartenpflege und Allgemeinstrom bis zu sonstigen Betriebskosten wie Winterdienst, Dachrinnenreinigung und Wartungen. Ist nichts anderes vereinbart, wird nach Wohnfläche verteilt, so schreibt es auch die VBW:

Durchschnitt: Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds, Abrechnungsjahr 2024, bundesweit. Ein Durchschnitt ist kein Grenzwert, aber ein guter Anlass zum Nachfragen.

• Aufzug im Erdgeschoss

  Laut VBW-Broschüre zahlen auch Erdgeschossmieter mit, wenn der Mietvertrag die Aufzugskosten nicht ausschließt. Umlagefähig sind Betriebsstrom, Pflege, Prüfung und Reinigung der Anlage, keine Reparaturen (§ 2 Nr. 7 BetrKV).

• Rauchwarnmelder

  Die VBW hat die Geräte ab September 2024 laut eigener Seite kostenlos getauscht und die jährliche Wartungspflicht auf die Mieter übertragen. Dann sollte in deiner Abrechnung keine Rauchmelderwartung mehr stehen. Wenn doch, frag nach.

• Hauswart

  Nur laufende Arbeiten. Reparaturanteile muss der Vermieter nachvollziehbar herausrechnen (BGH, Urteil vom 20.02.2008, VIII ZR 27/07).

Eine Besonderheit der VBW-Abrechnung sind zwei Positionen für die Gartenpflege. Laut FAQ enthält „Gartenpflege veranschlagt“ die regelmäßigen Arbeiten wie Rasen- und Heckenschnitt, die die VBW in Rahmenverträgen an Firmen vergibt. Unter „Gartenpflege n. veranschlagt“ stehen Arbeiten, die regelmäßig, aber nicht zwingend jedes Jahr anfallen, etwa ein Kronenschnitt bei großen Bäumen. Die Verordnung beschreibt Gartenpflege so:

Ein Rechenbeispiel mit erfundenen Zahlen: Die laufende Gartenpflege einer Siedlung kostet 9.000 € bei 6.000 m² Wohnfläche, das sind 1,50 € je m². In einem Jahr kommt ein Kronenschnitt für 4.800 € dazu, also weitere 0,80 € je m². Für deine 70-m²-Wohnung steigt die Gartenpflege damit von 105 € auf 161 €. Das kann korrekt sein. Prüfe aber, ob der Schnitt wirklich Pflege war und keine Neugestaltung, und ob er in deiner Wirtschaftseinheit stattfand.

Die VBW verteilt Heizkosten laut FAQ nach der Heizkostenverordnung: 50 Prozent nach Fläche und 50 Prozent nach Verbrauch, in manchen Anlagen 30 zu 70. Eine Abrechnung zu 100 Prozent nach Verbrauch ist nicht zulässig, das schreibt die VBW selbst. Die Verordnung gibt den Rahmen vor:

• Fernwärme

  Laut einer Pressemitteilung vom Januar 2026 ist mehr als die Hälfte der VBW-Wohnungen an Nah- und Fernwärme angeschlossen. Bei Wärmelieferung zahlst du das Entgelt des Lieferanten und den Betrieb der Hausanlage (§ 2 Nr. 4 c BetrKV).

• Umstellung von Gas

  Rund 5.600 Wohnungen sind laut VBW noch gasversorgt, sie sollen künftig Fernwärme oder Wärmepumpen bekommen. Wird während deiner Mietzeit auf Wärmelieferung umgestellt, darf das nur unter den Voraussetzungen des § 556c BGB teurer werden als vorher.

• Thermen in der Wohnung

  Die Wartung einer Gastherme ordnet die VBW laut FAQ direkt der Wohnung zu. Umlagefähig ist sie nur, wenn der Mietvertrag es vorsieht (§ 2 Nr. 4 d BetrKV).

Bei der VBW ist die Lage anders als bei vielen Vermietern. Laut FAQ hat der Großteil der Mieter einen separaten Kabelvertrag mit der VBW. Die Kabelgebühren sind dann ein eigener Bestandteil der Miete, nicht Teil der Betriebskostenabrechnung. Nur in sehr wenigen Fällen liefen die Gebühren früher über die Betriebskosten. Diese Mieter hat die VBW nach eigener Angabe angeschrieben. Die VBW kooperiert mit Vodafone und Glasfaser Ruhr.

• In der Abrechnung

  Für die Zeit ab Juli 2024 dürfen keine Kabelgrundgebühren mehr in der Betriebskostenabrechnung stehen. Prüfe, dass du nicht über Kabelvertrag und Abrechnung doppelt zahlst.

• Kabelvertrag kündigen

  Laut VBW kannst du den Kabelvertrag kündigen, wenn dein Mietverhältnis seit mindestens zwei Jahren besteht, mit einer Frist von einem Monat.

• Preiserhöhungen

  Die Kabelgebühren steigen laut VBW alle drei Jahre. Das betrifft deinen Kabelvertrag, nicht die Nebenkostenabrechnung.

Diese Punkte sehen wir in Prüfungen bei Vermietern jeder Größe. Sie sind keine Aussage über die VBW, sondern eine Checkliste für jede Abrechnung:

• Einmalige Arbeiten als Pflege

  Neugestaltung oder Erstbepflanzung wird als Gartenpflege abgerechnet.

• Hauswart mit Reparaturen

  Reparatur- oder Verwaltungsanteile sind nicht herausgerechnet.

• Wartung ohne Vereinbarung

  Thermen- oder Rauchmelderwartung erscheint, obwohl der Mietvertrag sie nicht nennt oder die Pflicht beim Mieter liegt.

• Falscher Nutzungszeitraum

  Bei Ein- oder Auszug wird mit falscher Mietdauer gerechnet.

• Kabel doppelt

  Kabelgebühren stehen im Kabelvertrag und zusätzlich in der Abrechnung.

• Fläche stimmt nicht

  Die Wohnfläche weicht vom Mietvertrag ab oder die Gesamtfläche ändert sich ohne Erklärung.

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   Zugang notieren

   Schreib dir auf, wann die Abrechnung angekommen ist.

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   Frist und Nutzungszeitraum

   Kam sie bis zum 31.12. des Folgejahres? Stimmt deine Mietzeit?

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   Fläche und Vorauszahlungen

   Vergleiche Wohnfläche und Vorauszahlungen mit Mietvertrag und Kontoauszügen.

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   Vorjahr vergleichen

   Markiere starke Anstiege, besonders bei „Gartenpflege n. veranschlagt“ und Heizkosten.

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   Mietvertrag lesen

   Sind sonstige Betriebskosten und Wartungen einzeln vereinbart?

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   Belege anfordern

   Für alle markierten Positionen verlangst du Rechnungen und Verträge, bei der Ansprechperson auf Seite 1 der Abrechnung.

Wie die Belegeinsicht bei der VBW abläuft, steht nicht auf der Website. Dein Anspruch folgt aus dem Gesetz:

Solange dir die berechtigt verlangte Einsicht nicht gewährt wird, darfst du die Nachzahlung zurückhalten (BGH, Urteil vom 07.02.2018, VIII ZR 189/17). Einwendungen musst du trotzdem innerhalb von zwölf Monaten ab Zugang erheben (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB). Schick sie per E-Mail oder Brief und heb eine Kopie auf.

Das Beispiel ist eine Formulierungshilfe, keine Rechtsberatung.

Für eine rechtliche Beratung im Einzelfall ist der Mieterverein Bochum, Hattingen und Umgegend e. V. eine Anlaufstelle. Er hat Geschäftsstellen in Bochum, Hattingen und Wattenscheid. Die VBW selbst arbeitet in ihren Quartieren mit Quartiersexpertinnen und Quartiersexperten zusammen. Eine rechtliche Prüfung der Abrechnung ersetzt das nicht.

Auf unserer Seite zu Bochum siehst du, welche Nebenkosten in der Stadt üblich sind. Ob eine Position in deiner Abrechnung falsch ist, zeigt aber erst der Abgleich mit Mietvertrag und Belegen.